V. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росавиации.

5.2. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства Росавиации.

5.3. Документы, создаваемые в Росавиации и поступающие в Росавиацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

5.4. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнение электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

5.5. Регистрация полученных электронных документов от других органов власти или организаций производится после проверки работниками службы делопроизводства Росавиации подлинности электронной подписи.

5.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Росавиации используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку. Перечень обязательных сведений о документе определен статьей 3.4.5 настоящей Инструкции.

5.7. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Росавиации в порядке, установленном настоящей Инструкцией по делопроизводству.

5.8. Система электронного документооборота Росавиации должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Росавиации содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения сведения могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа.

5.9. Состав документов, создание, хранение, использование которых в Росавиации осуществляются в форме электронных документов, определяется соответствующим перечнем (далее - Перечень ЭД).

Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства Росавиации в соответствии с Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, введенными в действие Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32.

5.10. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ, представленный соответствующему должностному лицу, должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

5.11. Для подтверждения подлинности электронных документов в Росавиации используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

5.12. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Росавиации используется электронная подпись.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.13. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Росавиации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

5.14. Электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росавиации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

5.15. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

До передачи в архив хранение электронных документов осуществляется в соответствующем Управлении Росавиации на компакт диске типа CD-R в формате PDF.

5.16. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Росавиации, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.17. Поступившие из структурных подразделений в архив Росавиации электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.