4.5. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА

4.5.1. В архив Росавиации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

4.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росавиации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

4.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Росавиации, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

4.5.4. Передача дел в архив Росавиации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Управления административно-хозяйственного обеспечения.

4.5.5. В период подготовки дел управлений к передаче в архив Росавиации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росавиации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники управления обязаны устранить.

4.5.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом Росавиации в присутствии сотрудника управления. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом Росавиации и сотрудника, передавшего дела.

4.5.7. В случае ликвидации или реорганизации управления Росавиации сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росавиации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.