3.9. Отправка документов
3.9. Отправка документов 
3.9.1. Исходящие документы Росавиации отправляются (передаются) почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений.
Виды документов, содержание которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются начальником управления, подготовившего документ, с учетом наличия функционирующих в Росавиации технических и программных средств.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.9.2. Обработка экспедицией документов, отправляемых из Росавиации, включает их сортировку по корреспондентам и видам почтовых отправлений, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра для простых почтовых отправлений, составление списка на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
3.9.3. Документы для отправки передаются в экспедицию оформленными согласно настоящей Инструкции по делопроизводству, зарегистрированными, с указанием почтового адреса с индексом или указателем рассылки.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
3.9.4. Работники экспедиции проверяют правильность оформления документов к отправке, включая проверку наличия приложений, указанных в основном документе.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
3.9.5. Исходящие документы, принятые экспедицией в рабочие дни до 16 часов (в пятницу - до 15 часов), отправляются адресатам в день их приема.
3.9.6. Документы для отправки в адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации принимаются экспедицией в рабочие дни до 15 часов.
Документы, переданные в экспедицию позже указанного времени, отправляются адресатам на следующий рабочий день.
3.9.7. В рабочие дни после 18 часов и в выходные дни документы особой срочности, подписанные руководством Росавиации, отправляются исполнителем документа. Отправляемым письмам и телеграммам секретарем руководителя Росавиации присваивается исходящий номер.
Копия отправленного документа (завизированный экземпляр) с указанием номера телефона, имени, отчества и фамилии должностного лица, получившего оригинал документа, остается в приемной руководителя Росавиации для последующей передачи в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
Отправлять документы Росавиации без присвоенных соответствующих исходящих номеров не допускается.
3.9.8. Документы отправляются, как правило, простыми почтовыми отправлениями. В отдельных случаях, когда требуется получить уведомление о получении документа, исполнитель должен указать порядок отправки.
3.9.9. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с установленными правилами.
3.9.10. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Росавиации.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Росавиации, установлены в радиобюро.
3.9.11. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.
3.9.12. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
3.9.13. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
3.9.14. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
3.9.15. Поступившие в радиобюро факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.
Поступившие факсограммы передаются:
адресованные Росавиации (без указания должностного лица) и руководителю Росавиации - в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;
адресованные заместителям руководителя и Управлениям Росавиации - лицам, ответственным за ведение делопроизводства у соответствующих должностных лиц.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа регистрируется тем же номером и направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.
3.9.16. Поступающие через факсимильную связь служебные письма рассматриваются как официальные документы только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
3.9.17. Контроль использования факсимильной техники, установленной в подразделениях Росавиации, осуществляется их руководителями.
