3.10. Регистрация и прохождение внутренних документов
3.10. Регистрация и прохождение внутренних документов 
3.10.1. К внутренним документам относятся документы, создаваемые внутри Федерального агентства воздушного транспорта.
По своему назначению внутренние документы подразделяются на:
распорядительные (приказы, постановления, решения, указания и др.);
организационные (положения, правила, инструкции, регламенты, расписания, протоколы, планы, договора, контракты, соглашения);
информационно-справочные (справки, докладные (служебные, объяснительные) записки, письма, журналы и др.).
3.10.2. Оформление внутренних документов осуществляется в соответствии с правилами, установленными п. 3.5 настоящей Инструкции.
3.10.3. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.10.4. Регистрация внутренних документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации.
Документы регистрируются:
приказы Росавиации по основной деятельности - в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений;
приказы по кадровым вопросам - в Управлении государственной службы и кадров Росавиации;
договоры, соглашения, контракты, акты, сертификаты, свидетельства, удостоверения - в Управлениях Росавиации, на которые возложено исполнение соответствующих государственных функций и предоставление установленных государственных услуг Федерального агентства воздушного транспорта;
самостоятельные распорядительные и организационные документы Росавиации (кроме приказов, договоров, соглашений, контрактов, сертификатов, свидетельств, удостоверений), постановления коллегий Росавиации, Центральной экспертной комиссии, иных коллегиальных органов Росавиации, подписанные руководителем Росавиации, - в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО;
протоколы совещаний у руководителя Росавиации по отдельным вопросам текущей деятельности - управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания;
протоколы совещаний у заместителей Руководителя - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителя руководителя Росавиации;
другие распорядительные, организационные и информационно-справочные документы - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации или в Управлениях Росавиации.
3.10.5. Учет приказов, договоров, соглашений, контрактов, протоколов, актов, сертификатов, свидетельств, удостоверений ведется уполномоченными работниками соответствующих Управлений Росавиации в специальных журналах.
Журналы учитываются в номенклатуре дел соответствующего Управления Росавиации.
3.10.6. Внутренние документы регистрируются в системе электронного документооборота путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа.
3.10.7. Регистрация распорядительных (кроме приказов, договоров, соглашений, контрактов, сертификатов, свидетельств, удостоверений), организационных, информационно-справочных документов, постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации, протоколов совещаний у заместителей руководителя (начальников Управлений Росавиации) осуществляется номерами внутренних документов и номерами протоколов Росавиации.
3.10.8. Обязательными сведениями о внутреннем документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:
адресат;
адресант;
номер документа;
дата документа;
дата регистрации документа;
должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;
ссылка на входящий номер и дату документа (при наличии);
наименование (тема) документа;
краткое содержание документа;
количество листов основного документа;
общее число листов приложений (количество приложений);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
3.10.9. Регистрационный номер внутреннего документа (протокола) представляет из себя трехстрочный штамп, заключенный в прямоугольник.
В первой строке штампа прописано слово "Росавиация". Во второй строке прописан тип (Вн. или Пр.) и номер документа. В третьей строке прописывается дата регистрации документа, количество листов основного документа и общее число листов приложений (количество приложений).
Номер документа состоит из кода структурного подразделения, производящего регистрацию документа, через тире номер отдела структурного подразделения и через тире порядковый номер документа.
3.10.10. Перед регистрацией внутренних документов работники службы делопроизводства Росавиации осуществляют проверку правильности оформления документа, его комплектность и соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.10.11. Регистрационный номер внутреннего документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа или копии первой страницы документа.
3.10.12. Все внутренние документы и приложения к ним после регистрации сканируются. Электронные образы документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенным при регистрации.
Электронные образы документов помещаются в базу данных внутренних документов соответствующего подразделения Росавиации и прикрепляются к электронной карточке внутреннего документа.
3.10.13. Приказы, договора, соглашения, контракты, акты, протоколы нумеруются в пределах календарного года.
Сертификаты, свидетельства, удостоверения исполняются на бланках установленного образца, имеющих пономерной учет.
3.10.14. Регистрационный номер приказа проставляется на подлиннике документа в установленном месте реквизитов бланка приказов.
Приказы по личному составу работников центрального аппарата Росавиации (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) регистрируются с добавлением к порядковому номеру индекса "к".
Приказы о предоставлении отпусков работникам центрального аппарата Росавиации регистрируются с добавлением к порядковому номеру индекса "о".
Приказы о временном исполнении обязанностей работников центрального аппарата Росавиации, введении новых штатных расписаний, внесении изменений в существующие штатные расписания - с добавлением к порядковому номеру индекса "л/с".
3.10.15. Договоры и контракты, заключенные от имени Федерального агентства воздушного транспорта и подписанные ее руководителем, регистрируются в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений порядковыми номерами в данной группе документов с добавлением буквенного индекса "Д" или "ГК".
3.10.16. Договоры (контракты) печатаются в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений, второй экземпляр в Управлении финансового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности, третий экземпляр в организации, с кем он заключен.
3.10.17. Соглашения в установленной сфере деятельности Росавиации с органами и организациями, подписанные руководителем Росавиации, регистрируются в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений. Регистрационный номер соглашения состоит из регистрационных номеров каждой из сторон, подписавших документ, и проставляется через косую черту в порядке указания авторов.
3.10.18. Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся структурными подразделениями во исполнение поручения руководителя (заместителей руководителя) Росавиации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Проект договора (контракта, соглашения) перед представлением на подпись руководителю Росавиации подлежит обязательному согласованию с Управлением правового обеспечения и имущественных отношений.
Проект договора (контракта, соглашения), связанного с истребованием финансовых средств, перед представлением на подпись руководителю Росавиации подлежит обязательному согласованию с Управлением финансового обеспечения, бюджетного планирования и отчетности, Управлением экономики и программ развития.
Проект договора (контракта, соглашения) визируется заместителем руководителя Росавиации, в сфере деятельности которого находится рассматриваемый вопрос.
3.10.19. Рассылка внутренних документов Росавиации заместителям руководителя Росавиации, в Управления Росавиации, в подведомственные учреждения и работникам центрального аппарата Росавиации осуществляется по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации.
Подлинность внутреннего документа заверяется электронной подписью исполнителя документа и лица, ответственного за делопроизводство у заместителя руководителя Росавиации или в Управлении Росавиации.
3.10.20. Размножение и рассылка внутренних документов внешним адресатам осуществляются по правилам, изложенным в п. п. 3.7 и 3.10 настоящей Инструкции.
3.10.21. Размножение и рассылка приказов по основной деятельности и приложений к ним осуществляются структурным подразделением - исполнителем документа в соответствии с указателем рассылки.
Размножение и рассылка приказов по основной деятельности в учреждения, не указанные в рассылке, осуществляются по их запросу с письменного разрешения руководителя Росавиации.
3.10.22. Доведение приказов по кадровой деятельности осуществляется работникам Росавиации под роспись с предоставлением выписки из соответствующего приказа.
3.10.23. Сертификаты, свидетельства, удостоверения, исполненные на бланках установленного образца, передаются адресатам.
Копии указанных документов (приказы о выдаче) хранятся в Управлениях Росавиации, на которые возложена их выдача в соответствии с правилами исполнения соответствующих государственных функций и предоставления установленных государственных услуг Федерального агентства воздушного транспорта.
3.10.24. Докладные записки на имя руководства Росавиации или структурного подразделения, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются для исполнения в соответствующие структурные подразделения.
Указания по исполнению документа соответствующего руководителя учитываются в электронной карточке документа, сканируются и прикрепляются к электронному образу документа.
Документ с указаниями по его исполнению соответствующего руководителя рассылается исполнителям и автору документа по электронной почте в системе электронного документооборота Росавиации. Подлинник документа передается головному исполнителю документа.
3.10.25. Хранение подлинников внутренних информационно-справочных документов осуществляется в подразделении - исполнителе документа либо в подразделении - головном исполнителе документа.
3.10.26. Хранение подлинников приказов, протоколов осуществляется Управлениями Росавиации, на которые возложена задача по их регистрации.
Дела с подлинниками указанных выше документов учитываются в номенклатуре дел соответствующего Управления Росавиации.
3.10.27. Передача подлинников внутренних документов Росавиации между структурными подразделениями Росавиации осуществляется через службу делопроизводства Росавиации.
