3.8. Регистрация отправляемых документов
3.8. Регистрация отправляемых документов 
3.8.1. Регистрация отправляемых документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации.
3.8.2. Отправляемые документы регистрируются:
в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО - служебные письма, протоколы коллегиальных органов Росавиации, протоколы оперативных совещаний, подписанные руководителем Росавиации или лицом, его замещающим;
работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации - служебные письма, протоколы совещаний, подписанные соответствующими заместителями руководителя Росавиации (начальниками Управлений);
протоколы совещаний у руководителя Росавиации по отдельным вопросам текущей деятельности - Управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания.
3.8.3. Исходящие документы регистрируются:
поступившие в течение рабочего дня - в день их поступления;
поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - на следующий рабочий день.
3.8.4. Отправляемые (исходящие) документы регистрируются в системе электронного документооборота путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа.
3.8.5. Обязательными сведениями об исходящем документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:
адресат;
адресант;
номер документа;
дата документа;
дата регистрации документа;
должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;
ссылка на входящий номер и дату документа (при наличии);
наименование (тема) документа;
краткое содержание документа;
количество листов основного документа;
общее число листов приложений (количество приложений);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
3.8.6. Регистрация постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации, протоколов совещаний у заместителей руководителя (начальников Управлений Росавиации) осуществляется номерами протоколов Росавиации.
Номерами исходящих документов регистрируются сопроводительные письма к отправляемым протоколам совещаний.
3.8.7. Документы, отправляемые зарубежным корреспондентам, в том числе на иностранном языке, регистрируются вместе с другими отправляемыми документами.
К визовым экземплярам документов за подписью руководителя и заместителей руководителя Росавиации, отправляемым на иностранном языке, решением лица, подписавшего документ, может прикладываться перевод на русском языке, завизированный исполнителем документа.
3.8.8. Регистрационный номер исходящего документа представляет собой набор буквенных и цифровых символов расположенных в определенной последовательности:
Исходящий номер руководителя Росавиации - инициалы имени и фамилии руководителя Росавиации (или лица, его замещающего), 1 - код руководителя Росавиации, точка, код Управления Росавиации, подготовившего документ, и через тире номер документа.
Пример: АН1.16-1111
Исходящий номер заместителя руководителя Росавиации - код заместителя руководителя Росавиации, точка, код Управления Росавиации, подготовившего документ, и через тире номер документа.
Пример: 2.16-111
Исходящий номер начальника Управления Росавиации - код Управления Росавиации, точка, номер отдела, подготовившего документ, и через тире номер документа.
Пример: 16.01-222
Код структурного подразделения устанавливается приказом руководителя Росавиации и прописывается в системе электронного документооборота Росавиации.
Очередной порядковый номер документа и дата регистрации документа присваиваются автоматически системой электронного документооборота Росавиации при заполнении электронной карточки исходящего документа. Код структурного подразделения, подготовившего документ, вводится при регистрации документа.
3.8.9. Перед регистрацией исходящих документов работники службы делопроизводства Росавиации осуществляют проверку правильности оформления документа, его комплектность и соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
3.8.10. Регистрационный номер исходящего документа проставляется назначенными работниками службы делопроизводства Росавиации - на подлиннике документа в установленном месте реквизитов бланка, на копии (визовом экземпляре) документа - на месте реквизитов документа.
Копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за регистрацию исходящей корреспонденции.
3.8.11. Все исходящие документы и приложения к ним после регистрации сканируются. Электронные образы документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенным при регистрации.
Электронные образы документов помещаются в базу данных исходящих документов и прикрепляются к электронной карточке исходящего документа.
3.8.12. Сканированию не подлежат приложения, которые представляют собой:
книги, журналы, брошюры;
прошитые из нескольких листов, заверенные печатью и подписью документы;
вторые и последующие экземпляры документов.
3.8.13. Порядок доступа к единой базе данных исходящих документов определяется руководителем Росавиации.
3.8.14. Копия исходящего документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с копией документа-ответа).
