3.7. Организация работы с отправляемыми документами
3.7. Организация работы с отправляемыми документами 
3.7.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Росавиации (внутреннее согласование) возлагается на головного исполнителя документа.
3.7.2. Проекты документов Росавиации, за исключением внутренних документов, готовятся на бланках установленной формы.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
Непосредственный исполнитель и согласующие лица несут персональную ответственность за надлежащую подготовку и оформление проектов документов, представляемых на подпись руководству Федерального агентства воздушного транспорта.
3.7.3. Проекты документов визируются исполнителем, руководителем подразделения исполнителя и начальником головного Управления, начальниками Управлений, которые являлись соисполнителями документа, заместителями руководителя Росавиации, указанными в поручении руководителя.
При визировании документа указывается должность и фамилия должностного лица, проставляется роспись и дата визирования.
Визы проставляются на оборотной стороне второго экземпляра (копии) документа или на отдельном листе согласования.
В случае, если число визирующих лиц не более пяти, допускается визирование документа на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:
должностными лицами управлений - до 3 дней;
в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений:
проекты нормативных правовых актов - до 7 дней;
проекты остальных документов - до 3 дней.
Значительные по объему проекты документов (10 и более листов) в случае необходимости дополнительной юридической экспертизы, анализа и изучения дополнительных материалов, относящихся к проекту, проведения комплексной экспертизы с привлечением сторонних организаций рассматриваются юридической службой в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Росавиации.
По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю.
При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.
Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа: "Замечания прилагаются".
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.
3.7.4. Подготовленный на подпись руководителю или заместителю руководителя Росавиации проект документа начальник Управления или лицо, его замещающее, обязан проверить.
3.7.5. В ходе проверки определяется:
соответствие содержания документа задачам, определенным поручениями руководителей Росавиации;
соответствие документа законодательству Российской Федерации, положению и регламенту Федерального агентства воздушного транспорта, положению о соответствующем Управлении Росавиации;
правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.
3.7.6. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками поступивших документов, на которые готовился ответ, и указанием по его исполнению руководителя Росавиации.
3.7.7. Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.
Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.
3.7.8. Исполненные контрольные документы ответственным исполнителем незамедлительно представляются в службу делопроизводственного обеспечения Росавиации, а при необходимости и в контрольный отдел Минтранса России для снятия документа с контроля.
3.7.9. Документы со штампом "Подлежит возврату в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО" с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (для направления подлинника документа в контрольно-организационный отдел Минтранса России).
Неправительственные документы хранятся в делах управления, являющегося ответственным исполнителем.
3.7.10. После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.
Об исполнении документа готовится отчет и вместе с копией разработанного документа прикрепляется к электронной карточке документа. После ознакомления с отчетом ответственными за ведение контроля в Управлениях Росавиации принимается решение о завершении исполнения документа, о чем делается отметка в соответствующем поле электронной карточки документа.
3.7.11. Выполнение копировально-множительных работ в Росавиации производится на копировально-множительном участке и на копировальных аппаратах, установленных в управлениях.
Заказ должен иметь текущий номер и быть подписан:
3.7.12. Основанием для централизованного выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (Приложение N 20).
руководством Управления (советником Руководителя);
начальником отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо, подписавшее заказ.
3.7.13. На копировальных аппаратах, установленных в Управлениях Росавиации, производится копирование срочных материалов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник Управления.
3.7.14. Запрещается копирование документов, отнесенных к государственной тайне, поступивших в Росавиацию с пометкой "Для служебного пользования", "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально" и т.п.
