3.4. Регистрация поступающих документов
3.4. Регистрация поступающих документов 
3.4.1. Регистрация поступающих документов осуществляется службой делопроизводства Росавиации независимо от способа доставки документов.
3.4.2. Документы регистрируются:
в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО - поступившие на имя руководителя Росавиации или в адрес Федерального агентства воздушного транспорта, обращения граждан;
работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в управлениях Росавиации, - поступившие на имя заместителей руководителя Росавиации (начальников Управлений), в адрес соответствующего управления или работника управления, а также отправляемые документы за подписью соответствующего руководителя;
внутренние документы, подготовленные для доклада руководителю Росавиации, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации и в Управлениях Росавиации;
приказы Росавиации по основной деятельности - в Управлении правового обеспечения и имущественных отношений;
приказы по личному составу - в Управлении государственной службы и кадров Росавиации;
протоколы совещаний у руководителя Росавиации - Управлением Росавиации, ответственным за проведение совещания;
протоколы совещаний у заместителей руководителя Росавиации - работниками, ответственными за ведение делопроизводства у заместителей руководителя Росавиации;
постановления (заседания) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации - в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
3.4.3. Входящие документы регистрируются:
поступившие в течение рабочего дня - в день их поступления;
поступившие в нерабочее время, в выходные и праздничные дни - на следующий рабочий день;
обращения граждан - в течение трех дней с момента получения;
поступившие с пометками "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно, в первоочередном порядке.
3.4.4. Поступающие документы регистрируется путем внесения соответствующих сведений о документе в регистрационную электронную карточку документа системы электронного документооборота Росавиации. На полученном документе проставляется регистрационный номер.
3.4.5. Обязательными сведениями о документе для внесения в регистрационную электронную карточку документа являются:
адресат;
адресант;
номер документа;
дата документа;
должность, фамилия и инициалы документа, подписавшего документ;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
наименование (тема) документа;
ссылка на исходящий номер и дату вложенного документа (при наличии);
количество листов основного документа;
общее число листов приложений (количество приложений);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности.
3.4.6. Для регистрации документов в системе электронного документооборота Росавиации устанавливаются справочники видов документов, структурных подразделений, должностных лиц, исполнителей, номенклатур дел Росавиации, адресантов документов.
3.4.7. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других поступивших документов.
Регистрация постановлений (протоколов) коллегии Росавиации, Центральной экспертной комиссии и иных коллегиальных органов Росавиации осуществляется номерами протоколов Росавиации.
3.4.8. Документы, поступившие от зарубежных корреспондентов на иностранном языке, регистрируются службой делопроизводства Росавиации.
3.4.9. Регистрационный номер входящего документа представляет собой трехстрочный штамп, заключенный в прямоугольник.
В первой строке штампа прописано слово "Росавиация". Во второй строке прописан тип и номер документа. Номер документа состоит из кода структурного подразделения, производящего регистрацию документа, и через тире порядковый номер документа. В третьей строке прописывается дата регистрации документа, количество листов основного документа и общее число листов приложений (количество приложений).
Код структурного подразделения Росавиации (Приложение N 21) прописывается в системе электронного документооборота Росавиации.
Код структурного подразделения, очередной порядковый номер документа и дата регистрации документа присваиваются автоматически системой электронного документооборота Росавиации.
3.4.10. Регистрационный номер входящего документа с обращениями граждан имеет ту же структуру, что и регистрационный номер обычного входящего документа, за исключением того, что во второй строке штампа вместо кода структурного подразделения Росавиации указывается первая буква фамилии корреспондента.
В коллективных обращениях граждан первая буква заменяется сочетанием "Кл".
3.4.11. Регистрационный номер входящего документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа или копии первой страницы документа.
3.4.12. Регистрационный номер входящего документа проставляется на копии первой страницы документа в случае, если оригинал документа представляет собой:
оригинал поступившего на подписание (утверждение) договора или соглашения;
прошитый из нескольких листов, заверенный печатью и подписью документ;
книгу, журнал, брошюру;
телеграмму или иной документ, выполненный на отличном от формата А4 листе.
3.4.13. Каждый документ должен иметь только штамп первоначальной регистрации в Росавиации. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Росавиации в другое он повторно не регистрируется.
3.4.14. Порядок регистрации приказов, внутренних документов и актов коллегиальных органов Росавиации (постановлений, протоколов) прописан в разделе 3.10 настоящей Инструкции.
3.4.15. В ходе регистрации на поступившие документы из администраций Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Контрольного Управления при Президенте Российской федерации, депутатские запросы проставляется штамп "Подлежит возврату в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО".
3.4.16. Все поступившие документы после регистрации сканируются. Электронные образы поступивших документов сохраняются в формате PDF за номером, присвоенном при регистрации.
Электронные образы поступивших документов помещаются в базу данных поступивших документов и прикрепляются к электронной карточке документа.
3.4.17. Сканированию не подлежат:
книги, журналы, брошюры;
прошитые из нескольких листов, заверенные печатью и подписью документы;
вторые и последующие экземпляры документов.
3.4.18. Порядок доступа к единой базе данных поступивших документов определяется руководителем Росавиации.
3.4.19. Порядок регистрации электронных документов, поступивших через систему межведомственного электронного документооборота, определяется отдельной инструкцией.
