3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
3.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 
3.11.1. Переписка Росавиации с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью руководителя, заместителей руководителя Росавиации, начальника УМС на бланке установленной формы.
Заместители руководителя Росавиации и начальник УМС могут осуществлять переписку с зарубежными корреспондентами по оперативным вопросам, находящимся в их компетенции.
3.11.2. Служебные письма зарубежным корреспондентам (далее - письма) за подписью руководителя и заместителей руководителя Росавиации печатаются на русском или иностранном языке.
Письма печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами и подписью исполнителя документа.
Решением лица, подписывающего документ, к подлиннику документа может прикладываться текст неофициального перевода на иностранном или русском языке с подписью исполнителя документа. На тексте перевода в правом верхнем углу обязательно указывается: "Неофициальный перевод".
3.11.3. Подготовленные письма зарубежным корреспондентам, а также проекты дипломатических нот, направляемые в Министерство иностранных дел Российской Федерации, в обязательном порядке визируются в Управлении международного сотрудничества.
3.11.4. Оформление писем производится с учетом следующих требований:
реквизит "Адресат" включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации; номер дома; название улицы; населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес.
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.
Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Адресат печатается в левом верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.
Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый г-н/г-жа Министр" без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.
Обращение "Глубокоуважаемый(ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.
Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например:
"С наилучшими пожеланиями",
"Искренне Ваш".
При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.
Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" печатается под текстом письма или под реквизитом "Отметка о наличии приложений".
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Реквизит "Отметка об исполнителе" на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающегося в деле.
3.11.5. Подписанные письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в установленном порядке службой делопроизводства Росавиации.
3.11.6. Отправка писем почтой производится работниками службы делопроизводства Росавиации через экспедицию.
