3.12. Контроль исполнения документов
3.12. Контроль исполнения документов 
3.12.1. Контроль состояния исполнительской дисциплины в Росавиации возлагается на одного из заместителей руководителя согласно приказу.
3.12.2. Непосредственный контроль исполнения поручений Президента Российской Федерации, руководителей Федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, руководителя Росавиации, а также контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан осуществляется заместителем начальника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
3.12.3. Работники, ответственные за контроль исполнения документов в Управлениях Росавиации, утверждаются руководителем Росавиации.
3.12.4. Постановке на контроль подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленные сроки, а также поручения руководителя Росавиации.
3.12.5. Контроль исполнения поручений включает в себя:
постановку поручения на контроль;
регулирование хода исполнения поручения;
информирование руководителей о состоянии исполнения документов;
снятие поручения с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
3.12.6. Постановка документов на контроль заключается в постановке на документе отметки о контроле в соответствии с п. 2.2.3 настоящей Инструкции, внесение соответствующей информации в регистрационную электронную карточку документа, внесение документа в список неисполненных документов и доведение информации о постановке документа на контроль головным исполнителям документа.
3.12.7. Постановка протокола (постановления, плана) на контроль заключается в установлении по каждому пункту документа ответственного исполнителя, внесение соответствующей информации в регистрационную электронную карточку документа, внесение документа в список неисполненных документов и доведение информации о постановке документа на контроль исполнителям документа.
3.12.8. Определение исполнителей протокола (постановления, плана) по каждому пункту определяет заместитель руководителя Росавиации, назначенный координатором работ, либо непосредственно руководитель Росавиации.
3.12.9. Поручения соответствующих руководителей о постановке документа на контроль сканируются и прикрепляются к электронному образу документа.
В случае, если непосредственные исполнители пунктов протокола (постановления, плана) обозначены на самом документе, - лист документа повторно сканируется и прикрепляется к электронной карточке документа взамен отсканированного ранее.
3.12.10. Контроль за своевременными ответами на обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)) осуществляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
Порядок ведения контроля за своевременными ответами на обращения граждан определяется Административным регламентом Росавиации исполнения государственных функций по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок.
3.12.11. Оперативный контроль поручений Руководителей и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием Руководителя или его заместителей, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).
3.12.12. Управления (должностные лица), ответственные за исполнение контрольных документов, представляют информацию об их исполнении в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
3.12.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации обращений.
3.12.14. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие пометки "срочно", "немедленно" - исполняются в 3-дневный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие пометки "оперативно", "в кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по депутатскому запросу, обращениям сенатора Российской Федерации или депутата Государственной Думы, - не позднее чем в 30-дневный с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней, с грифом "Срочно" - в течение 5 дней, с грифом "Вне очереди" - в течение 3 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
по протестам прокурора - в течение 10 дней или в срок, установленный в документе; по представлениям прокурора - в течение месяца;
по запросам судебных приставов-исполнителей - в течение 7 дней.
3.12.15. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
3.12.16. Контрольный срок исполнения документа указывается, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или в указаниях по исполнению документа руководства Росавиации.
3.12.17. Росавиация является головным исполнителем поручения, если руководитель Росавиации указан в поручении первым или обозначен словом "созыв" ("ответственный", "обобщение").
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей поручений, поступивших в Росавиацию, по документам, направленным на исполнение поручением Минтранса России, осуществляется по докладной записке за подписью руководителя Росавиации в адрес руководителя, давшего поручение, с обоснованием причин необходимости изменения исполнителя.
Докладная записка на имя Министра (заместителя Министра) транспорта Российской Федерации представляется в течение 3-х дней с даты оформления поручения.
3.12.18. Если поручение Министра или заместителя Министра транспорта Российской Федерации дано нескольким должностным лицам, находящимся в ведении Министерства, и в резолюции не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то должностное лицо, указанное в поручении первым после заместителя Министра, является ответственным исполнителем поручения (если не оговорено иное) и организует работу соисполнителей.
3.12.19. Контрольный срок исполнения документа является обязательным для ответственного исполнителя, который самостоятельно определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в связи с исполнением этого поручения, за исключением случаев, когда иной порядок определен руководителем в соответствующем поручении.
Для организации исполнения поручения головной исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями предложений, необходимых для исполнения поручения.
3.12.20. Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату.
В случае если ответственным исполнителем не обеспечено исполнение поручения в установленный срок, он представляет объяснения руководителю Управления о причинах неисполнения.
3.12.21. Соисполнители несут ответственность за своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и представление их ответственному исполнителю в установленный головным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение 1-й половины срока, отведенного на исполнение поручения. По срочным поручениям материалы предоставляются незамедлительно.
В случае непредставления (несвоевременного представления) замечаний и предложений соисполнителями головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
3.12.22. Головной исполнитель и соисполнители обязаны по требованию УАХО давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
В случае изменения головного исполнителя первичный головной исполнитель незамедлительно информирует об этом соисполнителей и представляет оригинал новых указаний по его исполнению в службу делопроизводства для внесения соответствующей корректировки в электронную карточку документа и передачи оригинала документа новому головному исполнителю.
3.12.23. При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до окончания контрольного срока обязан подготовить докладную записку на имя руководителя, давшего поручение.
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения.
3.12.24. Снятие с контроля документов осуществляется в отделе делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО после представления ответственным исполнителем копий ответов адресатам или копии служебной записки с резолюцией соответствующего руководителя, давшего поручение.
Снятие с контроля поручений Министерства транспорта Российской Федерации, по которым Росавиация является головным исполнителем, осуществляется после представления ответственным исполнителем соответствующих отметок о снятии поручений с контроля в контрольном отделе Минтранса России.
3.12.25. Если по представленным ответственным исполнителем проектам ответов руководство Министерства транспорта Российской Федерации дает дополнительные поручения, то документ считается неисполненным и с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
3.12.26. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной карточке входящего документа. Кроме того, производится связка входящего и исходящего документов, указываются сведения об исполнителе и управлении, в котором исполнен документ.
На оригинале документа ставится штамп "Снято с контроля" с указанием даты исполнения документа и росписью работника отдела делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО.
3.12.27. Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний (постановлениях коллегии), является аргументированная информация головного исполнителя с представлением соответствующих материалов, подтверждающих факт исполнения.
3.12.28. Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, принимается должностным лицом, утвердившим данный протокол.
3.12.29. Сведения о неисполненных контрольных документах отображаются в рабочих папках заместителей руководителя, начальников Управлений Росавиации, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Росавиации.
Отделом делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО еженедельно направляются в Управления Росавиации напоминания о не выполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах.
3.12.30. Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО информацию о ходе исполнения контрольных документов.
3.12.31. Отдел делопроизводственного обеспечения и контроля УАХО формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в Управлениях Росавиации для информирования руководства Росавиации с периодичностью:
оперативные отчеты - еженедельно;
аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).
