Приложение 11. к п. 2.3.4.1 | ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Приложение N 11
к п. 2.3.4.1 
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок проектов решений и других материалов.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если на заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих на заседании печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии, например:
Присутствовали:
_______________
Директор Департамента государственной
политики в области морского и речного
транспорта Минтранса России И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Ространснадзора И.О. Фамилия
Наименования должностей могут указываться обобщенно по группам должностей в алфавитном порядке.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: решения заседаний Совета Агентства, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Агентстве.
Копии протоколов (решений) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель управления, готовившего рассмотрение вопроса.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти - указываются полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа государственной власти;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами вразрядку, жирным шрифтом, размер шрифта N 17 и выравнивается по центру документа);
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру документа;
место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется чертой и выравнивается по центру документа;
дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Реквизит "Подпись" отделяется от текста протокола 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля документа через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем документа (образцы протоколов прилагаются).
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
/\
|
2 инт.
|
/\ \/
| совещания у руководителя Федерального агентства
1 инт. морского и речного транспорта
| И.О. Фамилия
\/ /\
|
2 инт.
|
\/
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Москва
/\
|
2 инт.
|
\/
_____________________________ N __________________________
Присутствовали:
_______________
Заместители руководителя Агентства - Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
Заместитель руководителя Ространснадзора - Инициалы и фамилия
Начальники управлений - Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
-> <-
левое правое
поле поле
2 см ───────────────────────────────────────────────────────────── 1 см
I. О ходе выполнения...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
/\
|
1 инт. II. О введении мер по...
|
\/
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
/\
|
3 инт.
|
\/
Руководитель Федерального агентства
морского и речного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
Иванов Иван Иванович
495 626 88 67
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОГЛАСИТЕЛЬНОГО СОВЕЩАНИЯ
ПРОТОКОЛ
/\
|
2 инт.
|
/\ \/
| согласительного совещания у заместителя руководителя
1 инт. Федерального агентства морского и речного транспорта
| И.О. Фамилия
\/ /\
|
2 инт.
|
\/
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Москва
/\
|
2 инт.
|
\/
_______________________________ N _____________________________
Присутствовали:
_______________
- Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
Ответственные сотрудники Агентства - Инициалы и фамилии в
алфавитном порядке
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────
I. О согласовании проекта...
___________________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
Обсудив доводы сторон, ...были сняты следующие замечания:
1.
-> 2. <-
левое Росморречфлотом России учтены следующие замечания...: правое
поле 1. поле
2 см 2. 1 см
По остальным вопросам принято решение о подписании руководителем
Федерального агентства морского и речного транспорта и руководителем...
соответствующей таблицы разногласий для направления в Минюст России и
Правительство Российской Федерации в установленном порядке с проектом...
/\
|
3 инт.
|
\/
Заместитель руководителя Федерального
агентства морского и речного транспорта Личная подпись И.О. Фамилия
Иванов Иван Иванович
495 626 88 67
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа
