3.10. Контроль исполнения документов
3.10. Контроль исполнения документов 
3.10.1. Регламентирующие нормативные правовые акты
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, N 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5971; 2009, N 52 (ч. 2), ст. 6609), Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964), Административными регламентами исполнения государственных функций и административными регламентами предоставления государственных услуг, разработанными в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".
3.10.2. Ответственные лица, осуществляющие контроль за исполнительской дисциплиной
Контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве возложен на заместителя руководителя Агентства.
Контроль за исполнением правительственных поручений, поручений Минтранса России по неправительственной корреспонденции, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (или лицом, его замещающим), заместителями руководителя, решений Совета Агентства и обращений граждан обеспечивается работниками отдела делопроизводства.
Контроль за исполнением поручений руководства Агентства, адресованных в управления, осуществляется непосредственно начальниками этих управлений.
Должностные лица, ответственные за исполнительскую дисциплину в управлениях, утверждаются руководителем Агентства.
3.10.3. Порядок постановки документов на контроль
Контроль исполнения правительственных, неправительственных поручений, а также поручений, содержащихся в протоколах совещаний у руководителя Агентства и решений Совета Агентства, государственных функций и государственных услуг в соответствии с Административными регламентами включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
Постановка документов на контроль в отделе делопроизводства включает в себя отметку о контроле в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов (Приложение N 9 к настоящей Инструкции) и внесении информации в регистрационную форму СЭД: краткое содержание поручения Агентству (обращения в Агентство), головной исполнитель документа (согласно указаниям по исполнению документа руководителя Агентства или заместителя руководителя, давшего поручение) и контрольный срок исполнения документа.
Постановка протокола (решения) на контроль представляет собой определение по каждому пункту документа головного исполнителя документа и установку контрольного срока исполнения документа с внесением соответствующей информации в регистрационную форму СЭД.
Постановке на контроль подлежат зарегистрированные в отделе делопроизводства документы, адресованные руководству Агентства и поступившие в Агентство (без указания должностного лица), требующие исполнения по поручениям Президента Российской Федерации, Минтранса России, вышестоящих органов государственной власти Российской Федерации или по указаниям по исполнению документов руководства Агентства, Административным регламентам исполнения государственных функций и административным регламентам предоставления государственных услуг.
Контроль исполнения документов может осуществляться по следующим группам входящей корреспонденции:
Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Правительственные комиссии, Совет Безопасности Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Межгосударственные Советы, Интеграционный комитет, Межпарламентский комитет, Союз Беларуси и России, Минтранс России;
межгосударственные органы, федеральные органы исполнительной власти, судебная власть (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, Генеральная прокуратура Российской Федерации), Центральная избирательная комиссия Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, средства массовой информации, организации стран СНГ и иностранные государства и др.;
обращения граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения (интернет-обращения)). Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разработанным Административным регламентом Федерального агентства морского и речного транспорта исполнения государственной функции по организации приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок.
Отдел делопроизводства осуществляет контроль за своевременным исполнением:
правительственных документов;
неправительственных документов, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица);
обращений граждан, поступивших на имя руководителя Агентства или в адрес Агентства (без указания должностного лица).
По указанию руководства Агентства могут быть поставлены на контроль другие документы.
Оперативный контроль поручений руководителя Агентства и поручений, данных на совещаниях (заседаниях) с участием руководителя или заместителя руководителя, возлагается на управление, подготовившее поручение (совещание).
Управления, ответственные за исполнение и оперативный контроль, представляют информацию об исполнении (ходе исполнения) в отдел делопроизводства.
3.10.4. Сроки исполнения поручений руководства Агентства
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты их поступления;
по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или нормативных сроков.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - исполняются в трехдневный срок;
представление информации по запросам СМИ - в течение семи дней с момента поступления запроса в Агентство;
имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
остальные - в срок до одного месяца;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса;
по депутатскому запросу, обращениям члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от головного исполнителя документа на согласование в Агентство, - до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 20 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;
информация Агентства, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит представлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;
представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Отдел делопроизводства устанавливает контрольный срок исполнения документа, руководствуясь фиксированными сроками, указанными в поручении вышестоящего органа государственной власти Российской Федерации или указаниях по исполнению документа руководства Агентства.
По поручениям без указания конкретной даты исполнения документа контрольные сроки устанавливаются в соответствии с положениями Регламента Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов, а также с учетом необходимости экспедиторской обработки исходящей корреспонденции и своевременной доставки ее адресату.
По протоколам совещаний контрольный срок исполнения устанавливает отдел делопроизводства Административного управления. Если плановый срок не указан - 30 дней с даты проведения совещания.
3.10.5. Ответственность за исполнение документов и поручений
Если поручение руководителя Агентства или заместителей руководителя дано нескольким должностным лицам Агентства и в указаниях по исполнению документа не указан конкретный ответственный (головной) исполнитель, то лицо, указанное в поручении первым после заместителя руководителя или обозначенное словом "ответственный", является головным исполнителем поручения.
Контрольный срок исполнения документа является обязательным для головного исполнителя документа, который организует работу соисполнителей документа, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
Головной исполнитель несет персональную ответственность:
за обеспечение оперативного рассмотрения поручений и доведение их до непосредственных исполнителей в день поступления документов;
за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа;
за выполнение поручения с момента поступления документа на исполнение до подписания и направления ответа адресату;
за нарушение срока предоставления государственной услуги;
за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) им в ходе предоставления государственной услуги.
Соисполнители (в случае их наличия) направляют свои предложения по исполнению документа головному исполнителю в течение первой половины срока исполнения, соисполнители отвечают за качество и своевременность предоставления своих предложений.
В случае непредставления соисполнителями предложений за 5 (пять) дней до истечения контрольного срока (срока исполнения) головной исполнитель готовит документ самостоятельно и передает его на визирование соисполнителям.
Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документ либо внести свои правки и дать замечания в течение 3-х рабочих дней с момента получения проекта документа. Замечания, как правило, оформляются в виде служебной записки в адрес головного исполнителя.
В случае исполнения срочных поручений, а также если контрольное поручение уже просрочено и требуется его немедленное исполнение допускается досрочное визирование документа в рабочем порядке (по согласованию с руководителями структурных подразделений).
Головные исполнители документа и соисполнители документа обязаны по первому требованию руководства Административного управления, работников отдела делопроизводства давать исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам.
3.10.6. Изменение головного исполнителя документа, сроков исполнения и снятие документов и поручений с контроля
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа руководителя Агентства (исполняющего обязанности руководителя), давшего поручение, на докладной записке, подписанной начальником управления (исполняющим обязанности начальника), обосновывающей причины необходимости изменения головного исполнителя документа.
Докладная записка визируется начальником (в его отсутствие - исполняющим обязанности начальника) управления, на которое предлагается возложить роль головного исполнителя документа, или курирующим работу предлагаемого головного исполнителя заместителем руководителя Агентства. При отсутствии согласия начальника управления или курирующего заместителя руководителя докладная записка направляется заместителю руководителя Агентства, осуществляющему контроль за состоянием исполнительской дисциплины в Агентстве, для принятия решения.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению заместителя руководителя осуществляется только по решению заместителя руководителя Агентства, давшего поручение. В случае его отсутствия (командировка, отпуск и т.д.) изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа осуществляется другим заместителем руководителя в соответствии с распоряжением Агентства "О распределении обязанностей между руководителем Федерального агентства морского и речного транспорта и его заместителями".
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей документа по поручению, подписанному начальником Административного управления, осуществляется в соответствии с указаниями по исполнению документа начальником Административного управления.
Докладная записка на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, начальника Административного управления) представляется головным исполнителем в течение трех дней с даты оформления поручения. Срок, отведенный на визирование, - незамедлительно, но не более трех дней с даты оформления поручения.
По поручениям, имеющим пометки "срочно", "незамедлительно" или аналогичные, докладная записка представляется головным исполнителем в суточный срок с даты оформления поручения для принятия решения.
После принятия решения руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя, заместителем руководителя, начальником Административного управления) первичный головной исполнитель документа незамедлительно информирует об этом соисполнителей документа и представляет подлинник новых указаний по исполнению документа с оригиналом поручения в отдел делопроизводства для внесения соответствующей корректировки в регистрационную форму СЭД.
При необходимости изменения контрольного срока исполнения поручения головной исполнитель документа не позднее трех дней до окончания контрольного срока обязан представить докладную записку на имя руководителя Агентства (заместителя руководителя, давшего поручение).
В докладной записке должны быть указаны причины необходимости переноса срока и предложения по установлению нового срока исполнения документа.
Продление срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Минтранса России допускается в исключительных случаях.
Головной исполнитель поручения по согласованию с заместителем руководителя (в соответствии с распределением обязанностей) не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет докладную записку на имя руководителя Агентства с указанием объективных причин необходимости продления срока. Вместе с докладной запиской представляется проект обращения Агентства в соответствующий вышестоящий орган государственной власти, давший поручение, с просьбой о переносе срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой датой исполнения документа.
Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.
Уведомление об отсрочке представления запрашиваемой информации СМИ вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса об информации.
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, не исполненные в установленные сроки и не продленные в установленном порядке, требуют особого внимания головного исполнителя документа. На эти документы представляется докладная записка на имя руководителя Агентства о причинах неисполнения документов с указанием виновных должностных лиц и предлагаемых мерах ответственности в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, с одновременным представлением проекта объяснения для направления соответствующей информации в Правительство Российской Федерации.
Объяснения, представляемые руководителю Агентства, визируются заместителем руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).
Снятие с контроля документов осуществляется отделом делопроизводства по поручениям руководства Агентства после представления головным исполнителем подлинника поручения и копий ответов адресатам.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения; в случае направления документа за подписью руководства управления необходимо доложить об исполнении поручения (с приложением копии документа заместителю руководителя Агентства, курирующему направление работы) любым из следующих способов: докладная записка, визирование заместителем руководителя копии документа. При наличии в указаниях по исполнению документа поручения о направлении документа за подписью руководства управления доклад не требуется.
Если по представленным головным исполнителем проектам ответов руководство Агентства дает дополнительные поручения, то документ с контроля не снимается.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа исполненным.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в регистрационной форме СЭД: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, реквизиты исполнителя документа (Ф.И.О., номер телефона) или управления, в котором исполнен документ. На подлиннике документа в штампе "Контроль" ставится отметка о снятии с контроля исполнения документа.
Основанием для снятия с контроля поручений, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решениях Совета Агентства), является аргументированная информация головного исполнителя документа с представлением в отдел делопроизводства Административного управления материалов, подтверждающих факт исполнения документа.
Решение о возможности снятия с контроля невыполненного поручения (в том числе потерявшего актуальность), указанного в протоколе совещания, проводимого руководителем Агентства (решения Совета Агентства), принимается руководителем Агентства (исполняющим обязанности руководителя). Головной исполнитель документа готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя Агентства. О принятом решении руководителя Агентства головной исполнитель документа информирует отдел делопроизводства Административного управления.
По правительственным и неправительственным документам решение принимается руководителем Агентства или заместителем руководителя, давшим поручение.
3.10.7. Справки, напоминания, оперативные и аналитические отчеты
Отдел делопроизводства еженедельно направляет управлениям информацию (напоминания) о невыполненных в срок (приближении сроков исполнения) документах и информацию о находящихся на контроле поручениях, указанных в протоколах совещаний, проводимых руководителем Агентства (решений Совета Агентства).
Должностные лица управлений, ответственные за исполнительскую дисциплину, представляют еженедельно и по итогам года (при необходимости поквартально) в отдел делопроизводства о ходе исполнения документов.
Отдел делопроизводства формирует сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в управлениях для информирования руководства Агентства с периодичностью: оперативные отчеты - еженедельно; аналитические отчеты - по итогам истекшего года (при необходимости поквартально).
