Приложение 22. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В Министерстве в каждом структурном подразделении описи дел постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством работников отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственных за архив. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше десяти лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до десяти лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовят работники отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, ответственные за архив, и по которой они сдают дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются ответственными работниками структурных подразделений в те же сроки и представляются работнику архива Министерства в электронной форме.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под действующим наименованием пишется в скобках его прежнее наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом Министерства;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с директором Департамента управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения-исполнителя. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.