4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.4.1. Регистрация документов в ОСЭД Министерства представляет собой запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.

4.4.2. Документы регистрируются в ОСЭД после их предварительного рассмотрения в течение трех дней с момента поступления независимо от способа их доставки.

Документы с пометками "Крайне срочно", "Срочно", "Оперативно", "Немедленно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.

4.4.3. Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в ОСЭД РКД.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикрепляются к РКД справочные данные из ОСЭД.

При регистрации электронного сообщения в ОСЭД Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут быть использованы для заполнения полей РКД.

4.4.4. При получении бумажного оригинала документа регистратор формирует в ОСЭД РКД, в которой указываются реквизиты документа, а также прикрепляется электронный образ документа.

Некоторые поля РКД заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля - вручную (с клавиатуры). Осуществляется проверка на повторность: если обращение повторное, то оно не регистрируется. Информация о поступлении повторного документа заносится в РКД первичного обращения.

4.4.5. При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации.

4.4.6. Документы, поступившие в ОСЭД по каналам МЭДО, регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами непосредственно из системы.

При регистрации документов, поступивших по каналам МЭДО, необходима проверка действительности усиленной квалифицированной электронной подписи электронных документов.

В случае признания ЭП недействительной регистратором по каналам МЭДО направляется уведомление отправителю письма об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

4.4.7. В отделе документационного обеспечения Департамента управления делами регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К-10/3643, где К - буквенный индекс, 10 - номер дела по номенклатуре, 3643 - порядковый номер.

4.4.8. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

государственные контракты, соглашения (договоры), за исключением указанных в пункте 3.5.10.4 Инструкции;

документы без подписи, регистрационного номера и даты;

доверенности;

кадровые приказы Министерства;

книги, периодические издания, статьи из них; научные отчеты;

планы, ведомости;

приглашения на встречи, приемы и выставки;

приказы о награждении; поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты, информационно-справочные материалы;

справки, копии документов, направляемые для сведения;

статистические сборники и информационные справочники;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

4.4.9. Обращения граждан регистрируются в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами. Регистрационный номер обращений граждан состоит из первой буквы фамилии гражданина, через тире - порядковый номер, например: Д-52, где Д - первая буква фамилии гражданина, 52 - порядковый номер.

4.4.10. Входящие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются в структурных подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство.

4.4.11. Входящие документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами и направленные на исполнение в структурное подразделение, в структурном подразделении повторно не регистрируются.

4.4.12. Для документов, адресованных в структурные подразделения Министерства и зарегистрированных в них, регистрационный номер состоит из индекса "Д", номера структурного подразделения, через тире - порядкового номера, например: Д15-124.

4.4.13. На входящих документах на бумажных носителях, подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписываются входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в ОСЭД.