4.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, в электронном виде по каналам МЭДО, при помощи форм обращений (для подачи обращений граждан - "Подать электронное обращение физического лица"; для подачи обращений юридических лиц (резидентов Российской Федерации) - "Подать электронное обращение юридического лица (резидент Российской Федерации)"; для подачи обращений иностранных лиц или международных организаций - "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)"), размещенных на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и обеспечивающих идентификацию и аутентификацию лиц, осуществляющих направление обращений (за исключением формы "Подать электронное обращение юридического лица (нерезидент Российской Федерации)"), посредством Платформы обратной связи с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ПОС).

С помощью почтовой связи в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

4.2.2. Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе документационного обеспечения Департамента управления делами группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция). Экспедиция осуществляет прием документов на бумажных носителях, поступающих от работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, организациях, а также представителей фельдъегерской, специальной и курьерской служб связи в строго отведенное для приема документов время (с понедельника по четверг - с 10:00 до 11:30 и с 14:00 до 16:00; в пятницу - с 10:00 до 11:30 и с 14:00 до 15:30).

Поступающие правительственные и неправительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником отдела документационного обеспечения Департамента управления делами, в нерабочее время с 18.00 (по пятницам с 16:45) до 9.00 и в выходные дни в круглосуточном режиме - ответственным дежурным по Министерству.

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, печатей (пломб), а также проверка на предмет обнаружения опасных, отравляющих веществ.

Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.

Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой "Лично", структурным подразделениям. Указанные документы без предварительного рассмотрения передаются по назначению.

Если на конверте имеются пометки "Срочно", "Вручить немедленно", "Крайне срочно" и другие, отмечается точное время их получения.

При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.

Ошибочно поступившие документы, а также документы, адресованные лицам из числа руководящего состава Министерства, сложившим свои полномочия, немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа. Данные документы регистрации не подлежат, о чем Экспедицией составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых направляется автору неверно адресованного документа, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Экспедиции.

4.2.4. Конверты, полученные средствами фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, после проверки уничтожаются. Конверты, полученные почтовой связью, сохраняются, так как только по конверту можно установить адрес отправителя документа и дату почтового штемпеля, которая может подтвердить время отправления и получения документа.

4.2.5. После первичной обработки конвертов работники Экспедиции сканируют документы (с приложением), адресованные Министерству (без указания адресата), Министру и заместителям Министра в целях последующего прикрепления электронных копий к РКД.

4.2.6. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, визовые, а также обращения граждан без сканирования передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для регистрации в ОСЭД.

4.2.7. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются работникам, ответственным за делопроизводство, в Экспедиции. Работники, ответственные за делопроизводство, получают документы в течение рабочего дня, фиксируя всю корреспонденцию в книге учета.

4.2.8. Конфиденциальные документы (с приложением) на бумажных носителях, адресованные Министерству (без указания адресата), Министру и заместителям Министра, после первичной обработки конвертов сканируются в Экспедиции и передаются в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (по реестру) для регистрации в ОСЭД и работникам, ответственным за делопроизводство (под роспись в книге учета).

4.2.9. Поступающие на имя руководства Министерства документы с грифами (пометками) об ограничении доступа к документу "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" обрабатываются аналогично документам с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования". При получении входящего документа с грифом (пометкой) об ограничении доступа к документу "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" на нем проставляется гриф (пометка) об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования".

4.2.10. Поступившая в Министерство на имя руководства Министерства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются в Экспедиции и отделе документационного обеспечения Департамента управления делами незамедлительно.

О поступлении срочной корреспонденции, адресованной структурным подразделениям, Экспедиция сообщает работникам, ответственным за делопроизводство.

4.2.11. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением ФИО принявшего, даты и времени приема и регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма (кроме поздравительных телеграмм).

4.2.12. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется отделом документационного обеспечения Департамента управления делами в случае, если они адресованы Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания адресата); работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, - если письмо адресовано руководству структурного подразделения.