3.5.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.5.4.1. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых руководством Министерства, а также руководителями структурных подразделений, оформляются в виде протоколов в ОСЭД в категории "Организационно-распорядительный документ".

Протоколы руководства Министерства оформляются с использованием электронных бланков документов (образец приведен в приложении N 2 к Инструкции) или печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (протоколы совместных заседаний, согласительных совещаний).

3.5.4.2. Протоколами также оформляются решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, рабочих встречах руководства Министерства с руководителями федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации.

Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

3.5.4.3. Проекты протоколов совещаний, проводимых руководством Министерства, составляются структурными подразделениями, ответственными за подготовку материалов к данному совещанию.

3.5.4.4. В протоколах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит "Гриф (пометка) об ограничении доступа к документу".

3.5.4.5. При оформлении проектов протоколов используются сокращенные наименования органов государственной власти, организаций в соответствии с учредительными документами.

При необходимости оформления в тексте проекта протокола указания, предполагающего конкретного исполнителя (орган государственной власти, должностное лицо), оформление проводится одним из трех обозначенных ниже способов:

обобщенно с указанием наименования органа государственной власти, например: Минтрансу России;

с указанием должности, фамилии и инициалов руководителя (представителя организации), например: заместителю Министра транспорта Российской Федерации Петрову А.А.;

с указанием наименования органа государственной власти, после которого в скобках располагаются фамилия и инициалы руководителя (представителя организации) в именительном падеже, например: Минтрансу России (Петров А.А.).

При необходимости указания в проекте протокола срока исполнения пункта (подпункта) дата не выделяется полужирным шрифтом.

3.5.4.6. При оформлении проектов протоколов совместных заседаний, подписанных руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется на оборотной стороне последнего листа экземпляра Министерства.

3.5.4.7. Проект протокола представляется на подпись Министру (заместителю Министра), как правило, в течение суток после окончания совещания.

3.5.4.8. Проект протокола совещания, проводимого Министром, согласовывается:

руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию;

должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;

заместителем Министра, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос;

референтом Департамента кадровой и молодежной политики;

заместителем директора Департамента управления делами, координирующим деятельность отдела документационного обеспечения.

3.5.4.9. Проект протокола совещания, проводимого заместителем Министра, согласовывается:

руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию;

должностными лицами Министерства, которым в проекте предусмотрены поручения, задания;

работником Министерства, на которого возложены обязанности по обеспечению деятельности заместителя Министра, осуществляющего подписание протокола совещания.

3.5.4.10. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании собственноручной или электронной подписью.

3.5.4.11. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в протокольном решении, реквизит "Отметка о приложении" не оформляется.

3.5.4.12. После подписания руководством Министерства протокол представляется на регистрацию:

за подписью Министра и заместителей Министра - в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами;

за подписью руководства Министерства (как председателей советов, комиссий) - в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами;

за подписью руководства структурного подразделения - в секретариат структурного подразделения.

3.5.4.13. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания), которая оформляется исполнителем на этапе формирования проекта протокола словесно-цифровым способом.

3.5.4.14. Для протокола исполнителем заполняется указатель рассылки в ОСЭД в соответствии с требованиями к выбору индикаторов при отправке документов (информация размещена на странице техподдержки - "Знак вопроса" в правом верхнем углу -> раздел "Документация и программы" -> подраздел "Дополнительные справочные материалы"). После регистрации протокол доводится до участников совещания в электронном виде (по ОСЭД - доведение информации до работников Министерства, подведомственных Министерству федеральной службы и федеральных агентств, а также организаций; с сопроводительным письмом - доведение информации органам государственной власти, а также участникам совещания, заинтересованным организациям и должностным лицам, не подключенным к МЭДО).

3.5.4.15. При необходимости рассылки копий протокола на бумажном носителе ее осуществляет структурное подразделение, ответственное за проведение совещания и подготовившее протокол. Рассылка копий протокола осуществляется в течение суток после его регистрации, а при наличии в нем срочных или оперативных поручений - незамедлительно.

3.5.4.16. Рассылку постановления коллегии Министерства всем ее членам осуществляет Департамент управления делами в пятидневный срок с момента его подписания.

3.5.4.17. Подлинники протоколов совещаний, проведенных Министром и заместителями Министра, в том числе как председателями комиссий, советов, организационных комитетов, а также постановлений коллегии Министерства хранятся в Департаменте управления делами.

3.5.4.18. Подлинники протоколов совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, хранятся в секретариатах структурных подразделений.

3.5.4.19. Порядок подготовки материалов, представляемых для рассмотрения на заседаниях координационных (совещательных) органов Министерства, а также правила оформления их решений (протоколов, постановлений) определяются положениями об этих органах и должны соответствовать правилам, установленным Инструкцией.

3.5.4.20. Протоколы совместных заседаний, подписанные руководителями нескольких органов государственной власти (организаций), имеют составные номера, включающие регистрационные номера протоколов каждого органа государственной власти (организации), проставляемые через косую черту в порядке расположения подписей руководителей. В зависимости от количества подписей протокол составляется в нескольких экземплярах (подлинниках). Копия подписанного протокола остается в Департаменте управления делами, а подлинники направляются исполнителем документа в указанные ведомства на подпись руководителям. После подписания и присвоения протоколам очередного номера (либо нескольких номеров) исполнитель документа возвращает в Департамент управления делами один подлинник протокола со всеми подписями и номерами (остальные подлинники остаются в соответствующих ведомствах). Процедура сбора подписей и присвоения номеров в данном случае должна длиться не более 15 рабочих дней. За своевременность и правильность осуществления данной процедуры руководитель структурного подразделения-исполнителя, подготовившего протокол, несет персональную ответственность.

3.5.4.21. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний, рабочих встреч) и их образцы приведены в приложении N 9 к Инструкции.