3.2. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.2.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. Для создания документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов и электронные шаблоны документов.

3.2.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Документы длительных (свыше десяти лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2.3. Для создания документов необходимо использовать шрифт размером N 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц используется шрифт N 12. При оформлении реквизитов "Справочные данные об организации", "Отметка об исполнителе", а также при оформлении сносок используется шрифт размером N 10.

3.2.4. В тексте документа даты пишутся единообразно словесно-цифровым или цифровым способами, оформляются без кавычек. Точка после года не ставится.

3.2.5. При создании документа с обращением о его незамедлительном исполнении допускается использовать пометку "ВЕСЬМА СРОЧНО", которая оформляется без кавычек полужирным прописным шрифтом размера N 12, размещается в границе верхнего поля (при отсутствии грифа (пометки) об ограничении доступа к документу - на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, при наличии ограничительной пометки - на расстоянии 5 мм от верхнего края листа) и ограничивается правым полем (10 мм от границы правого края листа). Образцы служебных писем Министерства, в том числе с пометкой "ВЕСЬМА СРОЧНО", приведены в приложении N 11 к Инструкции.

3.2.6. В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений, распоряжений) поля и шрифты устанавливаются в соответствии с порядком оформления указанных актов (приложения N N 5 - 7 к Инструкции).

3.2.7. Абзацный отступ текста документа - 12,5 мм. Заголовки разделов и подразделов, номера страниц, уважительное обращение к адресату оформляются центрованным способом без абзацного отступа по ширине текста.

Абзацный отступ используется только при оформлении текста документа и заключительной этикетной фразы, но не применяется при оформлении реквизитов.

Реквизиты документа, оформляемые слева ("Отметка о приложении", "Подпись", "Отметка об исполнителе"), печатаются непосредственно от границы левого поля.

3.2.8. Текст документа печатается через межстрочный интервал 1. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через межстрочный интервал 2. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа (уважительное обращение к адресату) на бланке писем руководства Министерства, письма Министерства (за исключением бланка письма Министерства для переписки с иностранными корреспондентами) располагается через три межстрочных интервала после реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа". Реквизит "Заголовок к тексту" отделяется от реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа" одним межстрочным интервалом, далее через один межстрочный интервал располагается текст документа (уважительное обращение к адресату).

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа должен быть составлен грамотно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решения или его исполнения, и не должен допускать различных толкований.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование вида документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может оформляться в виде связного текста (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные письма), таблицы (цифровая или словесная информация о нескольких объектах по ряду признаков), анкеты или сочетания этих видов.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, служебные письма - просьбу без пояснения).

Текст документа может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце текста.

Текст документа излагается:

в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... постановляет: ...");

в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... приказываю: ...");

в постановлениях, приказах, изданных совместно с двумя или более органами государственной власти, - от первого лица множественного числа ("... приказываем: ...") или от третьего лица множественного числа ("постановляют: ...");

в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа ("Слушали", "Выступили", "Постановили" или "Решили");

в служебных письмах, оформленных на бланках Министерства, - от первого лица множественного числа ("просим ...", "направляем ...", "предлагаем ...") или от третьего лица единственного числа ("... не возражает ...");

в служебных письмах, оформленных на бланках должностных лиц, адресованных конкретному должностному лицу, - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "предлагаю ...") или от третьего лица единственного числа ("... Министерство готово рассмотреть ...");

в докладных (служебных) записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу ...", "считаю необходимым ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции ...", "комиссия провела проверку ...").

Допускается начинать текст служебного письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом без абзацного отступа по ширине текста с восклицательным знаком в конце обращения (за исключением писем, оформляемых на бланках Министерства для переписки с иностранными корреспондентами).

В служебных письмах за подписью Министра, заместителей Министра следует обращаться от имени Министерства, а в письмах за подписью руководителей структурного подразделения - от имени структурного подразделения. Руководители структурных подразделения вправе подписывать письма от имени Министерства в соответствии с полномочиями, определенными в регламенте федерального органа исполнительной власти, положении о структурном подразделении, должностном регламенте, а также на основании отдельных письменных поручений руководства Министерства.

Руководитель структурного подразделения не вправе подписывать письма о согласовании проектов актов, а также о направлении замечаний и предложений по ним.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов следует придерживаться единого стиля написания официальных наименований организаций.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

3.2.9. Документы должны иметь установленные составы реквизитов, расположение и оформление которых выполняется в соответствии с требованиями Инструкции.

Многострочные реквизиты печатаются через межстрочный интервал 1, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов - не более 80 мм.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 120 мм.

При оформлении текста таблицы, которая может являться приложением к документу, необходимо руководствоваться нижеуказанными требованиями.

Таблица, как правило, оформляется по ширине листа и ограничивается правым и левым полями. Над таблицей может размещаться заголовок, который должен отражать ее содержание, быть точным и кратким. Заголовок печатается полужирным шрифтом N 14.

Заголовочная часть таблицы печатается полужирным шрифтом N 12. При переносе слов в заголовочной части таблицы следует руководствоваться правилами орфографии, основными из которых являются: не оставлять в конце строки и не переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога; не отделять согласную от следующей за ней гласной; не отрывать буквы "ь" и "ъ" от предшествующей согласной, букву "й" от предшествующей гласной; не оставлять в конце строки и не переносить на другую строку одну букву.

Текст таблицы также печатается шрифтом N 12 через межстрочный интервал 1.

Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже. В конце заголовков точки не ставят. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы, в одноярусной заголовочной части таблицы заголовки граф пишутся с прописной буквы, в двух- и многоярусной заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а подзаголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной. При необходимости переноса части таблицы на другие страницы оформление заголовочной части таблицы может проводиться одним из двух нижеуказанных способов:

Полное повторение заголовочной части таблицы (со всеми заголовками (подзаголовками) на первой и последующих страницах, например:

На первой и последующих страницах

Заголовочная часть таблицы указывается только на первой странице, на второй и последующих страницах - номера граф таблицы, например:

На первой странице таблицы

На второй и последующих страницах таблицы

3.2.10. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют метрическим аналогом шрифта Times New Roman размера N 12 арабскими цифрами посередине верхнего поля без абзацного отступа на расстоянии 10 мм от края листа до номера страницы и 10 мм от номера страницы до начала текста документа. При этом на первом листе документа номер страницы не ставится.

3.2.11. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.12. Для создания документов Министерства должно использоваться программное обеспечение, разрешенное для применения в Российской Федерации.

3.2.13. Электронные документы создаются и обрабатываются в ОСЭД Министерства. Проведение работы с исполненными электронными документами, их хранение осуществляется в ОСЭД Министерства в модуле "Электронный архив".

3.2.14. Электронные документы, создаваемые в Министерстве в рамках обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, состоят из следующих структурных элементов:

а) основная часть документа в электронном виде, представленная в виде файла текста основной части документа в электронном виде и файла структурированных данных основной части документа в электронном виде. Файл текста основной части документа в электронном виде (при наличии) должен быть представлен в формате PDF/A-1, файл структурированных данных основной части документа в электронном виде (при наличии) должен быть представлен в форматах, утвержденных Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) приложения к документу в электронном виде (при наличии), представленные в виде файлов приложений к документу в электронном виде. Файлы приложений к документу в электронном виде (при наличии) должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических, структурированных и архивных данных;

в) электронные подписи (далее - ЭП) (информация о реквизите "Отметка об электронной подписи" приведена в приложении N 4 к Инструкции) основной части и приложений (при наличии) к документу в электронном виде, представленные в виде файлов усиленной квалифицированной электронной подписи, сформированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;

г) элементы визуализации электронных подписей основной части документа в электронном виде, а также регистрационных данных документа в электронном виде (даты документа и регистрационного номера документа), представленные в виде файлов элементов визуализации;

д) описание документа в электронном виде, содержащее реквизиты документа в электронном виде, а также данные о местоположении элементов визуализации на визуальном отображении документа в электронном виде, представленное в виде, установленном форматом транспортного контейнера.

3.2.15. Для электронных документов, направляемых руководству Министерства для подписания ЭП в последней версии листа согласования проекта документа в комментарии к регистрационной карточке документа (далее - РКД) в обязательном порядке указываются краткое содержание документа, основание для подготовки документа, внешний срок исполнения документа (при наличии), фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений, руководства Министерства и подведомственных федеральной службы, федеральных агентств, организаций, согласовавших документ.