Приложение 1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Основные термины и определения, используемые в Инструкции:

"автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

"акт" - документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события;

"аутентичность (электронного документа)" - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

"вид документа" - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

"внутренняя опись" - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

"виза" - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

"включение документа в ОСЭД" - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;

"временное хранение документов" - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

"гриф ограничения доступа к документу" - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

"гриф утверждения" - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

"гриф согласования" - реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;

"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

"докладная записка" - служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и другое, в связи с которыми требуется принятие решения;

"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

"документационное обеспечение (управления)" - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

"документальный фонд" - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

"документированная информация" - структурированная информация, зафиксированная на носителе;

"документирование" - запись информации на носителе по установленным правилам;

"документооборот" - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

"документопоток" - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

"достоверность (электронного документа)" - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

"дубликат документа" - повторный экземпляр подлинника документа;

"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

"записка" - информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснения содержания какого-либо документа, факта, события;

"запрос" - служебное письмо, содержащее просьбу о предоставлении официальной информации (документов);

"индекс дела" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

"инструкция" - правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан;

"информационно-телекоммуникационная сеть" - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

"классификация" - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;

"конвертирование" - процесс перевода документов из одного формата в другой;

"контроль за исполнением документов" - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

"копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

"лист-заверитель дела" - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

"лист согласования (визирования) документа" - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

"метаданные документов" - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности;

"миграция" - процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

"носитель (документированной) информации" - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"обзор" - документ, составленный в целях информирования подведомственных и иных организаций о результатах работы в той или иной области или о деятельности той или иной группы организаций за определенный период;

"оперативное хранение документов" - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

"опись дел структурного подразделения" - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

"отчет" - документ, содержащий сведения об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации (органу власти) или вышестоящему должностному лицу;

"официальный документ" - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

"оформление документа" - проставление на документе необходимых реквизитов;

"план" - управленческий документ, определяющий цели деятельности, средства и способы их достижения;

"первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)" - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и другое) при поступлении в организацию;

"печать" - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

"постановление" - нормативный правовой акт, принимаемый органом государственной власти, местного самоуправления, действующим на основе коллегиальности, руководящими органами общественных организаций, коллегиальными органами, входящими в структуру организаций по всем вопросам деятельности;

"правила" - нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования;

"предварительное рассмотрение документов" - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

"пригодность для использования; (электронного документа)" - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени;

"признаки заведения дела" - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

"приказ" - нормативный правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"подписание (документа)" - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме;

"положение" - нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа;

"постоянное хранение документов" - бессрочное хранение документов без права их уничтожения;

"пояснительная записка" - записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа;

"протокол (заседания)" - информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения;

"распоряжение" - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

"регистрационно-учетная форма" - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля;

"регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

"регламент" - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа;

"резолюция" - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

"реквизит документа" - элемент оформления документа;

"реквизиты документа (в МЭДО)" - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;

"сетевой адрес" - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

"система межведомственного электронного документооборота" - федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти;

"система электронного документооборота" - система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота;

"служебная записка" - информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками;

"согласование документа (визирование)" - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

"сопроводительное письмо" - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части;

"справка" - информационно-справочный документ, составленный для подтверждения фактов основной деятельности организации;

"срок хранения документов" - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

"типовой срок исполнения документа" - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

"уничтожение документов" - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

"уничтожение" - процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления;

"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;

"хранение документов" - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

"целостность (электронного документа)" - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

"электронное дело" - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел;

"электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

"электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

"юридическая сила документа" - свойство официального документа вызывать правовые последствия.