4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, в электронном виде по каналам МЭДО, электронной почтой.
С помощью почтовой связи в Министерство доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают факсограммы (получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи), телефонограммы, электронные сообщения.
4.2.2. Прием всех поступающих в Министерство документов на бумажных носителях осуществляется централизованно в отделе документационного обеспечения Административного департамента группой экспедиционной обработки документов (далее - Экспедиция).
Документы, доставляемые фельдъегерской связью из органов государственной власти, принимаются в отделе документационного обеспечения Административного департамента.
Поступающие правительственные и неправительственные документы принимаются под расписку: в рабочее время - работником отдела документационного обеспечения Административного департамента, в вечернее время и в выходные дни - ответственным дежурным по Министерству.
4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб).
Принятые Экспедицией конверты (пакеты) с документами вскрываются, проверяется наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой "Лично", департаментам. Указанные документы без предварительного рассмотрения передаются по назначению.
Если на конверте имеются пометки "Срочно", "Вручить немедленно", "КС" и другие, отмечается точное время их получения.
При обнаружении повреждения, отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру документа, об этом сообщается отправителю документа и при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Экспедиции, второй посылается отправителю документа.
Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю документа с сопроводительным письмом.
4.2.4. Конверты, полученные средствами фельдъегерской, специальной связи, курьерской службой, после проверки уничтожаются. Конверты, полученные почтовой связью, сохраняются, так как только по конверту можно установить адрес отправителя документа и дату почтового штемпеля, которая может подтвердить время отправления и получения документа.
4.2.5. После первичной обработки конвертов работники Экспедиции сканируют документы (с приложением), адресованные Министерству (без указания адресата), Министру и заместителям Министра, в целях последующего прикрепления электронных копий к РК.
4.2.6. Документы, имеющие приложения нестандартных размеров, сброшюрованные, а также наградные, визовые., без сканирования передаются в отдел документационного обеспечения Административного департамента для регистрации в ОСЭД.
4.2.7. Обращения граждан без сканирования передаются в отдел по работе с обращениями граждан Административного департамента для последующей регистрации в ОСЭД, рассмотрения и доведения их по принадлежности.
4.2.8. Документы, адресованные в департаменты (кроме обращений граждан), передаются работникам, ответственным за делопроизводство, в Экспедиции. Работники, ответственные за делопроизводство, получают документы в течение рабочего дня, фиксируя всю корреспонденцию в книге учета.
4.2.8.1. Конфиденциальные документы на бумажных носителях после первичной обработки и без сканирования в Экспедиции передаются регистраторам отдела документационного обеспечения Административного департамента и работникам, ответственным за делопроизводство, под роспись в книге учета.
4.2.9. Поступившая в Министерство на имя руководства Министерства срочная корреспонденция с пометками "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются в Экспедиции и отделе документационного обеспечения Административного департамента незамедлительно.
О поступлении срочной корреспонденции, адресованной департаментам, Экспедиция сообщает работникам, ответственным за делопроизводство.
4.2.10. Поступившие телеграммы принимаются в Экспедиции под расписку с проставлением ФИО принявшего, даты и времени приема и регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма (кроме поздравительных телеграмм).
4.2.11. Прием электронных документов, поступивших по каналам МЭДО из других органов власти и организаций, осуществляется отделом документационного обеспечения Административного департамента в случае, если они адресованы Министру, заместителям Министра, в Министерство (без указания адресата), работником, ответственным за делопроизводство в департаменте, если письмо адресовано руководству департамента.
