VI. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

42. Разработка и ведение номенклатуры дел в Министерстве.

42.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Министерства.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

42.2. Номенклатура дел составляется на основе Положения о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, положений о структурных подразделениях, утвержденных приказами Министерства, и других документов, регламентирующих деятельность Министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Министерства.

42.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурного подразделения (приложение N 10 к Инструкции) и номенклатура дел Министерства (приложение N 11 к Инструкции).

42.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений Министерства, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

42.5. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном Инструкцией.

42.6. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;

д) хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

42.7. Графа 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов)" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

42.8. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовыми перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, с указанием сроков их хранения.

42.9. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

42.10. Структурные подразделения Министерства ежегодно, не позднее 10 декабря, разрабатывают проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Составленная номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с отделом документационного обеспечения и подписывается руководителем структурного подразделения, а также курирующим данное структурное подразделение первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, или заместителем Министра.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах, из которых первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в отдел документационного обеспечения.

Ответственность за своевременное составление номенклатуры дел и представление ее в отдел документационного обеспечения возлагается на руководителя структурного подразделения.

42.11. Если в течение года в Министерстве создается новое структурное подразделение, служащий, ответственный за делопроизводство этого подразделения, должен в течение месяца подготовить номенклатуру дел данного подразделения в установленном порядке и передать ее в Департамент управления делами для последующего представления на утверждение и включения в состав номенклатуры дел Министерства.

42.12. Номенклатура дел Министерства составляется Департаментом управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Министерства оказывает Департамент управления делами.

Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах:

1-й - хранится в деле Департамента управления делами как документ постоянного хранения;

2-й - в архиве Министерства;

3-й - в федеральном государственном архиве.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации.

В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

На согласование в экспертно-проверочную комиссию федерального государственного архива проект номенклатуры дел представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (дополнительно один экземпляр проекта номенклатуры дел может представляться в электронном виде). Один экземпляр проекта номенклатуры дел, согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям возвращается в Министерство.

Согласованная с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям номенклатура дел Министерства в конце каждого года уточняется.

42.13. Номенклатура дел Министерства, подписанная директором Департамента управления делами, согласованная с центральной экспертной комиссией Министерства, утверждается Министром не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел Департамента управления делами.

42.14. После утверждения номенклатуры дел Министерства изготавливается необходимое количество копий (в том числе электронные образы) для использования в работе. Департамент управления делами направляет в структурные подразделения Министерства выписки соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

42.15. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Департамент управления делами.

42.16. Департамент управления делами на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел Министерства, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Департамента управления делами и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Министерстве в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

43. Формирование дел и их текущее хранение.

43.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел при соблюдении принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

43.2. Дела в Министерстве формируются в структурных подразделениях.

43.3. Методическая работа в вопросах формирования дел и контроль правильного их формирования осуществляется архивом Министерства.

43.4. Исполнитель должен в течение десяти рабочих дней с момента исполнения документа сдавать исполненные документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела.

43.5. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

а) в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

б) приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

г) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

д) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

е) в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

ж) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

з) по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела (в соответствии с номенклатурой дел) проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

и) документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

43.6. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы - основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

43.7. Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

43.8. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

43.9. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

43.10. Дела со дня их формирования до передачи в архив Министерства или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Министерства по месту их формирования; электронных дел - в СЭД Министерства.

Руководители и ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений, обязаны обеспечить сохранность документов в местах их текущего хранения.

43.11. В целях установления фактического наличия документов и дел ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении и Департаментом управления делами должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Департамента управления делами;

при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю Министра, курирующему проверяемое структурное подразделение.

43.12. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством структурных подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент управления делами.

43.13. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Департамента управления делами и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Департаменте управления делами и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив Министерства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.

44. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

44.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел структурных подразделений;

составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

44.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

44.3. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

44.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и при необходимости экспертные комиссии (ЭК) в структурных подразделениях.

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемым правовым актом Министерства.

44.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией под методическим руководством архива Министерства.

44.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Министерства и отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

44.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

44.8. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, с указанием сроков их хранения.

44.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 12 к Инструкции), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 13 к Инструкции).

44.10. Описи дел составляются в структурных подразделениях под методическим руководством архива Министерства.

44.11. На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела.

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

44.12. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

а) заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

б) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в) порядок нумерации дел в описи - валовый;

г) графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

д) при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

е) графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

44.13. В опись электронных дел (приложение N 14 к Инструкции), документов включается приложение к описи - реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

44.14. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Департамента управления делами. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив Министерства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

44.15. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Министерства подлежат оформлению, которое проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, при методической помощи и под контролем архива Министерства.

44.16. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению.

44.17. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов;

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя дела (приложение N 15 к Инструкции);

г) составление внутренней описи документов дела на отдельные категории дел (приказы, личные дела);

д) оформление обложки дела (приложение N 16 к Инструкции);

е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

ж) лист использования (при необходимости).

44.18. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 10 см.

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения.

В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок электронного документа или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

44.19. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования:

а) нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом;

б) номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;

в) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

г) листы (вырезки, выписки, вставки текста, переводы, фотографии), наклеенные или подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;

д) конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;

е) подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;

ж) листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;

з) все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

В случаях обнаружения ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация или использование литерных номеров листов.

44.20. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

44.21. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель.

Изменения состава документов дела отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты.

44.22. На обложке дела указываются:

а) полное и сокращенное (в скобках) наименование Министерства, организации (при наличии) и ее непосредственная подчиненность (при наличии);

б) наименование структурного подразделения (при наличии);

в) индекс дела по номенклатуре;

г) номер тома (части);

д) заголовок дела (тома, части);

е) крайние даты дела (тома, части);

ж) количество листов в деле (томе, части);

з) срок хранения дела;

и) архивный шифр дела;

к) пометка "Для служебного пользования" или гриф ограничения доступа (при наличии).

44.23. На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который передаются дела Министерства.

При изменении наименования Министерства, в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается последнее наименование.

44.24. Заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, делается указание на наличие копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

44.25. На обложке дела указываются крайние даты документов, помещенных в дело.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датами дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, включенных в дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - прописью.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

44.26. Количество листов на обложке дела указывается на основании листа-заверителя.

44.27. Срок хранения на обложке дела указывается в соответствии со сроком хранения, установленным номенклатурой дел или решением ЦЭК.

44.28. В случае если нанесение реквизитов на обложку невозможно, в дело подшивается (приклеивается) титульный лист (до первого листа дела). Титульный лист не нумеруется и не учитывается при общей нумерации листов дела.

44.29. Архивные документы передаются на хранение в архив Министерства по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях.

44.30. Подготовка электронных документов к передаче в архив Министерства осуществляется на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства при методической помощи архива Министерства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

44.31. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив Министерства, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

а) преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

б) формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

в) формирование в информационной системе Министерства контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

г) формирование в информационной системе Министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

д) миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив Министерства не по информационно-коммуникационным каналам;

е) проверка воспроизводимости электронных документов;

ж) проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

з) формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

45. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

45.1. На основе предложений структурных подразделений Архив Министерства составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.

45.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

45.3. Дела с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

45.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается Министром после утверждения ЦЭК Министерства и ЭПК федерального государственного архива, согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

45.5. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью ответственного сотрудника Департамента управления делами.

45.6. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

45.7. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

46. Передача дел на архивное хранение

46.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в Департаменте управления делами в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив Министерства.

46.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

46.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Министерства не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

46.4. Передача документов в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений.

46.5. Прием-передача дел производится сотрудником архива Министерства в присутствии ответственного сотрудника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников.

46.6. При приеме-передаче дел, содержащих документы на бумажном носителе, проверяются:

а) соответствие заголовка дела по описи дел, документов структурного подразделения содержанию документов в деле;

б) правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

в) качество подшивки или переплета дела;

г) правильность нумерации листов дела;

д) правильность составления внутренней описи документов дела (при наличии);

е) правильность оформления обложки дела;

ж) наличие и правильность заполнения листа-заверителя дела.

В случае обнаружения нарушения формирования и оформления дел они должны быть устранены работником структурного подразделения.

46.7. Передача электронных документов в архив осуществляется по СЭД или на физически обособленных носителях, оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника Отдела документационного обеспечения и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью Министра или уполномоченного им должностного лица.

46.8. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

46.9. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурного подразделения и номенклатуре дел.