V. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

37. Общие правила работы с электронными документами

37.1. В Министерстве создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

37.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

37.3. Регистрация входящей документации, подготовка проектов указаний по исполнению (резолюций) руководству, постановка документа на контроль, ход исполнения документов, внутренний документооборот, согласование (визирование) и подписание исходящих документов, регистрация исходящей документации производятся в Министерстве в электронном виде в СЭД.

37.4. Прием входящих электронных документов и отправка электронных документов осуществляются служащими структурных подразделений в порядке, указанном в подпункте 27.14 пункта 27 и подпункте 32.3 пункта 32 Инструкции.

37.5. При отправке электронных документов Министерства электронные документы подписываются УКЭП должностного лица Министерства, ответственного за подготовку электронного документа, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

При отправке адресату электронного документа Министерства, подписанного УКЭП, направление бумажного экземпляра не требуется. Исключение составляют ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ по почтовому адресу, указанному в обращении.

37.6. При утверждении руководством указаний по исполнению (резолюций), при подписании служебных писем и иных документов и подписании исходящих электронных документов в СЭД может использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись.

37.7. При получении электронных документов, поступивших по МЭДО, подписанных УКЭП, отделом документационного обеспечения проверяется ее подлинность.

37.8. Документы, создаваемые и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно только после его сравнения с подлинником документа.

37.9. Ведение делопроизводства в Министерстве с использованием СЭД осуществляется отделом документационного обеспечения, секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства.

37.10. В СЭД не регистрируются документы с грифом секретности. Документы, содержащие персональные и иные конфиденциальные данные, могут размещаться при соблюдении установленных законодательством Российской Федерации требований по защите информации.

37.11. Документы, поступившие по МЭДО, автоматически переносятся в СЭД с созданием ЭРК для каждого документа.

38. Порядок обработки электронных документов.

38.1. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

38.2. Регистрация электронных документов производится в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками: входящая документация (поступающая), исходящая документация (отправляемая), внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

38.3. Перед регистрацией электронного документа проверяется правильность их адресования и комплектность. Ошибочно адресованный электронный документ пересылается по принадлежности или направляется отправителю. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним пишется отказ в регистрации.

38.4. Сотрудники отдела документационного обеспечения, секретариатов первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства, ответственные за подготовку проекта указания по исполнению (резолюции), вносят в ЭРК в поле "резолюции" проект резолюции, которая автоматически поступает на утверждение (подписание) руководству Министерства и/или структурного подразделения.

38.5. Руководство Министерства и/или структурного подразделения рассматривает электронные документы в СЭД, утверждает (подписывает) указания по исполнению (резолюции) и направляет утвержденную резолюцию в работу.

Утверждение указания по исполнению (резолюции) в СЭД может также осуществляться должностным лицом, подготовившим данное указание по исполнению (резолюцию), но только после его подписания руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения.

38.6. Документы после утверждения (подписания) указаний по исполнению (резолюций), формирования в СЭД контрольного задания передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Министерства и/или ответственному исполнителю по принадлежности для рассмотрения и исполнения, о чем в ЭРК делается соответствующая отметка.

38.7. Исполненный электронный документ списывается в дело для хранения.

39. Подготовка проекта электронного документа в СЭД

39.1. ЭРК в СЭД предназначен для автоматизации процесса разработки проекта электронного документа, включающего формирование заданий на разработку содержательной части электронного документа, маршрутов его согласования (визирования), подписания, регистрации и направления адресату (адресатам).

39.2. Зарегистрированные и размещенные в СЭД документы поступают в структурные подразделения Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) руководства Министерства и/или структурных подразделений Министерства на исполнение.

39.3. Сотрудники структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа в СЭД готовят проект служебного документа с использованием ЭРК.

39.4. Для формирования ЭРК в СЭД создается текст документа и сохраняется на рабочем столе или в одной из рабочих папок.

Далее формируется ЭРК в СЭД либо непосредственно через ЭРК документа, либо через панель инструментов главного окна СЭД.

39.5. Автоматически присваивается временный номер ЭРК.

39.6. Персональную ответственность за качественное формирование ЭРК несет сотрудник, являющийся ответственным за выполнение поручения.

Реквизиты ЭРК: адресат, исполнитель, краткое содержание, срок исполнения переносятся из текста указания по исполнению (резолюции) и/или контрольного задания ЭРК документа, если проект документа формируется на основании карточки резолюции по исполнению.

Остальные реквизиты ЭРК при необходимости заполняются исполнителем.

Если создается инициативный документ, то исполнитель самостоятельно заполняет соответствующие реквизиты в ЭРК.

39.7. После заполнения реквизитов ЭРК документ проходит несколько этапов подготовки: подготовку материалов, согласование (визирование) сформированного документа, подпись согласованного (завизированного) документа и регистрацию подписанного документа.

При отсутствии необходимости разрешается исключать и не формировать отдельные этапы подготовки документа в ЭРК, за исключением этапов подписи и регистрации документа.

39.8. Ответственный исполнитель поручения формирует в ЭРК список визирующих должностных лиц и очередность их визирования.

При работе между структурными подразделениями Министерства и секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра или по поручению их помощники формируют список исполнителей (при необходимости).

39.9. Если в указании по исполнению (резолюции) документа указаны структурные подразделения Министерства - соисполнители документа, то замечания и предложения соисполнителей к проекту служебного документа вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.

39.10. В СЭД происходит автоматическое информирование должностных лиц о поступлении к ним на визирование проекта документа.

Должностному лицу в день поступления на визирование проекта служебного документа необходимо открыть ЭРК через соответствующую папку и ознакомиться с проектом служебного документа, заполнить соответствующие реквизиты ЭРК и сохранить ее.

В случае отказа должностного лица в визировании (согласовании) или подписании проекта служебного документа он автоматически поступает на доработку ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект служебного документа на визирование (согласование), сохранив предыдущую версию проекта служебного документа в ЭРК.

Если в процессе визирования (согласования) или подписания в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию (согласованию).

39.11. Завизированный (согласованный) документ направляется на подписание руководителю структурного подразделения Министерства, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителю Министра или Министру.

39.12. Подписанный руководителем структурного подразделения Министерства проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения.

Подписанный первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра или Министром проект служебного документа автоматически направляется на регистрацию в СЭД в отдел документационного обеспечения.

39.13. Служащий секретариата открывает ЭРК и регистрирует служебный документ с помощью ЭРК в соответствующей группе документов (внутренние, исходящие, обращения граждан и т.д.). При этом заполняются только пустые поля ЭРК документа.

39.14. После подписания проекта документа ответственный исполнитель обязан убедиться в его регистрации и направлении адресату.

Подтверждением регистрации проекта документа является регистрационный номер соответствующей группы документов и записи "Зарегистрирован".

40. Особенности подготовки проекта приказа Министерства в СЭД

40.1. Согласование подготовленного в электронном виде проекта приказа Министерства осуществляется с помощью ЭРК в соответствии с пунктом 39 Инструкции.

40.2. Ответственным исполнителем формируется список должностных лиц, визирующих (согласовывающих) проект приказа.

Предложения и замечания, поступившие к проекту приказа от структурных подразделений Министерства при прохождении визирования (согласования), вносятся в ЭРК в виде примечаний и прикрепленных файлов.

Проект приказа визируется (согласовывается) должностными лицами после учета ответственным исполнителем замечаний.

40.3. Ответственный исполнитель по проекту приказа после визирования (согласования) должностными лицами Министерства в ЭРК распечатывает его на бумажный бланк приказа. Также распечатывается лист согласования.

40.4. Ответственный исполнитель по проекту приказа представляет подписанный приказ Министерства в отдел документационного обеспечения. Сотрудник отдела документационного обеспечения регистрирует на основе ЭРК приказ в соответствующей группе. При этом заполняются только пустые реквизиты ЭРК регистрируемого документа, подписанный бумажный вариант проекта документа сканируется, прикрепляется к ЭРК регистрируемого документа и направляется адресату с использованием СЭД.

41. Особенности формирования дел в СЭД для их дальнейшего хранения

41.1. СЭД позволяет формировать дела с электронными документами для их дальнейшего хранения.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

Структурное подразделение Министерства может в СЭД формировать только дела, включенные в номенклатуру дел данного структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

В случае существования бумажного аналога документа дело формируется на традиционных носителях и с помощью СЭД.

41.2. В СЭД формирование дел производится путем нажатия кнопки "В дело" в соответствующей ЭРК документа, при этом поле "Списан в дело" заполняется автоматически.

41.3. Формирование дел в СЭД за истекший период производится после исполнения всех поручений по документу.

41.4. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленных "Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства спорта Российской Федерации, его подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения", утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 21 мая 2024 г. N 518.

41.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами на основании акта об уничтожении.