IV. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

26. Организация документооборота.

26.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до исполнения или отправки адресату образует документооборот. Основным показателем движения документов является объем документооборота.

26.2. При установлении требований к организации документооборота Министерство исходит из следующих принципов:

соблюдение единых подходов к работе с документами (электронными и на бумажном носителе);

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

26.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами служащих Министерства.

26.4. В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки: входящая документация (поступающая); исходящая документация (отправляемая); внутренняя документация, обращения граждан и организаций.

26.5. В составе входящей документации в соответствии с особенностями обработки и маршрута выделяются:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционный Суд Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации), Счетной палаты Российской Федерации;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения и сообщения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и сенаторов Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Министерству;

документы из правительственных и неправительственных организаций иностранных государств и другие группы документов.

26.6. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, по каналам электронной связи, системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

26.7. С помощью почтовой связи осуществляется доставка и отправка письменной корреспонденции в виде простых, заказных писем и бандеролей, а также печатных изданий.

26.8. С помощью фельдъегерской связи осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации и организации.

26.9. По каналам электронной связи осуществляется получение и отправка телеграмм, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

26.10. С помощью МЭДО осуществляется доставка и отправка документов в органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, подключенные к системе.

27. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение входящих документов.

27.1. Прием и первичная обработка поступающей в Министерство корреспонденции осуществляются отделом документационного обеспечения.

27.2. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию, как правило, в день поступления. При поступлении документов в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие в Министерство после 17:00 часов, считаются поступившими на следующий рабочий день.

27.3. Поступившие в Министерство конверты с документами (за исключением конвертов с пометками "Лично" и "Секретно") вскрываются служащими отдела документационного обеспечения, проверяются правильность адресования поступающих документов, их доставка, повреждения документа или целостность конверта (упаковки) и комплектность документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя и даты поступления конверт сохраняется и прилагается к документу.

При выявлении отсутствия в конверте документов или приложений к ним, а также некорректного заполнения реквизитов документов, служащими отдела документационного обеспечения составляется акт фиксации проблем в полученной корреспонденции в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами, второй - направляется отправителю документа.

27.4. Документы с пометкой "Лично" на конверте непосредственно направляются соответствующему лицу Министерства без его вскрытия.

27.5. Документы, адресованные Министру, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения Министерства, проходят предварительное рассмотрение в отделе документационного обеспечения, в котором данные документы сортируются на документы, подлежащие регистрации со сканированием или без сканирования и не подлежащие регистрации.

27.6. Не подлежат регистрации в Министерстве:

а) приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем);

б) рекламные материалы, проспекты;

в) поздравительные телеграммы и открытки;

г) печатные издания: книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п. (без сопроводительных писем);

д) ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности (без сопроводительных писем);

е) научные отчеты по темам (без сопроводительных писем);

ж) месячные, квартальные, полугодовые отчеты (без сопроводительных писем);

з) счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем);

и) документы, поступающие без подписи и регистрационного исходящего номера (за исключением обращений граждан).

27.7. Документы, адресованные структурным подразделениям Министерства (за исключением документов, указанных в подпункте 27.6 пункта 27 Инструкции), направляются служащими отдела документационного обеспечения непосредственно ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях на регистрацию и для подготовки указания по исполнению (резолюции) документа.

27.8. Документы с наличием на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также отметок "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" незамедлительно регистрируются служащими отдела документационного обеспечения, либо передаются на регистрацию в структурные подразделения Министерства, которым они адресованы.

27.9. Поступившие в адрес Министерства телеграммы принимаются отделом документационного обеспечения под расписку с проставлением даты и времени приема и регистрируются.

27.10. Документы, изложенные на иностранном языке, принимаются отделом документационного обеспечения при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документы. При отсутствии возможности получения перевода документы принимаются отделом документационного обеспечения и направляются в структурное подразделение Министерства, на которое возложены функции по организации работы по международному сотрудничеству в установленной сфере деятельности Министерства, для перевода текста, содержащегося в документах, и их последующего возврата в отдел документационного обеспечения.

27.11. Поступившие в адрес Министерства судебные документы на бумажном носителе подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения с обязательным сохранением конверта.

27.12. Поступившие в адрес Министерства электронные письма (сообщения) по адресу электронной почты Министерства принимаются отделом документационного обеспечения.

Регистрация указанных электронных писем (сообщений) осуществляется:

в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;

в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

Не подлежат регистрации электронные письма (сообщения), поступающие по адресу электронной почты Министерства от государственных органов и организаций, органов местного самоуправления, подключенных к системе МЭДО, обращения граждан.

27.13. Прием входящих электронных документов, поступивших по МЭДО, осуществляется:

в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - служащими отдела документационного обеспечения;

в адрес руководителей структурных подразделений Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

27.14. Обращения в форме электронного документа направляются в электронном виде посредством платформы обратной связи федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее соответственно - ПОС, Единый портал), в том числе путем заполнения специальной формы на официальном сайте Министерства в разделе "Обратная связь". В случае технических сбоев в работе сайта Министерства обращения в электронном виде направляются только через Единый портал. Заявления и обращения граждан, поступившие на электронную почту Министерства не рассматриваются.

28. Регистрация входящих документов.

28.1. Документы, поступившие в Министерство в рабочее время, регистрируются и сканируются, как правило, в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие в Министерство после 17:00 часов, считаются поступившими на следующий рабочий день.

Документы регистрируются один раз.

Регистрация обращений граждан и организаций осуществляется в течение 3 рабочих дней.

Документы с отметками "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" регистрируются незамедлительно.

28.2. Не подлежат сканированию в СЭД Министерства:

а) документы с отметкой "ДСП", "Для служебного пользования";

б) приложение к письму прошитое (и/или) заверенное, скрепленное печатью;

в) приложение к письму с количеством листов более 200;

г) приложения к письму поступившие почтой с вложением на электронном носителе;

д) приложения к письму (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники, фотографии и т.п.);

е) трудовые книжки;

ж) документы, носящие конфиденциальный характер (копии документов удостоверяющих личность и документы с внесенными личными данными и т.д.);

з) государственные контракты, договоры, доверенности;

и) документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

28.3. Отделом документационного обеспечения регистрируются входящие документы, поступающие в адрес Министерства, Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра.

28.4. В секретариатах первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра регистрируются только служебные записки.

28.5. Сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства регистрируются входящие документы, в том числе иностранная корреспонденция, дипломатическая почта, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, поступающие в адрес руководителей структурных подразделений Министерства.

28.6. Регистрация обращений, направленных посредством ПОС, происходит автоматически посредством Единого портала.

После регистрации обращения автоматически направляются на этап модерации в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации для осуществления регистрации и проверки обращений на соответствие установленным требованиям.

Обращения, успешно прошедшие этап модерации, в течение 3 рабочих дней принимаются сотрудниками с ролью Координатор, назначенными ответственными за прием обращений, поступивших в Министерство посредством ПОС, и направляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений или ответственным сотрудникам структурных подразделений, уполномоченным руководителями на рассмотрение обращений с ролью Исполнитель.

28.7. Корреспондентами Министерства являются:

01 - Президент Российской Федерации;

02 - Администрация Президента Российской Федерации;

03 - Федеральное собрание Российской Федерации (Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Госдума Федерального Собрания Российской Федерации, Счетная палата Российской Федерации);

04 - Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации;

05 - Президенты и Правительства республик Российской Федерации;

06 - Совет безопасности Российской Федерации, Исполнительный комитет Союза Беларуси и России, СНГ;

07 - Администрации краев, областей, городов федерального значения, губернаторы;

08 - Правительство городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга;

09 - Министерства и ведомства Российской Федерации;

10 - Министерства, департаменты, комитеты по физической культуре, спорту республик, краев, областей Российской Федерации;

11 - Академии, институты, техникумы, колледжи, Училища олимпийского резерва (УОР), детско-юношеские спортивные школы (ДЮСШ), специализированные детско-юношеские спортивные школы олимпийского резерва (СДЮШОР), спортивные школы олимпийского резерва (СШОР), центры олимпийской и спортивной подготовки;

12 - Олимпийский комитет Российской Федерации, Международный олимпийский комитет (МОК), Паралимпийский комитет Российской Федерации, Сурдлимпийский комитет Российской Федерации;

13 - Общественные организации (федерации, ассоциации, союзы, клубы, фонды, оргкомитеты по проведению мероприятий);

14 - Профсоюзные организации;

15 - Предприятия и организации (суды, банки, церковь и т.д.);

16 - Коммерческие организации (открытые акционерные общества (ОАО), закрытые акционерные общества (ЗАО) и т.д.);

17 - Международные организации (посольства и т.д.);

18 - Письма граждан;

19 - Телеграммы от предприятий, организаций;

20 - Докладные, служебные записки государственных гражданских служащих;

21 - Факсы от предприятий и организаций.

28.8. Регистрационный номер документа проставляется в СЭД автоматически в соответствии с выбранной группой документов. Порядковый номер в регистрационном номере входящего документа уникален в году и в группе документов.

28.9. На документах, поступающих на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием регистрационного номера документа, даты поступления и количества листов в документе. Отметка о поступлении может проставляться соответствующим штампом либо от руки.

28.10. Каждый бумажный документ, требующий преобразования с бумажного носителя в электронный вид, регистрируется в СЭД, на него заводится электронная регистрационно-учетная карточка (далее - ЭРК).

Перевод большого объема бумажных документов (не более 150 листов) в электронный вид выполняется путем поточного сканирования.

Отделом документационного обеспечения для идентификации каждого бумажного документа формируется уникальный индивидуальный штрих-код, который распечатывается на бумажный документ. Документы, передаваемые на сканирование, загружаются в сканер одной пачкой. Результатом сканирования является список электронных образов документов в формате .pdf. Электронный образ каждого документа автоматически прикрепляется к ЭРК в соответствии с индивидуальным штрих-кодом. Приложение передается исполнителю.

28.11. Обращения граждан и организаций, поступающие в Министерство по МЭДО, автоматически регистрируются в СЭД. Служащий отдела документационного обеспечения выполняет перерегистрацию обращения в соответствующей группе документов.

28.12. В отношении обращений граждан и организаций, поступающих в Министерство в электронном виде посредством ПОС, уполномоченными сотрудниками отдела документационного обеспечения принимается одно из решений: либо рассмотрение указанных обращений организуется в ПОС по отдельному порядку, либо они регистрируются в СЭД и их рассмотрение организуется в соответствии с Инструкцией.

29. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей.

29.1. Документы передаются на рассмотрение Министру, первому заместителю Министра, статс-секретарю - заместителю Министра, заместителям Министра, руководителям структурных подразделений Министерства только после их регистрации и с проектом указания по исполнению (резолюцией).

29.2. Подготовку проектов указаний по исполнению (резолюций) для доклада руководству в электронном и/или бумажном виде осуществляют:

отдел документационного обеспечения к документам, указанным в пунктах 28.3 и 28.6 Инструкции;

секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра к документам, указанным в подпункте 28.4 пункта 28 Инструкции;

сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства к документам, указанным в подпункте 28.5 пункта 28 Инструкции.

29.3. В случаях, когда обращение направляется для рассмотрения нескольким структурным подразделениям Министерства, ответственным исполнителем является руководитель структурного подразделения Министерства, указанный в резолюции первым, либо должностное лицо Министерства, в отношении которого вышестоящим руководителем сделана отметка "Ответственный". Исполнитель осуществляет сбор соответствующей информации от соисполнителей, указанных в резолюции для подготовки сводного ответа. Также ответственному исполнителю предоставляется право инициативного запроса необходимой информации от должностных лиц, организаций.

Основному исполнителю предоставляются право созыва соисполнителей и координация их работы.

29.4. Документы после рассмотрения руководством возвращаются в соответствующие секретариаты Министерства для утверждения и/или перенесения резолюции по исполнению документа в ЭРК в СЭД.

29.5. Руководство структурного подразделения Министерства в срок не более трех дней с даты регистрации документа в Министерстве представляет на имя руководителя, утвердившего указание по исполнению (резолюцию), а с отметкой "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно" - незамедлительно после ее подписания, предложения по корректировке (уточнению) резолюции (в том числе по составу исполнителей или по содержанию резолюции) через отдел документационного обеспечения.

Если в указании по исполнению (резолюции) имеются поручения, не входящие в компетенцию структурного подразделения Министерства, руководство структурного подразделения в течение трех дней с момента утверждения руководством резолюции направляет свои предложения, согласованные с руководством структурного подразделения Министерства, в чьи полномочия входит рассмотрение данного поручения, в адрес руководства Министерства по изменению указаний по исполнению (резолюций) через Департамент управления делами.

29.6. Доведение документов и их копий с подписанным указанием по исполнению (резолюцией) до исполнителей осуществляют:

отдел документационного обеспечения по документам, указанным в подпунктах 28.3 и 28.6 пункта 28 Инструкции;

секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра по документам, указанным в подпункте 28.4 пункта 28 Инструкции;

сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства по документам, указанным в подпункте 28.5 пункта 28 Инструкции, как правило, в 3-дневный срок, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания.

Поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, доводятся до исполнителей путем направления им документа в СЭД.

29.7. В соответствии с утвержденными руководством указаниями по исполнению (резолюциями) подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.

Если документ исполняется несколькими структурными подразделениями, и он не сканировался, то соисполнителям направляются копии документов.

29.8. Копии документов изготавливают:

отдел документационного обеспечения согласно указанию по исполнению (резолюции) Министра;

секретариат первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра согласно указанию по исполнению (резолюции) первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра;

сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства согласно указанию по исполнению (резолюции) руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства.

29.9. Руководитель структурного подразделения или ответственный сотрудник, уполномоченный руководителем на рассмотрение обращений, имеющий роль Исполнитель в личном кабинете пользователя ПОС, принимает поступившие посредством ПОС обращения, знакомится с их содержанием и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в качестве исполнителей сотрудников соответствующего структурного подразделения Министерства посредством личного кабинета пользователя ПОС.

В случае, если решение поставленных в зарегистрированном обращении вопросов не входит в компетенцию структурного подразделения, такое обращение в течение 3 рабочих дней возвращается сотруднику отдела документационного обеспечения, имеющему роль Координатор в личном кабинете пользователя ПОС, для направления посредством функционала ПОС в структурное подразделение Министерства, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.

В случае, если решение поставленных в зарегистрированном обращении вопросов не входит в компетенцию Министерства, сотрудник отдела документационного обеспечения, имеющий роль Координатор в личном кабинете пользователя ПОС, перенаправляет обращение посредством функционала ПОС в другой федеральный государственный орган, государственный внебюджетный фонд Российской Федерации, орган государственной власти субъекта Российской Федерации, орган местного самоуправления, государственное и муниципальное учреждение, иную организацию, осуществляющую публично значимые функции, в компетенцию которой входит решение поставленных в обращении вопросов (далее - органы и организации). В случае, если органы и организации не подключены к ПОС, для перенаправления обращения оно предварительно регистрируется должностными лицами отдела документационного обеспечения в СЭД. При этом заявителю направляется соответствующее уведомление.

30. Организация работы с исходящими документами.

30.1. Основными этапами прохождения проекта исходящего документа являются: подготовка документа, его согласование и подписание (утверждение).

30.2. Ответственность за составление и оформление исходящего документа, а также обеспечение согласования проекта документа с должностными лицами Министерства заинтересованными органами государственной власти и организациями возлагается на структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.

30.3. До представления документа на подпись ответственный исполнитель проверяет правильность его оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку.

30.4. Проект документа визируется ответственным исполнителем, руководством структурного подразделения, ответственного за исполнение документа, при необходимости другими структурными подразделениями и руководством Министерства в соответствии с положениями Инструкции о согласовании (визировании) документов.

30.5. Исходящие электронные документы подписываются УКЭП Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения Министерства.

31. Регистрация исходящих документов.

31.1. Документы, подписанные Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем - заместителем Министра, заместителем Министра, руководителем структурного подразделения Министерства, в том числе с использованием УКЭП, в зависимости от документопотока и ответственного исполнителя передаются в отдел документационного обеспечения, секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства для регистрации в СЭД.

31.2. Служащие отдела документационного обеспечения, секретариата первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений Министерства осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа (при отправке документа на бумажном носителе) заявке на рассылку.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

31.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.

Регистрация исходящих документов (исходящий номер) ведется в соответствии с имеющимися в Министерстве документопотоками.

31.4. Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК в СЭД, используемую для учета, поиска и использования документов.

31.5. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день, и они отправляются не позднее следующего рабочего дня после регистрации.

Документы в адрес органов государственной власти, оформленные на бумажном носителе и подписанные руководителями структурных подразделений Министерства, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел документационного обеспечения для отправки.

31.6. Для документов на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии (при наличии), остающейся в структурном подразделении Министерства, ответственном за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия исходящего документа, созданная на бумажном носителе, с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.

Не подлежат заверению копии документов, имеющие неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

32. Отправка документов.

32.1. Служащие, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов, производят сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и иная/другая).

32.2. Исходящие документы, зарегистрированные не позднее 16.00 часов отправляются в тот же день, а при наличии большого объема исходящих документов - не позднее следующего рабочего дня после регистрации. Документы на бумажном носителе, направляемые почтовой связью, передаются на отправку 3 раза в неделю.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

32.3. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью, фельдъегерской связью - отделом документационного обеспечения;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра - отделом документационного обеспечения;

за подписью руководителя структурного подразделения Министерства - сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства подразделения;

документы, предназначенные для отправки на обращения граждан и организаций, в том числе посредством ПОС - исполнителем.

32.4. Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные;

документы, имеющие в приложении электронные носители, брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4, прошитые и заверенные печатью.

32.5. Исходящий документ на бумажном носителе, отправляемый по МЭДО, сканируется служащими структурных подразделений, указанных в подпункте 32.3 Инструкции, прикрепляется к ЭРК и с помощью СЭД отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается ответственному исполнителю.

32.6. При отправке документов по МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается.

32.7. По фельдъегерской связи исходящие документы направляются в органы государственной власти Российской Федерации и организации - за подписью Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра или руководителя структурного подразделения Министерства.

32.8. Документы, отправляемые из Министерства, передаются на отправку в отдел документационного обеспечения с указанием полного адреса.

32.9. Телеграмма оформляется в одном экземпляре. Поздравительные телеграммы, телеграммы соболезнования оформляются в единственном экземпляре.

В случае направления телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам каждая телеграмма оформляется и подписывается отдельно в каждый адрес.

Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам, подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов.

Телеграммы передаются отделом документационного обеспечения в электронном виде на телеграф для передачи адресатам.

32.10. Отправляемая по почте корреспонденция упаковывается. На конверты наносятся адреса (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с заявкой на рассылку, которая составляется исполнителем документа), проставляются штампы "Для пакетов", оформляется реестр.

Решение о способе доставки документов другим адресатам принимает структурное подразделение, ответственное за исполнение документа.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается в отдел документационного обеспечения с распиской работника почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

33. Регистрация и прохождение внутренних документов.

33.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

33.2. Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах календарного года при помощи СЭД в соответствующей группе документов.

Незарегистрированные документы на доклад руководству Министерства не направляются.

33.3. Передача электронных документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется с использованием СЭД.

33.4. Процедура прохождения проектов приказов Министерства осуществляется в соответствии с пунктом 22 Инструкции.

33.5. Организация протокольной работы в Министерстве осуществляется в соответствии с пунктом 23 Инструкции.

33.6. Прохождение записок, создаваемых в Министерстве (докладных, служебных и др.), осуществляется в соответствии с пунктом 25 Инструкции.

33.7. Для идентификации сотрудника, совершающего действия с электронными документами без использования электронной подписи, используются фамилия, имя и отчество сотрудника, название структурного подразделения Министерства и контактная информация сотрудника, взятые из справочника СЭД.

34. Контроль сроков исполнения документов.

34.1. Контролю подлежат документы Министерства, требующие исполнения.

Контроль документов Министерства осуществляют:

отдел документационного обеспечения;

отдел Департамента управления делами, на который возложены функции обеспечения контроля за исполнением поручений (далее - отдел контроля);

секретариаты первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства.

34.2. Контроль сроков исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа, проверку своевременного исполнения документа, учет и обобщение результатов контроля сроков исполнения документов, информирование руководства Министерства о состоянии исполнения контрольных документов.

34.3. Постановка документов на контроль осуществляется должностными лицами, указанными в подпункте 34.1 пункта 34 Инструкции, путем внесения в ЭРК в СЭД поручения должностных лиц Министерства, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных.

Контроль выполнения структурными подразделениями Министерства поручений (указаний) Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, запросов депутатов Государственной Думы, сенаторов Российской Федерации, запросов и обращений органов государственной власти Российской Федерации, руководства Министерства осуществляет отдел контроля.

Контроль рассмотрения структурными подразделениями Министерства обращений граждан и организаций, поступивших в адрес Министерства, осуществляет отдел документационного обеспечения.

Контроль за деятельностью ответственных исполнителей и координацию работы по исполнению документа осуществляют руководитель структурного подразделения Министерства, в подчинении которого находится исполнитель, ответственный за подготовку документа, а также первый заместитель Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.

34.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.

Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

Индивидуальные сроки или конечная дата исполнения документа устанавливаются руководством Министерства и/или руководством структурного подразделения Министерства, но не позднее сроков, установленных в самом документе (поручении, указании, запросе и т.д.), и указываются в тексте документа или проекте указания (резолюции).

Если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в последний рабочий день перед указанным сроком.

34.5. Сроки исполнения контрольных документов, устанавливаемые структурным подразделением Министерства, созданным для осуществления контроля, проставляются в ЭРК в СЭД до утверждения руководством проекта указания (резолюции).

Сроки исполнения обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и организаций, устанавливаемые отделом документационного обеспечения, проставляются на бумажном носителе и (или) в ЭРК в СЭД одновременно с утверждением указания (резолюции) к документу.

Промежуточные сроки исполнения документов могут быть установлены секретариатами первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства в ЭРК в СЭД после утверждения руководством проекта указания (резолюции).

34.6. Обязательному контролю в Министерстве подлежат следующие документы:

поручения и указания Президента Российской Федерации,

поручения Правительства Российской Федерации,

запросы Федерального Собрания Российской Федерации,

запросы контрольно-надзорных органов,

обращения граждан.

34.7. Особый контроль осуществляется за исполнением следующих документов:

поручений и указаний Президента Российской Федерации,

поручений Председателя Правительства Российской Федерации,

поручений заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;

поручений Администрации Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;

поручений Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, во исполнение поручений Председателя Правительства Российской Федерации, в целях реализации норм федеральных законов;

поручений Контрольного управления Президента Российской Федерации, данных во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации;

других документов по поручению Министра.

34.8. Отдел контроля, в качестве контроля за исполнением поручений еженедельно представляет Министру отчет об исполнительской дисциплине.

В целях предупреждения нарушения сроков исполнения документов и контроля за исполнительской дисциплиной отдел контроля исполнения поручений в электронном виде направляет в структурные подразделения Министерства, ответственные за исполнение документов, перечни контрольных поручений.

34.9. Увеличение срока исполнения документов Министерства производится в следующем порядке:

типовые сроки - в соответствии с порядком и в сроки, определенные соответствующими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, устанавливающими данные типовые сроки;

индивидуальные сроки - руководителями Министерства, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их исполнение имеет право:

по поручениям (указаниям) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращениям, адресованным на имя Министра - только Министр;

по обращениям, адресованным на имя первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра - соответственно статс-секретарь - заместитель Министра, заместители Министра, в чей адрес поступила корреспонденция;

по обращениям, адресованным руководителям структурных подразделений - руководители структурных подразделений, в чей адрес поступила корреспонденция.

34.10. Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлевается.

34.11. При невыполнении ответственным исполнителем поручения в установленный срок оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за структурным подразделением Министерства, ответственным за исполнение документа, до полного исполнения документа.

34.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля должностными лицами, указанными в подпункте 34.1 пункта 34 Инструкции, после выполнения заданий, запросов, принятия необходимых мер, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются на документе в ЭРК в СЭД.

34.13. Должностные лица, являющиеся ответственными исполнителями по документу, несут персональную ответственность за качество и своевременность его исполнения.

35. Работа исполнителя с документами

35.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению (резолюций) Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя структурного подразделения или иных должностных лиц.

35.2. Поручения руководства Министерства доводятся до руководителей структурных подразделений посредством СЭД, как правило, в день их утверждения, а срочные и оперативные - незамедлительно.

35.3. Документы, поступившие в структурное подразделение Министерства с указаниями по исполнению (резолюциями) Министра или лица, его замещающего, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра, заместителей Министра, передаются исполнителю только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

35.4. Персональную ответственность за своевременную и качественную подготовку документов для внесения в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и другие органы государственной власти несет руководитель структурного подразделения Министерства, являющийся ответственным за выполнение конкретного поручения, в соответствии с указанием по исполнению (резолюцией).

35.5. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Министерства выделяют документы, требующие срочного исполнения, обеспечивают оперативное рассмотрение, доведение до исполнителей в день поступления, а также контроль за их своевременным и качественным исполнением.

35.6. Служащие структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку заявки на рассылку документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

35.7. В случае если в поручении Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ответственным за созыв указано Министерство, то ответственное за выполнение поручение структурное подразделение Министерства обязано получить согласование у соисполнителей поручения.

35.8. Подписание документа у Министра или лица, его замещающего, осуществляется через отдел документационного обеспечения.

35.9. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

36. Учет и анализ объемов документооборота.

36.1. Учет объемов документооборота в Министерстве ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности служащих, занятых в делопроизводстве.

36.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

36.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Департаментом управления делами и представляются руководству Министерства в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

36.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД.

36.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

36.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.