II. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

14. В Инструкции используются следующие основные понятия:

дело - физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде Министерства, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения <1>;

--------------------------------

<1> Пункт 104 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности Министерства <2>;

--------------------------------

<2> Пункт 1 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами и (или) метаданными, позволяющими ее идентифицировать <3>;

--------------------------------

<3> Пункт 9 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

официальный документ - документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты <4>;

--------------------------------

<4> Пункт 10 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

документирование - стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме <5>;

--------------------------------

<5> Пункт 56 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

документооборот - движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки <6>;

--------------------------------

<6> Пункт 88 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть <7>;

--------------------------------

<7> Пункт 25 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

номенклатура дел - документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке <8>;

--------------------------------

<8> Пункт 106 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа <9>;

--------------------------------

<9> Пункт 23 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

регистрация документа - запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты <10>;

--------------------------------

<10> Пункт 95 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

реквизит документа - структурная часть и элемент оформления документа, служащий для идентификации документа и содержащейся в документе информации <11>;

--------------------------------

<11> Пункт 43 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая жизненный цикл документов до их перехода на стадию архивного хранения или уничтожения <12>.

--------------------------------

<12> Пункт 48 "ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", введенного в действие приказом Росстандарта от 28 января 2025 г. N 30-ст.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.