I. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве спорта Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства спорта Российской Федерации документов, совершенствования делопроизводства Министерства спорта Российской Федерации и повышения его эффективности.

2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Положением о Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 607, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023), Регламентом Министерства спорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 20 декабря 2019 г. N 1082 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 3 июня 2020 г., регистрационный N 58572), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Министерстве спорта Российской Федерации независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организация делопроизводства в Министерстве спорта Российской Федерации осуществляется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД).

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6. Обращение с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, приказом Министерства спорта Российской Федерации от 4 июня 2025 г. N 420 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве спорта Российской Федерации и организациях, подведомственных Министерству спорта Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 июля 2025 г., регистрационный N 82919).

7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2023 г. N 2334 "Об утверждении Правил использования федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" для направления гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства, объединениями граждан, в том числе юридическими лицами, обращений и сообщений в государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам, а также для получения и обработки такими органами и организациями указанных обращений и сообщений и направления ответов на такие обращения и сообщения", а также отдельными инструкциями (порядками), утверждаемыми Министром спорта Российской Федерации (далее - Министр).

9. Организацию и ведение делопроизводства на основе единой политики, совершенствование информационных технологий и внедрение современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации осуществляет Департамент управления делами и контроля (далее - Департамент управления делами).

Ответственность за организацию работы с документами и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства спорта Российской Федерации осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими Министерства спорта Российской Федерации (далее - служащие), ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

10. Служащие несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

10.1. Служащие структурных подразделений Министерства спорта Российской Федерации несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность, за несоблюдение положений Инструкции.

10.2. О случаях утраты документа служащий структурного подразделения Министерства спорта Российской Федерации обязан незамедлительно доложить своему руководителю.

Руководитель структурного подразделения Министерства спорта Российской Федерации, в котором произошла утрата документа, в случае наличия признаков и (или) фактов совершения служащим дисциплинарного проступка, направляет служебную записку Министру для принятия решения о проведении служебной проверки в соответствии с порядком проведения служебных проверок в Министерстве спорта Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства спорта Российской Федерации от 9 августа 2024 г. N 821 (зарегистрирован Минюстом России 11 сентября 2024 г., регистрационный N 79429).

10.3. При планировании временного отсутствия в связи с отпуском или командировкой, а также в связи с временной нетрудоспособностью, в случае увольнения или перемещения в другое структурное подразделение Министерства спорта Российской Федерации (далее - Министерство) служащие структурных подразделений Министерства обязаны передать все находящиеся у них документы служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Министерства, или другому лицу по указанию руководителя структурного подразделения.

10.4. При переходе на другую работу служащий, отвечающий в структурном подразделении Министерства за ведение делопроизводства, осуществляет передачу всех документов вновь назначаемому служащему.

10.5. Вновь принятый служащий, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства в структурном подразделении Министерства, обязан в течение трех рабочих дней после поступления на федеральную государственную гражданскую службу Министерства пройти инструктаж по ведению делопроизводства.

11. Содержание служебных писем не подлежит разглашению.

Передача документов, их копий, проектов в другие органы государственной власти и организации допускается только с разрешения Министра или лица, исполняющего его обязанности.

Публикация служебной переписки в средствах массовой информации и передача им служебной информации допускается только с разрешения Министра или лица, исполняющего его обязанности.

12. Департамент управления делами не реже одного раза в квартал осуществляет проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Министерства. Результаты проверок докладываются Министру или лицу, исполняющему его обязанности.

13. Внесение изменений в Инструкцию оформляется приказом Министерства после их согласования с Федеральным архивным агентством, за исключением изменений технического характера.