8.2. Формирование дел
8.2. Формирование дел 
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются во всех подразделениях Службы. Их формирование должно осуществляться в 10-дневный срок должностными лицами, назначенными в них ответственными за делопроизводство.
8.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляет управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.
При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляется (пишется) на каждом томе с добавлением "том N 1", "том N 2" и т.д.
8.2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
8.2.6. Приказы Россельхознадзора группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.2.7. Уставы, положения, инструкции, утвержденные приказами Россельхознадзора, являются приложениями к ним и группируются вместе с приказами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
8.2.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.
8.2.9. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
8.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
8.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
8.2.12. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельное дело и располагаются в нем в порядке алфавита по фамилиям.
8.2.13. Обращения граждан (предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках, злоупотреблениях и коррупции) и документы по их рассмотрению группируются отдельно от обращений граждан, носящих личный характер.
8.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
