8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Россельхознадзоре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Россельхознадзора, который составляют документы, созданные в Россельхознадзоре и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Россельхознадзоре, положениями об управлениях, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Россельхознадзора, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В Россельхознадзоре составляются номенклатуры дел управлений (приложение N 17) и номенклатура дел Россельхознадзора (приложение N 18).
8.1.4. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) должностным лицом, ответственным в управлении за ведение делопроизводства, согласовывается с должностным лицом, ответственным за архив Россельхознадзора, подписывается начальником управления и представляется в управление, ответственное за делопроизводство в Службе. Процедура согласования и подписания номенклатуры дел управления может проводиться с помощью СЭД Россельхознадзора.
8.1.5. Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить ее в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре.
8.1.6. Номенклатура дел Россельхознадзора (далее - сводная номенклатура дел) составляется управлением, ответственным за делопроизводство в Службе, на основе номенклатур дел управлений.
8.1.7. Сводная номенклатура дел Россельхознадзора подписывается начальником управления, ответственного за делопроизводство в Службе, и утверждается после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее - ЦЭК Россельхознадзора) руководителем Россельхознадзора не позднее конца текущего года.
8.1.8. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.9. Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел до утверждения руководителем Россельхознадзора согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ), в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Россельхознадзора документы Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.10. В случае коренного изменения функций и структуры Россельхознадзора сводная номенклатура дел подлежит заново согласованию с ЭПК ГА РФ независимо от срока предыдущего ее согласования.
8.1.11. После утверждения сводной номенклатуры дел управления Россельхознадзора получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.12. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Один экземпляр сводной номенклатуры дел после согласования с ЭПК ГА РФ передается в Государственный архив Российской Федерации.
8.1.13. Сводная номенклатура дел состоит из разделов и подразделов. Первый раздел сводной номенклатуры дел называется "Руководство", в состав которого в виде подразделов входят приемные руководителя Россельхознадзора и его заместителей. Названиями других разделов сводной номенклатуры дел являются наименования управлений, а названиями входящих в их состав подразделов - наименования отделов.
В сводной номенклатуре дел разделы и подразделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Россельхознадзора.
8.1.14. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Россельхознадзора. Периодические издания в сводную номенклатуру дел не включаются.
8.1.15. Сводная номенклатура дел, как и номенклатура дел управления, содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в данную номенклатуру дел. Индекс дела, формируемого в отделе управления, состоит из установленного в Россельхознадзоре делопроизводственного обозначения (индекса) управления, порядкового номера входящего в его состав отдела, и порядкового номера дела, формируемого в отделе. Индекс дела, формируемого в приемной начальника управления, состоит из делопроизводственного обозначения (индекса) управления, нуля (делопроизводственного обозначения приемной) и порядкового номера дела, формируемого в приемной. Индекс дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора, состоит из делопроизводственного обозначения (индекса) руководства Россельхознадзора, делопроизводственного обозначения (индекса) руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора и порядкового номера дела, формируемого в приемной.
Все делопроизводственные обозначения (индексы) и порядковые номера дел отделяются друг от друга дефисами. Индексы дел в приемных руководства Россельхознадзора обозначаются арабскими цифрами и двумя прописными (заглавными) буквами. Первая буква - это начальная буква имени, а вторая буква - начальная буква фамилии руководителя или заместителя руководителя Россельхознадзора. Индексы дел, формируемых в приемных и отделах управлений Россельхознадзора, обозначаются только арабскими цифрами. Номера всех дел начинаются с порядкового номера "01".
Пример индекса дела, формируемого в приемной руководителя (заместителя руководителя) Россельхознадзора: 1-НВ-02, где 1 - делопроизводственное обозначение (индекс) руководства Россельхознадзора, НВ - делопроизводственное обозначение заместителя руководителя Россельхознадзора, а 02 - порядковый номер дела в приемной.
Пример индекса дела, формируемого в приемной начальника управления: 4-0-03, где 4 - делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 0 - делопроизводственное обозначение (индекс) приемной начальника управления, а 03 - порядковый номер дела в приемной.
Пример индекса дела, формируемого в отделе управления: 4-2-04, где 4 - делопроизводственное обозначение (индекс) управления, 2 - порядковый номер отдела в управлении по штатному расписанию, а 04 - порядковый номер дела в отделе.
В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера дел для однородных дел в пределах разных управлений.
Для переходящих дел индекс дела по возможности сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказы, распоряжения, поручения Минсельхоза России и документы по их выполнению располагаются перед заголовками дел с поручениями и приказами руководителя Россельхознадзора. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление непринятых и не оговоренных сокращений и непринятых кратких наименований органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название управления (автор документа); название органа государственной власти (органа местного самоуправления, организации), которому (которой) будут адресованы или от которого (которой) будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", после которого в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы (информационные письма, акты, переписка, доклады и др.) по особо опасным болезням животных.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем Россельхознадзор ведет переписку и по какому вопросу.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка Россельхознадзора с федеральными органами исполнительной власти по вопросам обеспечения внешнего карантина растений.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка Россельхознадзора с Минсельхозом России по вопросам государственного сортового и семенного контроля сельскохозяйственных растений.
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, например:
Переписка Россельхознадзора с органами управления ветеринарией субъектов Российской Федерации по вопросам инспекционной работы и аудита.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
План проверок территориальных управлений Россельхознадзора на 2016 год
или:
Отчет о деятельности Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору за 2015 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. После заполнения графы 3 управления в конце номенклатуры дел составляют итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (продолжение к приложению N 17). Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года (далее - итоговая запись), подписывается начальником управления и представляется вместе с оформленной номенклатурой дел до 15 января следующего календарного года в управление, ответственное за делопроизводство. После представления итоговой записи вместе с оформленной номенклатурой дел в управление, ответственное за делопроизводство в Россельхознадзоре, в конце итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
8.1.16. Если в течение года в Россельхознадзоре возникают новые документированные участки работы и возникает необходимость заведения дополнительных дел, то они вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.17. По окончании календарного года в управлении, ответственном за делопроизводство в Службе, на основе сведений, полученных из других управлений, составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в течение года в Россельхознадзоре (продолжение приложения N 18). Итоговая запись составляется в конце сводной номенклатуры дел и подписывается начальником управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в архив Россельхознадзора. После представления указанных сведений в архив Россельхознадзора в конце итоговой записи делается об этом отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
