8.3. Организация текущего хранения документов в управлениях Россельхознадзора
8.3. Организация текущего хранения документов
в управлениях Россельхознадзора 
8.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Россельхознадзора или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в папки-регистраторы или другие папки, имеющие твердые обложки.
В каждом управлении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство в управлениях). Начальники управлений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
8.3.2. Дела документального фонда Россельхознадзора, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Россельхознадзора, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника управления, при реорганизации и ликвидации Россельхознадзора или его управления.
Проверка наличия проводится путем сверки индексов и заголовков дел, находящихся в номенклатуре дел, с описанием дел на обложке. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
8.3.3. Выдача дел другим управлениям Россельхознадзора производится с разрешения начальника управления, ответственного за делопроизводство в Россельхознадзоре. Выдача дел должностным лицам управлений Службы для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается управление Россельхознадзора, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование должностным лицам управлений Россельхознадзора на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Россельхознадзора или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в управлении Россельхознадзора, временно требуются какому-либо должностному лицу, то они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел с разрешения начальника управления или его заместителя. На их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Россельхознадзора с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
