1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 
1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Министерство) документов и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.
1.3. В Министерстве делопроизводство организуется и ведется в соответствии с положениями Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 (далее - Методические рекомендации), Регламента Министерства сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Регламент Министерства).
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее - СЭДО).
1.5. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии (далее - Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения), утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и регулируется специальными нормативными актами Министерства.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в департаментах и отделах Министерства (далее - департаменты) осуществляется Департаментом аппарата Министра (далее - Аппарат) в соответствии с Положением о Департаменте аппарата Министра.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в департаментах и отделах возлагается на директоров департаментов и начальников отделов (далее - директора департаментов).
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в департаментах Министерства осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенными приказами руководства Министерства. Права и обязанности данных работников определяются их должностными регламентами.
1.9. Аппарат периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Министерства и о результатах докладывает руководству Министерства.
1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Аппарат.
Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Аппарат.
1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.
1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, в случае увольнения и перемещения по службе работники Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим работникам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Аппарате.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Министерстве;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
оформление документа - представление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой, в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Министерства, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Министерстве, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Министерства;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
служба делопроизводства - Аппарат Министерства, на который возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.
III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Министерстве, оформляются на бланках либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В Министерстве используются следующие виды бланков:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк протокола;
бланк письма Министерства;
бланк письма Министра;
бланк письма первого заместителя Министра;
бланк письма заместителя Министра;
бланк письма статс-секретаря - заместителя Министра;
бланк письма департамента;
общий бланк письма Министерства;
общий двусторонний бланк письма Министерства.
Бланки документов Министерства разработаны на основе углового и продольного вариантов расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Состав реквизитов для каждого вида бланков:
- для бланка приказа, распоряжения, протокола:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
сокращенное наименование Министерства;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- для бланка письма Министерства:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
сокращенное наименование Министерства;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
- для бланка письма Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителя Министра:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
сокращенное наименование Министерства;
должность лица - автора документа;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
- для бланка письма департамента:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
сокращенное наименование Министерства;
полное наименование департамента;
сокращенное наименование департамента;
справочные данные о департаменте Министерства (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта;
- для общего бланка Министерства:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
сокращенное наименование Министерства;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
- для общего двустороннего бланка письма Министерства:
Государственный герб Российской Федерации;
полное наименование Министерства;
справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты).
Образцы бланков документов Министерства приведены в Приложениях N 1 - 11 к настоящей Инструкции.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Установленные размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
3.1.2. Бланки документов Министерства с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, изготовленные по заказу Министерства полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанной продукции на должном качественном уровне, подлежат учету в Аппарате. На бланках документов с воспроизведением изображения Государственного герба Российской Федерации типографским способом проставляются порядковые номера.
3.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.4. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
3.1.5. При переписке между подразделениями Министерства бланки не используются.
3.1.6. Образцы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются приказом Министерства по представлению Аппарата.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра и утверждается приказом Министерства. Соответствующие предложения вместе с образцами предлагаемых бланков вносятся Аппаратом.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование Министерства;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о Министерстве;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.2.2. Государственный герб Российской Федерации
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов Министерства в одноцветном варианте на геральдическом щите на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Министерства".
3.2.3. Наименование Министерства
Полное и сокращенное наименование Министерства, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 450 (далее - Положение о Министерстве). Сокращенное наименование Министерства помещается в скобках под полным наименованием.
3.2.4. Наименование должности лица - автора документа
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра и заместителей Министра. Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Министерства.
3.2.5. Подпись должностного лица
В состав подписи входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и оформляются пробелом от нее.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Заместитель Министра Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │И.о. Министра Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются руководством Министерства. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются руководством департамента.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подписываются Министром, заместителем Министра, директорами департаментов в соответствии со статусом исходящего документа.
Документы, направляемые в организации и гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов и их заместителями в соответствии с их компетенцией. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о департаментах и должностными регламентами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Директор Департамента │ │правового обеспечения Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При оформлении документа на бланке Министра, первого заместителя Министра, статс-секретаря - заместителя Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Заместитель Министра Личная подпись И.О. Фамилия │ │ │ │Директор Аппарата Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Первый лист документа при этом оформляется на стандартном листе бумаги без бланка.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: Заместитель Министра │ │Заместитель Министра финансов │ │сельского хозяйства Российской Федерации │ │Российской Федерации │ │ │ │Личная Личная │ │подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В документах, составленных коллегиальным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе коллегиального органа в соответствии с распределением.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия │ │ │ │Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия │ │ Личная подпись И.О. Фамилия │ │ Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом. При этом подпись оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │И.о. Директора Департамента │ │правового обеспечения Личная подпись И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.2.6. Вид документа
Наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ), издаваемого в Министерстве, включается в бланк соответствующего вида документов. Наименование вида и разновидности документа не указывается в бланке письма.
3.2.7. Место составления
Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Министерства, за исключением бланков писем.
3.2.8. Справочные данные о Министерстве
Справочные данные о Министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Министерства, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения.
Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовый связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).
3.2.9. Адресат
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам структурных подразделений, гражданам.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти и подведомственные организации.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже через 1 межстрочный интервал.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Правительство │ │ Российской Федерации │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Наименование органа власти, организации следует писать перед наименованием структурного подразделения.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Министерство сельского хозяйства│ │ Российской Федерации │ │ Департамент правового │ │ обеспечения │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если служебное письмо адресуется в несколько однородных органов власти, организаций, то их следует указывать обобщенно. Наименование оформляется через 1 межстрочный интервал и указывается в именительном падеже.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: Администрации субъектов│ │ Российской Федерации │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности оформляется через 1 межстрочный интервал, указывается в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочный интервал.
Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией и отделяются пробелом от нее.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: Руководителю Федеральной службы│ │ государственной статистики │ │ │ │ И.О. Фамилия │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Министерство сельского хозяйства│ │ Российской Федерации │ │ Директору Административного │ │ департамента │ │ │ │ И.О. Фамилия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, которыми определен следующий порядок написания почтового адреса:
наименование адресата (для юридического лица - полное или краткое наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Открытое акционерное общество │ │ "Российские железные дороги" │ │ │ │ Новая Басманная ул., д. 2, Москва,│ │ 107174 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии, затем почтовый адрес.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Иванову И.И. │ │ │ │ Саянская ул., д. 12, кв. 32, │ │ Москва, 111531 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается руководством департамента.
3.2.10. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты), утверждения (инструкции, положения, правила, регламенты, планы, отчеты), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, а также департаментами при регистрации документа.
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: 27.05.2011 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: 27 мая 2010 г. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением данного реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.
3.2.11. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (в СЭДО), имеет порядковый номер в пределах календарного года.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │N 15214-ЭН/Д01, N 16290-ЛА/Д22, N 16472-АЛ/Д04 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Регистрационный номер документа, изданного совместно разными органами, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.2.12. Наименование либо аннотация документа
Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных│ │государственных служащих и работников Министерства. │ │ Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи. │ │ Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
3.2.13. Текст документа
Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки подразделов пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками, либо строчными буквами с закрывающей скобкой. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
В распорядительных документах Министерства, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает").
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации│ │от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки│ │нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их│ │государственной регистрации"; │ │ "В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной│ │комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом│ │Росархива от 19 января 1995 г. N 2...". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если текст документа располагается на нескольких страницах, то страницы нумеруются арабскими цифрами, начиная со второй, посередине верхнего поля.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице (допустимо пронумеровать графы таблицы на первой странице, а на следующих страницах печатать только номера соответствующих граф).
3.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем в специальной строке бланка при подготовке письма-ответа.
3.2.15. Отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: на 5 л. в 2 экз. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если в тексте письма нет ссылки на имеющееся приложение, то в отметке о наличии приложений указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: 1. Справка о доработке... на 3 л. в 1 экз. │ │ 2. Заключение на проект... на 8 л. в 2 экз. │ │ 3. Копия письма... на 2 л. в 5 экз. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: брошюра в 3 экз. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если в отметке о наличии приложений указывается документ, имеющий собственное приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 │ │ и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой "Для служебного пользования", содержащие информацию конфиденциального характера (служебную тайну), оформляются также с пометкой "Для служебного пользования" в приложении.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: Справка о финансировании, для служебного пользования, │ │ на 3 л. в 1 экз. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и др.) и количество штук.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Приложение: дискета - 1 шт. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Приложение N 2 │ │ к приказу Минсельхоза России│ │ от 17.11.2010 N 405 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Приложение N 1 │ │ │ │ УТВЕРЖДЕНО │ │ приказом Минсельхоза России│ │ от 25.12.2009 N 125 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение на лицевой стороне последнего листа содержит визу.
3.2.16. Гриф согласования
Грифом согласования оформляется согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │СОГЛАСОВАНО │ │Заместитель Министра финансов │ │Российской Федерации │ │Подпись И.О. Фамилия │ │Дата │ │ │ │Например: │ │СОГЛАСОВАНО │ │Письмо Минфина России │ │от 31.12.2010 N 09-06-20/50 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (сельскохозяйственный, экологический, пожарный и другой); подведомственными Министерству федеральными органами исполнительной власти и общественными организациями.
3.2.17. Виза
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Министерства оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Директор Департамента │ │ правового обеспечения │ │ Подпись И.О. Фамилия │ │ Дата │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела Министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Замечания прилагаются (Согласен с учетом замечаний и др.) │ │ Директор Департамента │ │ правового обеспечения │ │ Подпись И.О. Фамилия │ │ Дата │ └────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
В целях сокращения сроков визирования документа рекомендуется проводить одновременную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти и других заинтересованных организациях.
Документы, представляемые на подпись Министру (заместителям Министра), до Департамента аппарата Министра визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором (заместителем директора) департамента, в котором подготавливался проект документа, директором (заместителем директора) заинтересованного департамента, курирующими их деятельность заместителями Министра и директором Департамента правового обеспечения (далее - Депправо) (замещающим его лицом).
Проекты нормативных правовых актов и распорядительных актов визируются директором Депправа (замещающим его лицом) после визирования всеми заинтересованными департаментами Министерства и курирующими их работу заместителями Министра.
Замечания по неурегулированным разногласиям докладываются руководителю, подписывающему документ.
В случае несоответствия действующему законодательству представляемых на подпись руководству Министерства проектов нормативных правовых, распорядительных актов и иных документов директор Депправа (его заместитель), не визируя документ, должен дать соответствующее правовое заключение. В случае подписания указанных документов, не прошедших правовую экспертизу, директор Депправа вправе сообщить об этом руководству Министерства.
3.2.18. Гриф утверждения
Гриф утверждения на документах, подлежащих утверждению, проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Допускается его располагать на полуторном межстрочном расстоянии (18 пт) от следующей строки.
При утверждении документа уполномоченным должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: УТВЕРЖДАЮ │ │ │ │ Министр сельского хозяйства │ │ Российской Федерации │ │ │ │ Личная подпись И.О. Фамилия │ │ Дата │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При утверждении документа приказом, коллегией Министерства гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (инструкция - УТВЕРЖДЕНА, положение - УТВЕРЖДЕНО, материалы - УТВЕРЖДЕНЫ), наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: УТВЕРЖДЕНО │ │ │ │ приказом Минсельхоза России │ │ от 24.12.2010 N 448 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.2.19. Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах финансового характера и подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте бланка документа или на месте, обозначенном отметкой "МП".
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать) и иные печати согласно Положению о Министерстве.
Примерный перечень документов, на которые ставятся печати Министерства с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в Приложении N 12 к настоящей Инструкции.
Решение о проставлении гербовой печати на документах, не входящих в указанный перечень, принимает руководство Министерства, а также директор Аппарата.
Оттиск круглых печатей без изображения государственной символики ставится на копиях документов для удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах в целях подтверждения их соответствия подлинникам.
3.2.20. Отметка о заверении копии
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом ниже реквизита "Подпись", оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии или выписки из документа в другую организацию).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │Подлинник документа находится в деле Минсельхоза России │ │N ______ за ____ г. │ │ │ │Верно │ │ │ │Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия │ │ │ │Дата Печать │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.21. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой (для документов, направляемых по каналам электронной почты и факсимильной связи) или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона и печатается, как правило, размером шрифта N 8.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ │ │И.И. Иванов │ │(499)975-00-00 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
3.2.22. Указания по исполнению документа
Указания по исполнению документа оформляются в СЭДО в электронном виде, непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению документа.
Указание включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, регистрационный номер документа, к которому относятся указания по исполнению документа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: И.О. Фамилия │ │ И.О. Фамилия │ │ Прошу подготовить проект договора до 05.02.2012 │ │ │ │ Личная подпись │ │ Дата Регистрационный номер документа │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
Поручение, содержащееся в тексте указания, должно быть конкретным (например: "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...") и не должно допускать двойного толкования (например: "...Для рассмотрения и ответа...").
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "обобщение" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Головной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
3.2.23. Отметка о контроле документа
Отметка о контроле документа проставляется на регистрационной карточке СЭДО и документах, поставленных на контроль. Обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" и датой исполнения поручения.
3.2.24. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - кратких сведений об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ.
Документы, которые стояли на контроле, необходимо списывать в дело только после снятия их с контроля.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или директором департамента, в котором исполнен документ.
3.2.25. Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, с пометкой "Для служебного пользования", указывается в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа.
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
3.2.26. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа должна содержать очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.
3.3. Подготовка и оформление проектов
законодательных актов Российской Федерации
3.3.1. Министерство осуществляет разработку проектов федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе.
Законопроект, вносимый в Правительство Российской Федерации, должен быть подписан Министром или лицом, исполняющим его обязанности, руководителями (их заместителями) федеральных органов исполнительной власти, к сфере деятельности которых относятся вопросы, содержащиеся в указанных законопроектах, и иметь заключения Министерства юстиции Российской Федерации.
К законопроектам, которые вносятся в Правительство Российской Федерации, прилагаются следующие материалы:
проект распоряжения Правительства Российской Федерации о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации и назначении официального представителя Правительства Российской Федерации при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и основной идеи законопроекта;
финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (представляется при необходимости, а также в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);
перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;
перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с данным проектом федерального закона;
заключения, предусмотренные пунктами 60 и 61 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 (далее - Регламент Правительства Российской Федерации);
заключение Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации.
3.3.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения на представление в Правительство Российской Федерации, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 15, как правило, через два межстрочных интервала (24 пт) (пт - пункт - единица измерения, используемая в текстовом редакторе WinWord для определения величины интервала).
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении законопроекта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3.3.3. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается в две строки через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по левой границе.
На расстоянии двух межстрочных интервалов (24 пт) от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
3.3.4. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации │ │ об административных правонарушениях в связи с принятием │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации │ │ об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного │ │ кодекса Российской Федерации │ │ │ │ или │ │ │ │ О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 │ │ Гражданского кодекса Российской Федерации в части │ │ платежей в бюджет и во внебюджетные фонды │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Текст законопроекта отделяется от заголовка тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) размером шрифта N 15.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ РАЗДЕЛ I │ │ ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текста). Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Подраздел I. Общие положения об обязательствах │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Глава 5. Права, обязанности и ответственность │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ § 1. Хозяйственные товарищества и общества │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Статья 33. Сертификация │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами (36 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал (12 пт). Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 13 к настоящей Инструкции.
3.3.5. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту (проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации).
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 через полтора межстрочных интервала (18 пт) и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на два межстрочных интервала (24 пт), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (24 пт), печатается строчными буквами через один интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА │ │ │ │ к проекту федерального закона "О внесении изменений │ │ в статью 1 Закона Российской Федерации │ │ "О подоходном налоге с физических лиц" │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается размером шрифта N 14 через полтора межстрочных интервала (18 пт) с абзацного отступа - на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки в нижней ее части.
3.4. Подготовка и оформление проектов актов
(указов и распоряжений) Президента Российской Федерации
3.4.1. Подготовка и оформление проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Проекты актов Президента Российской Федерации визирует Министр или лицо, исполняющее его обязанности.
Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра, в котором указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта, а также излагается позиция Министра в отношении предложений, направленных федеральными органами исполнительной власти или организациями и содержащих возражения по проекту акта (при их наличии). К письму прилагаются пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений и оформленная в соответствии с пунктом 3.3.5 настоящей Инструкции, и при необходимости справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
К проекту акта Президента Российской Федерации, предусматривающего принятие актов Правительства Российской Федерации, прилагаются соответствующие, связанные с ним проекты актов Правительства Российской Федерации.
3.4.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 сантиметров.
3.4.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты.
Наименование вида акта - УКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) оформляется вразрядку, прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 24, ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - прописными буквами, размером шрифта N 18. Выравнивается по центру.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (12 пт).
Начало и конец каждой строки заголовка располагаются по центру относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным двойным интервалом (24 пт) и печатается через полуторный интервал (18 пт). Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
В проектах указов Президента Российской Федерации следует употреблять полные наименования федеральных органов власти. В проектах распоряжений Президента Российской Федерации, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации рекомендуется употреблять сокращенные официальные наименования федеральных органов исполнительной власти.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом (32 пт) и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" располагается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом в четыре межстрочных интервала (48 пт) и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" полуторным межстрочным интервалом (18 пт). Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" полуторным межстрочным интервалом (18 пт).
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги и визируются Министром.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через полуторный межстрочный интервал (18 пт) дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита располагаются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал (12 пт). При наличии нескольких приложений они нумеруются.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 │ │ к Указу Президента │ │ Российской Федерации │ │ от N │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно три межстрочных интервала (36 пт). Длина черты составляет 2 - 3 сантиметра.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: УТВЕРЖДЕНО │ │ │ │ Указом Президента │ │ Российской Федерации │ │ от N │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Первое слово заголовка приложения выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и напечатано вразрядку (СПИСОК, ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и другое). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом (70 пт), интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом (24 пт).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал шрифтом размерами N 10 или N 12 в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - строчными буквами с закрывающей скобкой. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │1.2. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │2.3.1. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │1.2.2.1. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образцы оформления проекта указа и проекта распоряжения Президента Российской Федерации указаны в Приложениях N 14, N 15 к настоящей Инструкции.
3.5. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений,
распоряжений) Правительства Российской Федерации
3.5.1. Проекты актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации вносятся в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Российской Федерации, с пояснительной запиской. В сопроводительном письме указываются основание внесения проекта акта, сведения о содержании и согласовании проекта акта, а также излагается позиция Министра в отношении предложений, направленных федеральными органами исполнительной власти или организациями и содержащих возражения по проекту акта (при их наличии). Письмо подписывается Министром или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект.
Пояснительная записка к проекту акта Правительства Российской Федерации оформляется в соответствии с пунктом 3.3.5 настоящей Инструкции.
3.5.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом "Times New Roman" с размером шрифта N 14 через полуторный интервал (18 пт).
3.5.3. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) оформляется прописными буквами вразрядку, размер шрифта N 14, ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ - прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 16. Выравнивается по центру.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, двойным межстрочным интервалом (24 пт), оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │N 123 │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │N 456-р │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" двойным межстрочным интервалом (24 пт) и оформляется центрованным способом.
Заголовок - печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы через один межстрочный интервал (12 пт) и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст - отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами (24 - 36 пт) и печатается размером шрифта N 14 с полуторным интервалом (18 пт).
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста тройным межстрочным интервалом (36 пт) и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" - центруются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации (пункт 3.4.3 Инструкции).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
3.5.4. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 2) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если проект акта Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
3.5.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
3.5.6. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации приведены в Приложениях N 16, N 17 к настоящей Инструкции.
3.6. Подготовка нормативных правовых актов Министерства
3.6.1. Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Министерства в пределах компетенции.
Нормативный правовой акт - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Министерством в пределах компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах его компетенции в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
3.6.2. Порядок подготовки и оформления Министерством нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, Регламентом Министерства, а также настоящей Инструкцией.
Проекты нормативных правовых актов Министерства подлежат антикоррупционной экспертизе.
Нормативные правовые акты могут издаваться Министерством совместно с федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).
3.7. Оформление отдельных видов документов в Министерстве
3.7.1. Состав документов Министерства
В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
3.7.2. Приказ, распоряжение
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Министерства, рассчитанным на разовое выполнение.
Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности Министерства.
Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам Министерства.
Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности Министерства и его структурных подразделений, не имеющие нормативного характера.
Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в Приложениях N 1, N 18 к настоящей Инструкции.
Образец проекта распоряжения Министерства представлен в Приложении N 2 к настоящей Инструкции.
3.7.2.1. Приказы (распоряжения) оформляются на бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:
Государственный герб Российской Федерации;
Наименование Министерства;
Наименование вида документа - приказ (распоряжение) оформляется центрованным способом, прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом, с размером шрифта N 18.
Дата и регистрационный номер. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "-р".
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Место составления (издания) приказа (распоряжения).
Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ О конкурсе на звание "Лучший │ │ бухгалтер агропромышленного комплекса" │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Проекты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом "Times New Roman" размером N 14 через 1,5 интервала, при подготовке табличных документов используется шрифт N 12.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Размеры полей составляют: 30 мм - левое; 20 мм - правое, верхнее и нижнее. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. В исключительных случаях в распоряжениях преамбула может отсутствовать.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку (в распоряжениях это слово отсутствует).
Распорядительная часть приказа состоит из конкретных поручений (заданий) и содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения и, как правило, строится по следующей схеме: исполнитель, которому дается поручение (в качестве исполнителей указываются департаменты, подведомственные Министерству федеральные органы исполнительной власти или конкретные должностные лица) - срок выполнения поручения - суть поручения.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственным Министерству федеральным органам исполнительной власти (их должностным лицам) даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через взаимодействующие с ними департаменты.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "1. Депагропрому организовать работу ФГУ "Возрождение" по│ │подготовке...". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2012 г.│ │подготовить проект программы...". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или буквами с закрывающей скобкой.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты или конкретные должностные лица.
Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о должностном лице (департаменте), на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Указанный пункт отсутствует, если приказ (распоряжение) содержит только нижеследующие пункты:
о создании комиссии (совета, рабочей группы, организационного комитета и т.п.) и утверждении состава указанных координационных, совещательных органов;
об утверждении Правил (Порядка, Методики, Нормативов, Положений и т.п.);
об отмене либо признании утратившими силу ранее изданных нормативно-правовых актов, распорядительных документов или внесении в них изменений и дополнений.
При наличии других пунктов в приказе (распоряжении) пункт о контроле за исполнением приказа (распоряжения) должен быть в обязательном порядке.
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ (распоряжение) не следует включать пункт о доведении его до сведения кого-либо. Организации, департаменты, должностные лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).
При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.
Визы.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта приказа (распоряжения).
При визировании проекта приказа (распоряжения) неукоснительно соблюдается правило: от одного департамента - одна виза - директора департамента (или лица, исполняющего его обязанности).
Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности и приложения к ним, представляемые на подпись руководству Министерства, визируются в следующем порядке:
исполнителем и директором департамента, внесшим проект на рассмотрение;
директорами департаментов, которым в проекте даются поручения;
заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей;
директором Депправа,
директором Аппарата.
При этом дополнительно каждый лист проекта приказа (распоряжения) визируется на оборотной стороне руководством Депправа.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Проекты приказов (распоряжений) о признании утратившими силу нормативных правовых актов, как правило, визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего проект, директор Депправа, заместитель Министра, в случае если документ подписывает Министр, а также директор Аппарата.
Подпись должностного лица.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы и распоряжения подписывает Министр, в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности (в подписи в этом случае указывается должность "И.о. Министра").
Отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего (подписного) листа приказа (распоряжения) в нижней части.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона, название структурного подразделения.
Приложение к приказу (распоряжению) оформляется на отдельных листах бумаги, визируется директором департамента (или замещающим его лицом), подготовившего указанное приложение, на лицевой стороне последнего листа.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании приказов (распоряжений).
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно по центру верхнего поля, начиная со второй страницы.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Приложение N 1 │ │ к приказу Минсельхоза │ │ России │ │ от N │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При наличии в тексте приказа (распоряжения) формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ УТВЕРЖДЕН │ │ приказом Минсельхоза России │ │ от N │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Слова УТВЕРЖДЕН и УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: план - УТВЕРЖДЕН, положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Если приложением к приказу (распоряжению) является положение, регламент, перечень, список, план (мероприятий), состав (совета, оргкомитета, рабочей группы, комиссии), график и другие подобные документы, то наименование такого документа печатается полужирным шрифтом с размером шрифта N 14 прописными буквами, вразрядку, центруется, а заголовок печатается через один интервал (12 пт) после наименования со строчной буквы.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ П О Р Я Д О К │ │ организации ветеринарного надзора за переадресовкой │ │ импортного сырья │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При издании утверждаемого приказом (распоряжением) приложения как самостоятельного документа в правом углу первого листа указанного документа проставляется гриф утверждения со ссылкой на номер и дату утвердившего его приказа (распоряжения).
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы печатается через один межстрочный интервал (12 пт) с размером шрифта N 14 (в исключительных случаях допускается применять размер шрифта N 12).
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф (или номера граф, соответствующие номерам граф на первой странице таблицы) повторяются на каждой странице.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с абзацного отступа с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Весь текст документа, касающегося сроков производства <*> тракторов,│ │не приводится. │ │ Примечания: │ │ 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен│ │заводом-изготовителем. │ │ 2. Срок поставки тракторов может быть уточнен Министерством. │ │ -------------------------------- │ │ <*> Включая производство по кооперации. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Сноски допускается печатать шрифтом N 10 или 12. На каждой странице не должно проставляться более трех сносок.
Применяемые в приложении тексты сносок не должны содержать нормативных предписаний.
Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим органом, визируется директором департамента и в левом верхнем углу первого листа указывается, кем был утвержден документ.
3.7.2.2. Если в тексте проекта приказа (распоряжения) Министерства упоминаются иные нормативные правовые акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │"(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 15, ст. 2)". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Ссылки в тексте нормативного правового акта на неопубликованные акты, а также акты, не прошедшие в установленном порядке государственную регистрацию в Минюсте России, не допускаются.
3.7.2.3. При подготовке нормативных правовых актов и распорядительных документов Министерства, протоколов заседаний и совещаний, выпускаемых в Министерстве, используются установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.
Слова "министерство", "федеральная служба", "федеральное агентство", "комиссия" во множественном числе или не в качестве имен собственных пишутся со строчной буквы. Если эти слова употребляются в документе вместо полного наименования или при повторении, рекомендуется их написание с прописной буквы. При отсутствии полного наименования слова "служба", "департамент", "главное управление", "управление" пишутся со строчной буквы.
3.7.2.4. Подготовка приказа (распоряжения) включает оформление проекта, его согласование, подписание и регистрацию.
3.7.2.5. Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности Министерства готовят и вносят на рассмотрение Министру департаменты на основании поручений Министра, его заместителя либо в инициативном порядке.
3.7.2.6. При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих проект приказа (распоряжения), проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями (пункт 3.7.2.1 Инструкции).
Возникающие при согласовании (визировании) проекта приказа (распоряжения) возражения или замечания излагаются в справке, подписываются директором соответствующего департамента, руководителями подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти или уполномоченными на то их заместителями и прилагаются к проекту.
При наличии разногласий по проекту приказа (распоряжения) вносящие его директора департаментов должны обеспечить обсуждение проекта заинтересованными сторонами на согласительном совещании у заместителя Министра с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект приказа (распоряжения) может быть представлен на подпись Министру с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания у заместителя Министра и подлинниками замечаний, подписанными соответствующими директорами департаментов, руководителями подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти, имеющими разногласия. Окончательное решение принимает Министр.
3.7.2.7. В случае внесения в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений проект подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект вышеуказанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.7.2.8. Проекты приказов (распоряжений) могут быть возвращены внесшим их департаментам Министерства Депправом и Аппаратом с указанием в письменном виде причины возврата.
Проекты приказов (распоряжений), вносимые на основании поручений Министра или его заместителя, должны быть подготовлены исполнителем в течение 15 дней, если не установлен другой срок.
Поручения, содержащиеся в приказах (распоряжениях), должны быть конкретными и реальными, включать исполнителей и сроки, соответствовать ранее принятым решениям.
За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) и своевременное их направление на согласование отвечают директора департаментов, которые осуществляют подготовку проекта.
Контроль за надлежащей подготовкой, оформлением и изданием приказов (распоряжений) осуществляет Аппарат.
Контроль за государственной регистрацией нормативного правового акта в Минюсте России отвечает директор департамента, подготовившего проект акта, совместно с Депправом. Депправо обеспечивает правовое сопровождение приказа при осуществлении государственной регистрации в Минюсте России.
3.7.2.9. Нормативные правовые акты Министерства, в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009, подлежат государственной регистрации.
3.7.2.10. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Министерство издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
а) индивидуальные правовые акты;
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и другие);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных Министерству;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Министерства и не содержащие новых правовых норм;
г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и другие), если они не содержат нормативных предписаний;
д) акты рекомендательного характера.
Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает Административный департамент (далее - Депадминистрация) на основании соответствующих представлений структурных подразделений Министерства, подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти, организаций.
Указанные проекты приказов должны быть согласованы с заинтересованными департаментами и подведомственными Министерству федеральными органами исполнительной власти.
Проекты приказов Министерства о назначении граждан, гражданских служащих Министерства на должности федеральной государственной гражданской службы, а также проекты приказов о назначении руководителей подведомственных Министерству организаций на должности, предусматривающие допуск к государственной тайне, подлежат обязательному согласованию с Отделом защиты государственной тайны и обеспечения защиты информации.
3.7.2.11. Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности Министерства, а также по иным вопросам, находящимся в ведении Министерства, регистрируют по порядку номеров в пределах календарного года в установленном порядке соответственно Аппарат и Депземполитика, приказы по кадровым вопросам и личному составу регистрирует по порядку номеров в пределах календарного года Депадминистрация.
Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись Министру через Аппарат.
Внесение поправок в подписанный приказ (распоряжение) не допускается.
3.7.2.12. Приказы (распоряжения) регистрируются в СЭДО по порядку номеров в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, приказы о командировании и распоряжения нумеруются отдельно.
3.7.2.13. Рассылка приказов (распоряжений) адресатам, кроме приказов (распоряжений), имеющих пометку "Для служебного пользования", осуществляется в электронном виде согласно информации, внесенной исполнителем в регистрационную карточку СЭДО.
3.7.2.14. Копии подписанных приказов (распоряжений), имеющих пометку "Для служебного пользования", зарегистрированные в Аппарате, Депадминистрации или Депземполитике, заверяются оттиском печати и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю.
Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в департаментах по месту их регистрации.
3.7.2.15. Приказы, изданные Министерством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается по центру;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Количество подлинников приказа соответствует количеству органов исполнительной власти, участвующих в издании приказа. На каждом экземпляре приказа должно быть столько подписей, сколько органов исполнительной власти участвует в издании приказа.
Образец совместного приказа - Приложение N 18 к настоящей Инструкции.
3.7.2.16. Выписка из приказа оформляется на общем бланке Министерства и заверяется печатью.
Выписка из приказа содержит реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА);
дата и номер (те же, что у приказа);
место составления;
заголовок приказа;
часть текста (констатирующая часть (если существует) приводится полностью, слово "приказываю:" и необходимая часть текста);
подпись (указывается наименование должности и инициалы с фамилией должностного лица, подписавшего приказ);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
3.7.3. Положение, правила, инструкция, регламент
3.7.3.1. Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности департаментов Министерства.
Положения издаются также в целях нормативного регулирования отдельных видов деятельности, осуществляемых Министерством и подведомственными Министерству федеральными органами исполнительной власти.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями государственных гражданских служащих.
Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности.
Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
Регламент устанавливает последовательность этапов проведения мероприятий и контролирует их соблюдение.
3.7.3.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Министерства.
3.7.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и оформляется как приложение к приказу (распоряжению) либо с грифом утверждения.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.7.3.4. Порядок оформления сносок в проектах положений, правил, инструкций аналогичен оформлению сносок в проектах приказов.
Образец оформления проекта регламента - Приложение N 19 к настоящей Инструкции.
Образец оформления приложения к приказу (положение) - Приложение N 20 к настоящей Инструкции.
3.7.4. Протокол заседания (совещания)
3.7.4.1. Протокол совещания (заседания) в Министерстве издается в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы совещаний, подписанные Министром или заместителями Министра, регистрируются и хранятся в Аппарате.
Копии протоколов при необходимости рассылаются Аппаратом заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель департамента, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Аппарата.
Принятые решения могут доводиться до сведения исполнителей в виде выписок из протоколов (подпункт 3.7.4.6), которые оформляются в установленном порядке и заверяются печатью Аппарата.
3.7.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части, как правило, указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Присутствовали: 25 человек (список прилагается) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.
В случае когда оформляется "протокол совещания в Минсельхозе России" или "протокол совместного совещания", указываются инициалы и фамилия председательствующего (без указания должности). Должность председательствующего в этом случае указывается на последней странице протокола в реквизите "подпись".
Во вводной части протокола совещания у конкретного должностного лица Министерства слово "председательствующий" не указывается.
Слово "Присутствовали:" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.
Присутствовавших на совещании государственных гражданских служащих Министерства и подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти допускается объединять в группы с указанием должности, например: "заместители директоров департаментов", "начальник, заместители начальника отдела Депправа", "начальник, заместители начальников управлений Россельхознадзора". Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов исполнительной власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола содержит рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и данные на совещании поручения, печатается через 1,5 межстрочный интервал.
Рассматриваемые вопросы нумеруются римскими цифрами. Цифра не проставляется, если на совещании рассматривался один вопрос. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом без выделения и подчеркивается.
Под чертой в скобках указываются фамилии выступивших; завершающим, как правило, является председательствующий на совещании.
Затем указываются принятые по вопросу решения в виде конкретных поручений. Конкретные поручения нумеруются арабскими цифрами и буквами с закрывающей скобкой и строятся по схеме: департамент или должностное лицо, которому дается поручение, - срок выполнения поручения - суть поручения. При необходимости наряду с прямыми поручениями (подготовить, представить, направить и т.д.) используются следующие формулировки: "принять к сведению информацию", "отметить, что", "принять предложение" и другие.
Департаментам Министерства и должностным лицам Министерства, а также подведомственной Федеральной службе или их должностным лицам даются прямые поручения. Другим организациям поручения даются через курирующие департаменты, например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "1. Депагропрому организовать работу ФГУ "Возрождение"│ │по подготовке...". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Заинтересованным, не находящимся в ведении Министерства организациям (должностным лицам), как правило, даются рекомендации, например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "1. Рекомендовать Россельхозакадемии в срок до 15 марта 2013 г.│ │подготовить соответствующие материалы...". │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
3.7.4.3. Визирует протокол исполнитель, директор департамента (или замещающее его лицо) - инициатора проведения совещания, директор департамента (или замещающее его лицо), в чьем ведении находится обсуждаемый вопрос, референт заместителя Министра или помощник (советник) Министра соответственно.
Протоколы, в которые в процессе визирования вносятся изменения, не приводящие к искажению смысла, повторно не визируются.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем соответствующего департамента.
3.7.4.4. Подписывает протокол председательствовавший на заседании (совещании) и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
3.7.4.5. Протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства оформляются на бланках установленного образца (Приложение N 21) с размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом, размер шрифта N 20, и выравнивается по центру.
Вид совещания печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал (12 пт) и выравнивается по центру. Отделяется от следующего текста сплошной линией.
Место проведения совещания выравнивается по центру.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала (24 пт) ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола совещания (заседания), проводимого руководством Министерства, включает буквенный индекс руководителя Министерства или его заместителя, проводившего совещание, дефис, делопроизводственный индекс департамента, готовившего совещание, косую черту, порядковый номер в пределах календарного года.
Номер протокола совещания, проводимого руководством департамента, включает делопроизводственный индекс департамента, дефис, порядковый номер в пределах календарного года.
Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в совещании.
Подпись отделяется от текста тремя-четырьмя межстрочными интервалами (36 - 48 пт) и включает наименование должности лица, проводившего совещание, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.7.4.6. Выписка из протокола оформляется на общем бланке Министерства и имеет реквизиты:
наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);
заголовок протокола;
дата и номер (те же, что у самого протокола);
место составления;
часть текста (приводится полностью вводная часть и необходимая часть текста с вопросом, который обсуждался на совещании, с соответствующим решением);
подпись председательствовавшего (без личной подписи);
отметка о заверении копии (заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения).
3.7.5. Служебная переписка
3.7.5.1. Служебные письма Министерства готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
3.7.5.2. Служебные письма, направляемые в другие организации в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке и печатаются на бланках писем установленного образца формата А4 или А5 шрифтом N 14, как правило, через один межстрочный интервал - 12 пт (в исключительных случаях допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт).
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти - авторов документа, указываются в наименовании должности лиц указанных органов, подписавших письмо, в реквизите "подпись" должностного лица.
3.7.5.3. В служебных письмах используется реквизит "Наименование документа" (заголовок по тексту). Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5 - 6 строк или оформленные на бланках формата А5.
Заголовок письма отвечает на вопрос "о чем?", формулирует в краткой форме тему письма и печатается вверху слева с размером шрифта N 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8 - 9 см.
В случае если письмо является ответом на поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации и в тексте письма нет ссылки на данное поручение, в заголовке к тексту под чертой дается ссылка на дату и номер данного поручения. Ссылка приводится один раз - либо в начале текста, либо в заголовке.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.
3.7.5.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
3.7.5.5. Текст служебного письма, как правило, печатается через один межстрочный интервал - 12 пт (допускается использовать полуторный межстрочный интервал - 18 пт) и должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой констатирующей части указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу. В тексте писем, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации│ │от 14 марта 1997 г. N 307 "Об утверждении Положения о ведении│ │государственного мониторинга водных объектов..." │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного или множительного числа.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ "Министерство считает...", "Минсельхоз России рассмотрел..." │ │ или │ │ "Просим представить информацию..." │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
В письмах, адресованных вышестоящим организациям (должностным лицам), используется фраза "Минсельхоз России докладывает".
3.7.5.6. Проект письма за подписью руководства Министерства визируют: исполнитель, директор департамента, подготовившего письмо, директор департамента - соисполнителя документа или его заместитель (согласно распределению обязанностей), директор Депправа (замещающее его лицо) (если письмо содержит вопросы, входящие в компетенцию Депправа), референт заместителя Министра (если письмо подписывает заместитель Министра).
В случае, если письмо подписывает Министр, дополнительно к перечисленным в настоящем пункте сотрудникам Министерства письмо визируют заместители Министра, курирующие деятельность департаментов, подготовившего письмо и являющихся соисполнителями документа, директор Депправа (замещающее его лицо), а также Департамент аппарата Министра.
В случае, если проект письма касается сферы деятельности подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти, его визируют также руководители подведомственных Министерству федеральных органов исполнительной власти.
3.7.5.7. В целях сокращения сроков визирования документа целесообразно проводить одновременную параллельную проработку проекта документа в заинтересованных департаментах, подведомственных Министерству федеральных органах исполнительной власти.
При наличии у визирующих проект письма должностных лиц замечаний (возражений) проект документа в обязательном порядке визируется ими с замечаниями.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Краткие замечания по проекту письма допускается оформлять на визируемом экземпляре письма.
3.7.5.8. На подпись руководству Министерства служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством Министерства, регистрируется Аппаратом и отправляется адресату;
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами остается в Аппарате.
На подпись руководству департамента служебное письмо представляется исполнителем в двух экземплярах:
первый экземпляр подписывается руководством департамента, регистрируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте, и отправляется адресату через Аппарат (экспедицию);
второй экземпляр зарегистрированного письма с визами подшивается в дело лицом, ответственным за ведение делопроизводства в департаменте.
3.7.5.9. В случае если при подписании письма руководством Министерства возникает необходимость его дополнительного визирования, руководство соответствующего департамента визирует письмо в суточный срок.
3.7.5.10. Датой письма является дата его подписания. Регистрация письма должна проводиться в день его подписания.
3.7.5.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством Министерства и департаментов.
3.7.6. Служебные записки
3.7.6.1. Служебные записки, создаваемые в Министерстве, являются внутренними документами и используются для информационного электронного обмена между департаментами, должностными лицами.
В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
Служебные записки оформляются шрифтом Times New Roman с размером шрифта N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с пунктом 3.7.5 настоящей Инструкции.
Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
3.7.6.2. Служебная записка подписывается заместителем Министра, руководством департамента или составителем.
3.7.6.3. Визы исполнителя или иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, оформляются в электронном виде, которая после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-исполнителя.
3.7.6.4. При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
3.7.6.5. Документы служебной переписки Министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство департамента-составителя. Повторная регистрация департаментом-получателем при приеме таких документов не допускается.
При регистрации документов служебной переписки в СЭДО документу присваивается регистрационный номер.
3.7.7. Телеграммы, документы, передаваемые по каналам
электронной почты и факсимильной связи
3.7.7.1. Телеграммы
Телеграфная переписка допускается, как правило, с иногородними адресатами в исключительных случаях или по срочным вопросам с запрещением передачи информации ограниченного распространения.
Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке".
Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом N 14 через 1,5 - 2 межстрочный интервал. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
отметка о категории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);
адрес получателя;
должность получателя;
Ф.И.О. получателя;
текст;
регистрационный номер и дата регистрации;
подпись (должность, инициалы и фамилия подписывающего лица).
В нижней части под чертой указываются адрес и наименование Министерства, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, ставится печать, удостоверяющая подпись, указываются фамилия и телефон исполнителя. Телеграмма подписывается под чертой.
Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
Телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, направляемая нескольким адресатам:
подготавливается в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре следует указывать только тот пункт назначения, куда следует доставить телеграмму;
подготавливается с приложением списка рассылки пунктов и адресов.
Образец оформления телеграммы представлен в Приложении N 22 к настоящей Инструкции.
3.7.7.2. Электронные сообщения
Электронные сообщения в адрес Министерства поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), на официальный электронный адрес Министерства в сети "Интернет", доступ к которому устанавливается Аппаратом, через раздел "Общественная приемная" официального сайта Минсельхоза России, на электронный адрес Министерства в сети "Интернет".
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.
Электронные сообщения, подлежащие регистрации, регистрируются Аппаратом и в департаментах Министерства по назначению.
Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
3.7.7.3. Факсограммы
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭДО.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в департаментах, приемных руководства Министерства.
Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих информацию, составляющую служебную и коммерческую тайну.
При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.
Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Документы, передаваемые по факсу, выдаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой.
Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, в департаментах возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и директора департамента, подписавшего данный документ.
3.7.8. Договоры (контракты, соглашения)
Договоры (контракты, соглашения), заключаемые от имени Министерства, оформляются в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся департаментами, определяющими потребности Министерства по направлению деятельности департамента в товарах, работах, услугах, визируются руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства и заместителями Министра в установленном правовыми актами Министерства порядке. Проекты договоров (контрактов, соглашений), предусматривающих финансовые обязательства со стороны Министерства, визируются также директором Депфинансов (лицом, его замещающим).
Договоры (контракты, соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на согласование в соответствующие структурные подразделения Министерства.
После подписания подлинники договоров (контрактов, соглашений) передаются для регистрации в Депфинансы.
Регистрация договоров (контрактов, соглашений) осуществляется Депфинансами.
Подлинники договоров (контрактов, соглашений), предусматривающих финансовые обязательства со стороны Министерства, хранятся в Депфинансах. Подлинники также направляются сторонам, заключившим договор (контракт, соглашение) с Министерством.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот Министерства.
Вся документация Министерства делится на три документопотока:
входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы.
Порядок прохождения документов в Министерстве и операций, производимых с ними, определяется Регламентом использования СЭДО при организации делопроизводства в Минсельхозе России, утвержденным Приказом Минсельхоза России от 29.11.2012 N 614.
4.1.2. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭДО.
4.2. Прием, регистрация и распределение
поступающих документов
4.2.1. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи и по электронным каналам связи, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
С помощью почтовой связи в Министерство доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.
По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы и электронные сообщения.
Способ получения документов фиксируется при регистрации в СЭДО.
4.2.2. Документы, поступающие в Министерство, принимаются, предварительно рассматриваются, регистрируются, рассматриваются руководством и направляются исполнителям.
4.2.3. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется централизованно экспедицией в составе отдела правительственной и общей корреспонденции Аппаратом (далее - экспедиция).
4.2.4. Документы, поступившие с фельдъегерской связью, нарочным, а также телеграммы и заказная корреспонденция принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Порядок приема и регистрации документов, поступающих на конкурсы, аукционы, запросы котировок, проводимые Министерством, утверждается отдельным актом.
4.2.5. При приеме документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, вскрываются конверты, проверяется правильность и комплектность вложения.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При приеме в экспедиции вскрываются все конверты, кроме конвертов, адресованных в департаменты Министерства и с пометками "Лично" и "На конкурс". Содержимое конвертов проверяется на правильность и комплектность вложения. В случаях ошибочных вложений, отсутствия документов или их повреждений, затрудняющих прочтение существа вопроса, составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в экспедиции, а второй - возвращается отправителю документа вместе с самим документом.
Вскрытые конверты, как правило, уничтожаются. Не подлежат уничтожению конверты из судебных органов и в случаях, если они являются единственным источником установления адреса отправителя, даты отправки или поступления документа.
4.2.6. Документы, адресованные руководству Министерства и непосредственно в Министерство, передаются в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
Документы, адресованные непосредственно департаментам, отделам или их должностным лицам, передаются в соответствующие департаменты для регистрации, рассмотрения руководством департамента и исполнения.
Гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства соответствующих департаментов, забирают документы из экспедиции не реже трех раз в день.
4.2.7. Документы на иностранных языках передаются для уточнения адресата в Депсотрудничество. После чего для документов, адресованных руководству Министерства, Депсотрудничество обеспечивает перевод на русский язык и передает их для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Остальные документы после уточнения адресата передаются по назначению.
4.2.8. Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству Министерства или непосредственно в Министерство, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Поступившие документы распределяются на требующие рассмотрения руководством Министерства и направляемые непосредственно в департаменты, исходя из оценки содержания документа на основании утвержденного распределения обязанностей между руководством Министерства, положений о департаментах Министерства, должностных регламентов.
Предварительное рассмотрение документов, адресованных руководству департамента, отдела департамента или должностному лицу департамента, осуществляется гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующего департамента.
4.2.9. Регистрации подлежат все документы, поступающие в Министерство, за исключением документов, перечень которых приведен в Приложении N 23 к настоящей Инструкции.
Документы, адресованные руководству Министерства, а также направленные непосредственно в Министерство, регистрируются в отделе правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
Документы, адресованные в департаменты, отделы или их должностным лицам, регистрируются в департаментах гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства соответствующих департаментов.
Входящие документы регистрируются только один раз, в день их поступления.
4.2.10. Все регистрируемые входящие документы регистрируются в СЭДО.
Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Электронная регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:
вид документа;
гриф (пометка о конфиденциальности) ограничения доступа к документу;
экз. N;
корреспондент (адресант) - указывается организация, откуда поступил документ, для обращения граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему организацией - автором документа;
дата документа - проставляется число, присвоенное организацией - автором документа;
подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - указывается название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;
содержание - включает в себя краткое содержание документа, которое должно отвечать на вопрос: о чем документ?;
состав - указывается количество листов (страниц) документа и, при наличии приложения, через знак "плюс" - количество листов, брошюр, дискет, компакт-дисков и т.п.;
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа. Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам СЭДО электронные образы следующих документов:
с пометкой "Для служебного пользования";
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные документы, а также сшитые документы;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
4.2.11. После регистрации в СЭДО на документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа и содержит сокращенное наименование Министерства или структурного подразделения, зарегистрировавшего документ, дату и регистрационный индекс документа.
При поступлении документа с сопроводительным письмом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
4.2.12. Все входящие документы передаются на рассмотрение руководству Министерства и департаментов в день их поступления, а требующие срочного исполнения - незамедлительно.
Документы, подлежащие регистрации, но незарегистрированные в установленном порядке, не рассматриваются.
4.2.13. Подготовку проекта указания Министра осуществляет отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата. Подготовку проекта указания заместителя Министра осуществляет отдел обеспечения деятельности руководства Министерства. В случае отсутствия Министра и заместителя Министра указания подготавливаются отделом правительственной и общей корреспонденции и отделом обеспечения деятельности руководства Министерства в соответствии с порядком замещения по утвержденному распределению обязанностей между руководством Министерства.
При подготовке проекта указания, где при исполнении задействованы подведомственные Министерству федеральные органы исполнительной власти, головным исполнителем определяется департамент Министерства, курирующий соответствующую сферу деятельности.
4.2.14. Указания руководства Министерства и департаментов по рассмотренным документам оформляются в СЭДО.
В тексте указания определяются необходимые действия по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.
4.2.15. В указании указываются исполнитель и соисполнители. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым (на головного исполнителя также может указывать одно из слов: "созыв", "свод" или "ответственный"). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
В случае если в поручении Министра первым указан заместитель Министра и при этом головной исполнитель не обозначен словом "ответственный", "свод", "созыв", головным исполнителем является первый, указанный после заместителя Министра, исполнитель.
Головной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.
Для изменения головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение поручением руководства Министерства, директор заинтересованного департамента в течение трех дней (а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно) представляет руководству Министерства предложение с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя или соисполнителей.
Изменение головного исполнителя или состава исполнителей по документам, направленным на исполнение Аппаратом, осуществляется по взаимному согласию руководства департаментов-исполнителей и Аппарата в течение трех дней, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно через отдел правительственной и общей корреспонденции с соответствующей отметкой в СЭДО. Если взаимного согласия руководства департаментов-исполнителей не достигнуто, то изменение головного исполнителя или состава соисполнителей осуществляется заместителем Министра по предложению заинтересованного директора департамента.
Изменение головного исполнителя и соисполнителей отмечается (учитывается) в СЭДО.
4.2.16. Рассмотренные руководством Министерства документы направляются на исполнение в департаменты.
В департаментах указания руководства департамента и срок исполнения поручений в СЭДО вносят лица, ответственные за ведение делопроизводства.
После фиксирования содержания указания в СЭДО документы поступают исполнителям в папки СЭДО.
4.2.17. В случае изменения (удаления) предыдущих указаний по исполнению документа сотрудник, осуществляющий замену, вносит информацию в регистрационную карточку СЭДО в поле "Примечание".
4.2.18. Если в поручении указаны несколько исполнителей, то при наличии бумажного носителя подлинник документа передается в департамент - головной исполнитель.
4.3. Обработка исходящих документов
Исходящими документами Министерства являются документы, направляемые из Министерства в органы государственной власти, местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам.
Работа с исходящими документами включает составление и оформление проекта документа, его согласование, подписание, проверку правильности оформления, регистрацию и отправление.
Переписка с иностранными корреспондентами осуществляется через Депсотрудничество.
Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства (внутреннее согласование) возлагается на департамент - головной исполнитель документа.
Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
4.3.1. Документы, направляемые от имени Министерства, подписываются Министром и его заместителями. Документы, направляемые от имени департамента, подписываются директором департамента и его заместителями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, а также главам субъектов Российской Федерации, подписываются Министром или заместителем Министра.
Документы, направляемые в федеральные органы исполнительной власти, субъекты Российской Федерации, подведомственным и другим организациям, а также гражданам, подписываются Министром, его заместителем, директором департамента и его заместителями в соответствии с компетенцией.
4.3.2. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.
При подписании документа несколькими должностными лицами Министерства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, первый лист документа при этом оформляется не на бланке.
4.3.3. Исходящие документы Министерства представляются на регистрацию оформленными и подписанными в соответствии с положениями Инструкции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
4.3.4. После подписания исходящих документов осуществляется их регистрация в СЭДО, при этом:
документы, подписанные руководством Министерства, вместе с основаниями передаются исполнителями для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата;
документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в соответствующих департаментах лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
В процессе регистрации подписанных документов проверяется: оформление реквизитов, наличие необходимых виз и приложений, наличие отметки об исполнителе.
4.3.5. Исходящие документы, подписанные руководством Министерства, передаются исполнителем для регистрации в отдел правительственной и общей корреспонденции Аппарата в составе: подлинник документа и лист согласования (либо копия документа с оригинальными визами).
4.3.6. Согласование проекта документа производится в электронном виде с использованием электронной подписи.
4.3.7. Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, руководству департаментов, должны иметь временный номер с прикрепленным электронным образом (файлом) документа к его регистрационной карточке в СЭДО. Не прикрепляются к регистрационной карточке электронные образы документов, указанных в пункте 4.2.10.
В регистрационной карточке СЭДО исполнителем заполняются следующие поля:
вид документа;
доступ - общий, ДСП;
подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;
содержание - краткое содержание документа;
исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;
визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;
адресаты - учреждения, куда направляется документ;
кому адресован документ;
номер бланка;
состав - количество листов документа и приложений к нему;
связи карточек - указывается номер и дата письма, на которое дается ответ;
журнал - делается отметка о передаче документа на подпись и соответственно о приеме данного документа.
4.3.8. При присвоении постоянного регистрационного номера осуществляется проверка правильности оформления документа - адрес получателя, наличие подписей, приложений, указанных в тексте письма, отметки об исполнителе и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, заполнение временной регистрационной карточки в СЭДО, наличие прикрепленного файла документа. В регистрационную карточку СЭДО вносится информация о списании документа в дело согласно номенклатуре дел департамента. Документы за подписью Министра, заместителей Министра сканируются и прикрепляются к регистрационной карточке. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭДО Министерства, используемой для учета, поиска и хранения документов. Датой регистрации документа является дата его представления на регистрацию.
Визовые экземпляры документов за подписью Министра и заместителей Министра формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Аппарата. Соответствующая информация о списании документа вносится в регистрационную карточку СЭДО (вкладка Журнал/Архив). Входящие документы формируются в дела вместе с визовыми экземплярами ответов на них. Подлинники документов, отправленных по МЭДО, а также входящие документы подшиваются в соответствующее дело.
Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по МЭДО или по факсимильной связи принимает подразделение-исполнитель.
Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭДО автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его работником.
4.3.9. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Доставка документов адресату фельдъегерской связью или нарочными осуществляется по решению отдела правительственной и общей корреспонденции.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна превышать одного дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Способ отправки документа фиксируется в СЭДО.
Исходящие документы принимаются экспедицией на отправку в открытом виде.
Документы, подготовленные к отправке, передаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или со списком рассылки.
В экспедиции проверяется наличие полного адреса и его точность, наличие приложений, а также наличие регистрационного номера, подлинной подписи и других необходимых элементов оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
4.3.10. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата документа, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их полные почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.
При направлении документов в федеральные органы государственной власти, администрации субъектов Российской Федерации, подведомственные организации полные почтовые адреса могут не указываться.
4.4. Порядок прохождения внутренних документов
4.4.1. Прохождение внутренних документов состоит из следующих этапов:
Подготовленному документу исполнитель присваивает временный номер в СЭДО, прикрепляет к электронной регистрационной карточке файл документа, за исключением электронных образов документов, указанных в пункте 4.2.10. После подписания документа руководителем сотрудник, уполномоченный руководством департамента, присваивает ему постоянный номер и направляет его адресату. В журнале передачи электронной регистрационной карточки документа производится отметка о соответствующей передаче. Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭДО. В его регистрационной карточке делаются отметки о принятии (взятии) в работу, об указаниях по исполнению документа, о его исполнении.
При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭДО с указанием связи регистрационных карточек.
Подготовка и передача внутренних документов Министерства осуществляется в электронном виде в СЭДО с использованием электронной подписи.
4.4.2. Копии подписанных руководством Министерства приказов и распоряжений рассылаются в электронном виде по СЭДО в структурные подразделения.
4.5. Учет количества документов
Учет количества документов Министерства за определенный период времени проводится на основании сведений, содержащихся в СЭДО, которая позволяет составлять отчеты об учитываемых документах по различным критериям (по потокам, по департаментам, по исполнителям и т.п.).
Результаты учета количества документов обобщаются Аппаратом и при необходимости представляются руководству Министерства.
За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета его копий, создаваемых в Министерстве.
Поступающие, отправляемые и внутренние документы учитываются отдельно.
4.6. Работа исполнителей с документами
Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется в порядке, установленном Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, на основании указаний по исполнению документов Министра, его заместителей, директоров департаментов.
4.6.1. Документы в департаменты-исполнители поступают по СЭДО. Доставка документов в департаменты-исполнители, электронные образы которых не прикреплены к регистрационной карточке СЭДО (пункт 4.2.10), осуществляется в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или не позднее суток). Срочные документы, поступившие в структурные подразделения с указаниями по исполнению руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения директорами департаментов.
4.6.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:
сбор и обработка необходимой информации;
подготовка проекта документа, его оформление;
доработка проекта документа по замечаниям, регистрационной карточки (РК) документа;
прикрепление электронного образа (файла) к временной РК документа;
представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департаментов;
определение места хранения документа (копии документа) путем проставления отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ;
подготовка к пересылке адресату.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки, на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
4.6.3. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям (департаментам), ответственным исполнителем является исполнитель (департамент), определенный в указаниях по исполнению документа первым. Ответственный (головной) исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством департамента.
При отсутствии у департамента-соисполнителя предложений по указанным в документе вопросам информация доводится до исполнителя в головной департамент, о чем делается соответствующая запись в СЭДО. Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.
4.6.4. Проект исходящего документа до представления на подпись руководству Министерства подлежит согласованию путем визирования руководством соответствующих департаментов-соисполнителей.
4.6.5. При наличии неурегулированных разногласий по документу департамент - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству Министерства с перечислением неурегулированных разногласий.
4.6.6. Документы за подписью заместителей Министра визируются референтами отдела организации деятельности руководства Министерства Аппарата.
4.6.7. Документы представляются на подпись Министру через Аппарат с визой уполномоченного сотрудника Аппарата. Редакционная и корректорская правки документов, представляемых на подпись Министру, осуществляются Аппаратом.
4.6.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства департамента обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю. При передаче документов делается соответствующая отметка в СЭДО.
4.6.9. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель должен руководствоваться требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, Регламентом Министерства.
4.6.10. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов.
V. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
5.1. Регистрация документов
5.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
5.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Не подлежат регистрации документы, указанные в Приложении N 23 к настоящей Инструкции.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые внутренние - в день подписания или утверждения, создаваемые отправляемые - в день подписания или на следующий рабочий день. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
5.1.4. Регистрация документов производится в пределах номенклатуры дел, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Министерства по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
5.1.5. Регистрация документов, поступающих в адрес руководства Министерства или непосредственно в Министерство, а также документов, подписанных руководством Министерства, осуществляется отделом правительственной и общей корреспонденции Аппарата.
Регистрация документов, поступающих в адрес департаментов или их должностных лиц, а также подписанных руководством департаментов, осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих департаментах.
Распорядительные документы, протоколы заседаний коллегии Министерства, совещаний у руководства Министерства регистрируются в Аппарате.
5.1.6. Документы регистрируются в СЭДО.
5.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Министерства, может дополняться цифровым индексом департамента, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
5.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
адресант;
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
вид документа;
номер документа;
дата поступления документа;
входящий номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа;
индекс дела;
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений
указания по исполнению документа;
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (МЭДО, почтой, факсом и т.д.) и др.
5.1.9. При регистрации документов-ответов в СЭДО должна осуществляться связка с документом-основанием. Документу-ответу присваивается исходящий номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
5.2. Организация поисковой системы по документам
5.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Министерстве используется СЭДО.
5.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в СЭДО, которая включает в себя папки и классификационные справочники.
5.2.3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Министерства;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора указаний;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и др.
5.2.4. В СЭДО поиск сведений о конкретном документе, самого документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.).
5.2.5. СЭДО обеспечивает оперативный поиск информации о деятельности Министерства.
VI. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ
Порядок контроля и сроки исполнения документов в Министерстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260, Регламентом Министерства, а также Регламентом организации работы по контролю за исполнением поручений и рассмотрением обращений граждан в Минсельхозе России, утвержденным Приказом Минсельхоза России от 29 ноября 2012 г. N 615.
VII. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок работы с электронными документами в Министерстве регламентируется Федеральным законом от 25 марта 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Постановлениями Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", настоящей Инструкцией, Регламентом Министерства и другими нормативными правовыми актами.
7.1. В Министерстве используется информационный ресурс СЭДО.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДО Минсельхоза России. Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО путем создания электронных образов документов, полученных в результате сканирования.
7.2. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве используются электронные подписи.
7.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.4. Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется Министром на основе рекомендаций Росархива и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Росархивом.
7.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
Прием и отправка электронных документов осуществляется Аппаратом.
7.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок включается указание "Электронные документы".
7.7. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - перечень документов).
Хранение электронных документов осуществляется в электронной базе данных Министерства.
7.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководством Министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
7.9. Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение в архив Министерства.
VIII. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД МИНИСТЕРСТВА
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, и их передачу в архив Министерства.
Формирование документального фонда Министерства осуществляется Аппаратом.
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документационного фонда Министерства, который составляет документы, созданные в Министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, а также для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах, отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
8.1.3. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 24 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (Приложение N 25 к настоящей Инструкции).
8.1.4. Номенклатура дел департамента составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом Министерства, подписывается директором департамента и представляется в Аппарат.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Аппарат.
8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Аппаратом на основе номенклатур дел департаментов.
8.1.6. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Аппарата, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) Министерства, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК федерального архива не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.
8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел департаменты Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8.1.8. Сводная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Аппарата.
Один экземпляр Сводной номенклатуры дел передается в федеральный архив, с которым она согласовывалась.
8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Министерства.
8.1.11. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия департаментов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.
8.1.13. Номенклатура дел содержит пять граф, которые заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве делопроизводственного индекса департамента и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах департамента. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │07-05-01, где │ │07 - делопроизводственный индекс Аппарата; │ │05 - порядковый номер отдела организации делопроизводства Аппарата; │ │01 - порядковый номер заголовка дела. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу "Заголовок дела" (тома, части) номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд АПК│ │(заявки, протоколы, справки, сметы и др.) │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам│ │финансового оздоровления сельскохозяйственных товаропроизводителей │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского хозяйства │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного финансирования │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Переписка с органами управления АПК субъектов Российской Федерации│ │по вопросам сельскохозяйственного производства │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам│ │виноградарства и виноделия │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Например: │ │ План работы коллегии Министерства │ │ Сводный годовой отчет Министерства по сельскому хозяйству │ │ Российской Федерации │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе "Сроки хранения тома, части и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2005 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения ведения дел и др.
8.1.14. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются в департаментах.
8.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаментах Министерства, формироваться в дела.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Аппаратом.
8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
8.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы коллегии Министерства группируются в два дела: протоколы коллегии и документы к заседаниям коллегии - отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
8.2.7. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится гражданскими служащими соответствующих департаментов, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Министерства.
8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 26 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 27 к настоящей Инструкции); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение N 28 к настоящей Инструкции). На обложке дела оформляются реквизиты: наименование Министерства (фондообразователя); наименование департамента; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Наименование Министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования.
Наименование структурного подразделения - записывается название департамента в соответствии с утвержденной структурой.
Номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел департамента.
Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел соответствующего департамента.
Дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 29).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.
8.3. Организация оперативного хранения документов
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.
Директора департаментов и лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Министерства.
8.3.2. Выдача дел гражданским служащим других департаментов Министерства для работы осуществляется с разрешения руководства департамента, хранящего дело, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается департамент, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование гражданским служащим департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения руководства Аппарата, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях. Производится с разрешения руководства Аппарата с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Министерства или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
IX. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу Аппарата и лиц, ответственных в департаментах за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
9.1. Экспертиза ценности документов
9.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
9.1.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в департаментах.
9.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством Министерства (для ЦЭК) и директором департамента (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива.
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Министерства.
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
9.1.11. В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Министерства, которую готовит архив Министерства и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
9.1.12. Описи дел департаментов составляются по установленной форме и представляются в архив Министерства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
9.1.13. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
9.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
9.1.16. Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с лицом, ответственным за архив, и утверждается директором департамента.
Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
9.1.17. Опись дел департамента составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Министерства, второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте, а третий экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
9.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 30 к настоящей Инструкции) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные с ЦЭК акты утверждаются руководством Министерства только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения. После этого можно уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
9.1.19. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента.
После утверждения руководством Министерства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
9.2. Подготовка и передача документов в архив
9.2.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
9.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Министерства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
9.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.2.4. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с директорами департаментов и Аппарата.
9.2.5. В период подготовки дел департаментом к передаче в архив Министерства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел гражданские служащие департамента обязаны устранить.
9.2.6. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Министерства, в присутствии лица, ответственного за ведение делопроизводства в департаменте. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Министерства, и лица, передавшего дела. Дела в архив доставляются гражданскими служащими департаментов, увязанные в связки.
9.2.7. В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департаменты, на которые возлагаются функции ликвидированного департамента, или в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
И.о. Руководителя
Федерального архивного агентства
В.П.ТАРАСОВ
