VIII. Работа исполнителя с документами
VIII. Работа исполнителя с документами 
8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется на основании указаний по исполнению документов Министра, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
8.2. Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
8.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указанием по исполнению документа руководства Министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
8.4. Специалисты структурных подразделений Министерства в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Министерстве;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
8.5. Если исполнение документа руководством Министерства возложено на руководителей нескольких структурных подразделений, то ответственным за его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременного предоставления своих предложений.
8.6. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей для выработки совместного решения. Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа.
Документ, подготовленный по этому поручению, должен представляться подписанным или завизированным всеми исполнителями.
8.7. Передача документов на исполнение из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения того должностного лица, чья резолюция имеется на документе. Передачу документов осуществляют сотрудники подразделений, ответственные за делопроизводство, через Службу делопроизводства. При этом вводятся: соответствующая запись в электронную карточку документа; новое указание по исполнению документа; рассылка (согласно указанию по исполнению документа) электронной карточки исполнителям.
8.8. Вся информация о ходе исполнения документа, о решении вопроса и подшивке в дело вносится в электронную карточку документа работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении.
8.9. Исполнитель имеет возможность предлагать руководству изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием), если отсутствуют реальные условия выполнения задания.
8.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель может делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Все пометки размещаются на свободных от текста местах.
8.11. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
