VII. Особенности работы с электронными документами
VII. Особенности работы с электронными документами 
7.1. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота (далее - СЭД).
7.2. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
7.3. При передаче электронных документов в другие органы государственной власти и организации документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988).
7.4. При обработке, рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила устанавливаются при условии, что программные средства, используемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
7.5. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется Министром на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром по согласованию с Федеральным архивным агентством.
7.6. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
7.7. Прием, регистрация входящих электронных документов, адресованных Министру, заместителям Министра, Министерству, регистрация и отправка исходящих электронных документов, подписанных Министром, заместителями Министра, осуществляется Службой делопроизводства.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, Служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
7.8. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования, создания электронных образов документов и их сравнения с подлинниками документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.
7.9. Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Министерством с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы МЭДО, утвержденного ФСО России.
Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного сообщения в СЭД Министерства и доведении его до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.
7.10. Электронные сообщения, поступающие и отправляемые по системе МЭДО, регистрируются в СЭД в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажных носителях.
7.11. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
7.12. Для подтверждения подлинности электронных документов в Министерстве используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
7.13. В целях учета и поиска документов в СЭД Министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с нижеприведенной таблицей:
┌───────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────┐
│ Наименование │ Характеристика информации, включаемой │
│ сведений о документе │ в регистрационно-контрольную карточку │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│1. Адресант │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │отправителя документа (на основании бланка │
│ │документа или в соответствии с данными, │
│ │указанными в обращении гражданина) │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│2. Адресат │Полное официальное и сокращенное наименование │
│ │организации или фамилия, инициалы лица - │
│ │получателя документа (в соответствии с реквизитом│
│ │"Адресат") │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│3. Должность, фамилия и│В соответствии с реквизитом "Подпись" │
│инициалы лица, │ │
│подписавшего документ │ │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│4. Вид документа │В соответствии с указанием вида документа на │
│ │бланке документа или на основании оценки │
│ │содержания документа │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│5. Дата документа │В соответствии с датой, обозначенной в документе │
│ │автором, или на основании почтового штемпеля на │
│ │конверте, если в документе дата отсутствует │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│6. Номер документа │В соответствии с номером, присвоенным документу │
│ │автором │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│7. Дата поступления │Дата, указанная в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│8. Входящий номер │Номер, проставленный в отметке о поступлении │
│документа │(входящем штампе) │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│9. Ссылка на исходящий │В соответствии со сведениями, указанными в │
│номер и дату документа │соответствующем реквизите │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│10. Наименование либо │Краткое содержание документа (заголовок к тексту │
│аннотация документа │документа) │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│11. Индекс дела │Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на │
│ │место хранения документа │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│12. Сведения о │На основании указаний по исполнению документа │
│переадресации документа│(реквизит "Указания по исполнению") │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│13. Количество листов │Количество листов основного документа │
│основного документа │ │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│14. Количество │Количество приложений │
│приложений │ │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│15. Общее количество │Общее количество листов приложений │
│листов приложений │ │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│16. Указания по │Указания по исполнению документа или поручение │
│исполнению документа │руководителя, определяющие характер исполнения │
│ │документа и срок исполнения │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│17. Должность, фамилия │Наименование должности, фамилия и инициалы │
│и инициалы исполнителя │исполнителя │
├───────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────┤
│18. Отметка о │В соответствии с отметкой о конфиденциальности │
│конфиденциальности │("Для служебного пользования") │
└───────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────┘
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
7.14. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
7.15. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
7.16. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.
Электронные документы.
7.17. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
7.18. Место хранения электронных документов до их передачи в архив Министерства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.
7.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
7.20. Поступившие из структурных подразделений в архив Министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
7.21. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие безопасности информации.
