4.8. Отправка документов
4.8. Отправка документов 
4.8.1. Документы, отправляемые Министерством, передаются нарочно, курьерской, почтовой связью и электросвязью.
С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.
4.8.2. Отправку исходящих документов производит экспедиция Министерства.
Экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, наличия указанных в приложениях количества листов (экземпляров), соответствие количества экземпляров количеству адресатов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более четырех), передаются для отправки со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
4.8.3. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.
4.8.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.8.5. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указывается адресат, его почтовый индекс и адрес, проставляется стоимость почтовых услуг. Если документ пересылается заказной почтой, то на конверте указывается его исходящий номер.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.8.6. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные документы, организационно-распорядительные документы, письма за подписью руководства Министерства.
На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр в двух экземплярах. В нем указываются дата отправки, исходящие номера писем, почтовый адрес и адресат. Один экземпляр реестра возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи и подшивается в дело.
4.8.7. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в экспедицию с указанием номера телефона-факса адресата.
4.8.8. При передаче документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для отправки по факсимильной связи передается в Службу делопроизводства с заявкой, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
документ для передачи по факсимильной связи передается зарегистрированным. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
4.8.9. При направлении служебных писем по каналам электрической связи (факсу) обязательна досылка их бумажного оригинала адресату.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя (заместителя руководителя) Службы делопроизводства.
4.8.10. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, для передачи по факсимильной связи не принимаются.
4.8.11. Телеграф используется для передачи срочной информации.
Министр и его заместители имеют право подписывать телеграммы категории "правительственная".
4.8.12. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом:
в верхнем правом углу указывается категория телеграммы, например: "правительственная";
перед текстом под словом "Телеграмма" печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя;
текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами;
подпись должностного лица на телеграмме заверяется оттиском печати, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и регистрационный номер.
4.8.13. Копия телеграммы визируется исполнителем, готовившим текст, и руководителем структурного подразделения. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона.
4.8.14. Телеграммы с одним текстом, направляемые нескольким адресатам, оформляются в двух экземплярах, отдельно в каждый адрес; подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.
4.8.15. Телеграммы, составленные в Министерстве, принимаются на регистрацию сотрудниками Службы делопроизводства завизированными, подписанными, с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы регистрируются в системе электронного документооборота, им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года с буквенным индексом, например Т-125.
4.8.16. Телеграммы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием телеграфного адреса или с приложением стандартной схемы рассылки, разработанной Службой делопроизводства. Схемы рассылки, разработанные самими исполнителями, должны в обязательном порядке содержать телеграфные адреса.
4.8.17. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Текст телефонограммы, подлежащей передаче, печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму, и фамилии лица, принявшего телефонограмму.
4.8.18. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, а документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с действующими Правилами оказания услуг телеграфной связи.
