4.7. Регистрация отправляемых документов
4.7. Регистрация отправляемых документов 
4.7.1. Документы, подписанные Министром, заместителями Министра, руководителями структурных подразделений, передаются на регистрацию в Службу делопроизводства.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.7.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
4.7.3. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.
Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационную форму системы электронного документооборота.
Основными реквизитами исходящих документов являются:
регистрационный исходящий номер;
дата регистрации;
адресат;
ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который подготовлен ответ;
краткое содержание (аннотация) документа;
кем подписан исходящий документ;
исполнитель документа;
вид отправления.
4.7.4. На визовой копии письма, которая формируется в дело в Службе делопроизводства, указывается способ доставки документа адресату (нарочным, фельдсвязью, получен на руки, заказное письмо и т.п.)
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Службы делопроизводства, и на копии, которая возвращается исполнителю.
4.7.5. Номера исходящих писем Министерства, подписанных руководством Министерства, состоят из следующих элементов: индекс лица, подписавшего письмо, через тире - индекс структурного подразделения-исполнителя, через тире - индекс дела по номенклатуре дел, через косую черту - порядковый исходящий номер, например: 01-07-46/2235.
Номера исходящих писем, подписанных руководителями структурных подразделений, состоят из следующих элементов: индекс структурного подразделения, через тире - индекс дела по номенклатуре дел, через косую черту - порядковый исходящий номер, например: 11-31/5588.
4.7.6. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и подписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
4.7.7. Документы, подписанные руководством Министерства и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Полномочным представителям Президента Российской Федерации, отправляются нарочным. Доставка документов нарочным оформляется по реестру. Копии реестров, подтверждающих отправление документов, подшиваются в дело в Службе делопроизводства. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает исполнитель.
