4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов 
4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.9.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления, включая соблюдение правил русского языка.
Оформленные документы передаются на подпись руководству Министерства в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
4.9.3. Номера приказов по основной деятельности состоят только из цифр.
Номера приказов по личному составу имеют буквенные индексы "лс" и "к", например: 9-лс или 133-к.
Номера распоряжений имеют буквенный индекс "р", например: 99-р.
4.9.4. Номера протоколов совещаний у Министра и его заместителей состоят из следующих элементов: индекс лица, утвердившего протокол, через тире - номер дела по номенклатуре дел, через косую черту - порядковый номер, через тире - буквенный индекс "пр", например: 01-07/0052-пр.
Номера протоколов совещаний у руководителей структурных подразделений состоят из следующих элементов: индекс структурного подразделения, через тире - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый номер, через тире - буквенный индекс "пр", например: 10-11/0055-пр.
4.9.5. Копии подписанных руководством Министерства и зарегистрированных нормативных правовых актов, распорядительных документов, писем в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находились рассматриваемые вопросы.
4.9.6. Подлинники приказов (распоряжений), протоколов совещаний хранятся в Службе делопроизводства.
4.9.7. Договор - это соглашение двух или нескольких лиц (одним из которых является Министерство) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Проекты договоров печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, шрифт N 12 или N 14.
Проекты договоров (дополнительные соглашения к ним) визируются в соответствии с установленным в Министерстве порядке.
Визы проставляются на первом экземпляре проекта договора (дополнительного соглашения к нему) на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
Договоры (дополнительные соглашения к ним и другие гражданско-правовые документы, необходимые к подписанию в рамках выполнения договоров) подписываются Министром, заместителями Министра (в соответствии с приказом о распределении обязанностей и на основании выданных Министром доверенностей), директорами структурных подразделений Министерства на основании выданных Министром (лицом, исполняющим его обязанности) доверенностей.
Договоры (дополнительные соглашения к ним), заключенные от имени Министерства и подписанные руководством Министерства, регистрируются в Службе делопроизводства в системе электронного документооборота в пределах календарного года. Номера договоров имеют буквенный индекс "Д", например: АЧ-07-23Д/15
Подлинники договоров хранятся в Службе делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.9.8. Внутренние информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические записки), справки регистрируются в секретариатах заместителей Министра и структурных подразделениях Министерства в системе электронного документооборота.
4.9.9. Передача документов между структурными подразделениями Министерства осуществляется через Службу делопроизводства.
