XI. ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

11.1. Исполненные документы по рассмотрению обращений граждан формируются в дела работниками, отвечающими за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях Минпросвещения России, в соответствии с номенклатурой дел Минпросвещения России в хронологическом порядке по систематическому принципу (по входящим регистрационным номерам).

11.2. Каждое рассмотренное письменное обращение и все материалы, связанные с его рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

а) лист резолюции по письменному обращению;

б) письменное обращение, приложения к нему (если имеются);

в) визовые копии ответа автору обращения, промежуточных ответов автору (если имеются);

г) письменная докладная о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);

д) заключение о результатах проведенной проверки (в случае ее проведения);

е) материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).

Запрещается подшивать в дела нерассмотренные документы по обращениям граждан.

11.3. Данные о списании документов по рассмотрению обращений граждан и материалы по ним формируются в электронные дела в ЕСЭД с номером соответствующего структурного подразделения Минпросвещения России.

11.4. Обращения граждан хранятся в архиве Минпросвещения России в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение Центральной экспертной комиссии Минпросвещения России, после этого составляется соответствующий акт на уничтожение документов или передачу их на постоянное хранение.