III. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Организация документооборота

86. Документооборотом является движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Вся документация Министерства делится в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

87. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413), Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011), и настоящей Инструкцией.

88. Учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным департаментам ведется с помощью системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

Организация доставки документов

89. Доставка документов в Министерство осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

90. Почтовой связью доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы; электронные документы.

Прием, обработка и распределение входящих документов

91. Прием и первичная обработка документов осуществляются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

92. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности.

При первичной обработке документов вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой "лично", "для конкурсной комиссии"). При обнаружении повреждений, а также отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта остается в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, другой экземпляр акта вместе с документом направляется адресату.

При отсутствии на документе адреса отправителя или наименования адресата к документу прилагается конверт. Конверты прилагаются к письмам, полученным от граждан, а также к любым судебным актам и документам, поступающим от граждан и организаций в рамках судебных дел и исполнительного производства, в остальных случаях конверты уничтожаются.

93. На полученном документе сотрудник отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в левой нижней части оборотной стороны последнего листа проставляет штамп о приеме с указанием даты поступления.

94. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

повестки дня заседания коллегии Министерства и материалы к заседаниям;

материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации и Президиума Российской Федерации;

задания и отчеты сотрудников по командировкам;

сводки и справки по контролю исполнения поручений;

поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

работы научных организаций, направленные для сведения;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки из газет);

статистические сборники и информационные справочники;

счета организаций;

образцы проспектов, каталогов и других рекламных материалов организаций, международных ярмарок и выставок;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

формы статистической отчетности;

бухгалтерские документы по внутренним расчетам;

графики распределения отпусков, заявления, списки, сводки об использовании отпусков;

сводки о движении личного состава;

извещения об отпусках и командировках;

учебные планы и программы учебных заведений;

документы (заявки, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию;

заявления о предоставлении путевок в дома отдыха, оздоровительные лагеря, детские сады.

95. Вся корреспонденция, адресованная Министерству, поступает в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Документы, поступившие на имя Министра, заместителей Министра или в адрес Министерства, регистрируются сотрудниками отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, а документы, поступившие в адрес департаментов Министерства, - ответственными за делопроизводство в департаментах.

96. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения, которой автоматически присваивается регистрационный номер. Карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

корреспондент - указывается организация, откуда поступил документ;

номер документа - проставляется исходящий номер документа, присвоенный ему корреспондентом;

дата документа - дата, присвоенная корреспондентом документа;

подпись - указывается фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - указываются название организации или фамилия должностного лица, на чье имя поступил документ;

содержание - включает в себя краткое содержание документа;

тип доставки - фельдсвязь, почта, факс и др.;

состав - указывается количество листов документа и при наличии приложения через знак "+" количество листов (брошюр) приложения.

Кроме того, к регистрационной электронной карточке прикрепляется электронный образ (файл) документа.

При необходимости в электронную регистрационную карточку вводятся дополнительные сведения: пометка "Для служебного пользования" с номером экземпляра, связки с другими документами.

97. Регистрационный штамп документа печатается на лицевой стороне первой страницы и содержит регистрационный номер и дату, который автоматически присваивается системой автоматизации документооборота и контроля исполнения. Здесь же указываются количество листов основного документа, количество листов приложения.

98. Зарегистрированный документ на имя Министра и в адрес Министерства передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в Департамент управления делами и государственной службы либо помощнику Министра, на имя заместителей Министра передается для рассмотрения и подготовки проекта резолюции в приемные заместителей Министра.

Резолюции документов и если есть отметка "КОНТРОЛЬ" вносятся в электронную регистрационную карточку документа.

99. После занесения резолюции, при наличии нескольких соисполнителей поручения, документ копируется и передается исполнителям.

Документы с отметками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" незамедлительно передаются в департаменты.

Документы с резолюциями Министра и заместителей Министра из одного департамента Министерства в другой передаются через отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

100. Документы, поступившие на съемных носителях, должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

Организация обработки и передачи исходящих документов

101. Документы, подписанные Министром или его заместителями и направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), в федеральные органы исполнительной власти и другие организации, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам, плюс два экземпляра (второй "визовой" - остается в деле отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, третий - передается в департамент, подготовивший документ).

Исходящие документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения ответственными за делопроизводство в департаментах.

Исполнитель представляет подписанный документ для его регистрации вместе с подлинником поручения, а также вторым "визовым" и третьим экземплярами исходящего документа.

"Визовой" экземпляр с оригинальными визами и подлинником поручения, списанным в дело исполнителем, сдается на архивное хранение и должен соответствовать по содержанию и количеству листов первому экземпляру.

Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Вторая и третья копии исходящего документа заверяются оттиском штампа "Верно" и подписываются работником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Второй "визовой" экземпляр документа с подлинником поручения подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел.

102. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа;

исполнитель - фамилия исполнителя, подготовившего документ;

визы - фамилии должностных лиц, завизировавших документ;

адресаты - организации или граждане, которым направляется документ;

ответ на N - указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

списание в дело - проставляется номер дела по номенклатуре дел.

Далее прикрепляется электронный образ документа (файл).

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются системой автоматизации документооборота и контроля исполнения автоматически и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, зарегистрировавшим его.

103. Отправку исходящих документов (оформленных, зарегистрированных, с указанием почтового адреса или с рассылкой), подписанных руководством Министерства, осуществляют сотрудники отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Если подлинный экземпляр исходящего документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ.

Документы, подписанные руководством Министерства и адресованные в высшие органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, отправляются отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы с помощью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. На документы, отправляемые фельдсвязью, оформляется реестр.

Отправка иной корреспонденции осуществляется средствами почтовой и электрической связи.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляются списки, которые с распиской работника почтового отделения связи возвращаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.

Порядок прохождения внутренних документов

104. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

105. Копии подписанных руководством Министерства организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в департаменты, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

106. Обмен документами между департаментами осуществляется ответственными за делопроизводство в департаментах. В электронной регистрационной карточке документа производится отметка о соответствующей передаче.

Работа исполнителей с документами

107. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа в электронном виде;

распечатка электронного образца (файла) на бумажный носитель;

согласование (визирование) документа;

представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или руководству департамента;

создание временной регистрационной карточки документа в соответствующей электронной папке департамента системы автоматизации документооборота и контроля исполнения;

прикрепление электронного образа (файла) к временной регистрационной карточке;

присвоение временного регистрационного номера, временный регистрационный номер ставится на лицевой стороне визового экземпляра;

подготовка к пересылке адресату.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки за подписью директора (заместителя директора) департамента Министерства.

108. Документы представляются на подпись Министру через Департамент управления делами и государственной службы.

Документы, представляемые на подпись Министру, заместителям Министра, помещаются в мягкую обложку (Приложение N 8).

109. Редакционная и корректорская работа с документами, представляемыми на подпись Министру, осуществляется Департаментом управления делами и государственной службы.

Поисковая система по документам

110. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

111. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

112. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в департаментах в соответствии со своими полномочиями.

113. Регистрационный номер документа состоит из цифрового индекса департамента и порядкового номера.

114. Для осуществления поиска документа используются установленные в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения электронные папки.

115. В системе автоматизации документооборота и контроля исполнения поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам:

номеру документа;

промежутку дат регистрации;

корреспонденту;

лицу, подписавшему документ;

виду документа;

по содержанию.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Контроль исполнения документов

116. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Министерства и руководителей департаментов о состоянии исполнения документов.

117. Контроль исполнения документов обеспечивается отделом контроля и работы с обращениями граждан Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011).

118. Контроль исполнения документов ведется в системе автоматизации документооборота и контроля исполнения.