IV. Организация работы с документами в делопроизводстве
IV. Организация работы с документами в делопроизводстве 
119. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на ведомственное хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Составление номенклатур дел
120. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
121. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Министерстве, положениями о департаментах Министерства, структурой Министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями типовых документов, с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды, состав и содержание.
122. В Министерстве составляются номенклатуры дел департаментов (Приложение N 9).
Департаменты Министерства обязаны ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года, разрабатывать проект номенклатуры дел своего подразделения на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях подразделения и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Вновь созданный департамент обязан в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
123. Номенклатура дел департамента составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, визируется начальниками отделов и согласовывается с отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление их на согласование в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы возлагается на директоров департаментов. Директора департаментов обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.
124. Утвержденная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах, из которых 1-й и 2-й экземпляры передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, 3-й остается в делопроизводственной службе департамента, 4-й передается в отделы департамента по разделам.
125. Сводная номенклатура дел Министерства составляется на основе номенклатур департаментов. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается директором Департамента управления делами и государственной службы, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Министерства, с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации и утверждается руководством Министерства. Утвержденная номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Российской Федерации не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Министерстве.
В конце сводной номенклатуры дел Министерства печатается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), которая заполняется в установленном порядке.
Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Департамента управления делами и государственной службы, второй - используется в Департаменте управления делами и государственной службы в качестве рабочего, третий - применяется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства, четвертый направляется в Государственный архив Российской Федерации.
126. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае изменений функций и структуры Министерства.
127. В номенклатуру дел департаментов (отделов) Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
128. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
129. Графы номенклатур дел департаментов заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения департамента и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
01-07-03
01 - индекс департамента;
07 - индекс отдела;
03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов (отделов), для переходящих дел индекс сохраняется.
Например:
07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - приказы Минэнерго России по основной деятельности. Копии.
07, 14, 31 - индексы департаментов;
01 - индекс отдела;
03 - индекс вида документа.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию (далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.).
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);
название Министерства или департамента (исполнитель документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела;
указания на количество копий документов дела.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей типовых перечней документов с указанием сроков их хранения.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок (списки, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями по энергосбережению в промышленности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики и промышленности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с правительством Москвы о представлении жилья работникам Министерства
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам ТЭК
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО "Болшевский текстиль" о производстве продукции (форма 1-п)
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения делопроизводства и др.
130. По окончании года в конце номенклатуры дел департамента делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сотрудник департамента, ответственный за делопроизводство, сообщает эти данные в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы до 1 февраля.
Формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве
131. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются децентрализованно, т.е. в департаментах Министерства.
132. Формированием дел в департаментах занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в департаментах, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет директор департамента или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
133. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. Отдел организации делопроизводства и архива проводит проверки правильности формирования дел. Требования отдела о порядке формирования и оформления дел являются обязательными для исполнения всеми работниками департаментов Министерства.
134. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
Подлинники документов необходимо отделять от копий, годовые отчеты от квартальных, утвержденные уставы, правила, положения, инструкции, штатные расписания - от их проектов и переписки по утверждению и т.д.
В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, подшиваются вместе.
При большем количестве листов дело должно быть разделено на тома.
135. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Все виды документов подшиваются сверху вниз по номерам и датам.
В делах постоянного хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума. Поручения высших органов государственной власти Российской Федерации располагают в деле по хронологии в порядке номеров поручений. К каждому поручению прикладываются документы по исполнению поручений.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков и по командированию работников Министерства группируются отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы заседаний коллегии Министерства формируются в два дела: протоколы заседаний коллегии Министерства с результатами принятых решений; документы к заседаниям коллегии (повестки дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки строек и объектов и другие документы подшиваются отдельно от проектов и должны храниться в делах того года, на (за) который они составлены.
Запросы и обращения депутатов Государственной Думы формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.
Личные дела формируются в течение всего срока работы государственного служащего в Министерстве (Приложение N 10).
Ведение дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2242).
На каждого сотрудника Министерства заводится отдельная папка. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета (машинограммы) сотрудников Министерства формируются следующим образом. Все машинограммы на определенное лицо подбираются в пределах календарного года и подшиваются в мягкую обложку (микродело), на которой указываются фамилия, имя, отчество работника, департамент и дата. Затем все микродела систематизируются строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам и подшиваются в самостоятельные дела. Лицевые счета (машинограммы) в сформированном деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу валовой нумерацией в пределах каждого тома.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.
Обращения граждан подшиваются в самостоятельные дела и имеют временный срок хранения.
136. Дела передаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.
137. Временному хранению в Министерстве до передачи в Государственный архив Российской Федерации подлежат дела с постоянным сроком хранения и по личному составу (приказы по личному составу и награждению (поощрению), личные дела, лицевые счета и др.).
Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве Министерства.
По завершении года сотрудники департаментов Министерства при методической помощи и под контролем отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы проводят комплекс работ по технической обработке и оформлению дел.
138. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
нумерацию листов в деле;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 11);
составление листа-заверителя дела (Приложение N 12);
подшивку и переплет дела;
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 13);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
139. Документы постоянного хранения подшиваются на четыре прокола в специальные твердые обложки (выдает отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
Личные дела подшиваются на три или четыре прокола в специальные мягкие обложки.
При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (скобки, булавки, скрепки) из документов удаляются.
В начале дела подшиваются бланки форм внутренней описи документов дела, которую необходимо составлять для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание (приказы по основной деятельности, протоколы, уставы, положения и др.). Внутренняя опись составляется также на документы, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные; личные дела и т.д.).
140. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
141. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом, не задевая текста документов. Применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается применение литерной нумерации листов.
Например:
1, 1а, 1б
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись.
Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи.
142. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Министерства - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование департамента - указывается наименование департамента в соответствии со структурой Министерства;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Министерства;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Министерства, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации;
дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера.
Например:
"Приказы N 1 - 50 Минэнерго России по основной деятельности".
Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается слово "копия", подлинность документов не оговаривается.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.
Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Обложка дела заполняется черными чернилами или тушью.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать и заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
143. С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования.
Директора департаментов Министерства и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и дел, а также обеспечивать их сохранность.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в департаментах в течение трех лет, а затем сдаются в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
144. Выдача дел другим департаментам производится с разрешения директора департамента и под расписку. Дела выдаются работникам департаментов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
145. Сторонним организациям дела и документы, в том числе и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Министерства по актам.
Изъятие документов постоянного хранения из дел допускается в установленных законом случаях и производится с разрешения руководства Министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок передачи документов на хранение в отдел
организации делопроизводства и архива
146. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующие федеральные архивы как часть Архивного фонда Российской Федерации.
147. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в Минэнерго России в составе Департамента управления делами и государственной службы создан отдел организации делопроизводства и архива.
148. Подготовка документов к передаче на хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы включает работу лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Экспертиза ценности документов
149. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
150. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создаются постоянно действующая центральная экспертная комиссия и экспертные комиссии в департаментах.
Функции и права центральной экспертной комиссии (экспертных комиссий), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Министром (для центральной экспертной комиссии) и директором департамента (для экспертной комиссии). Положение о центральной экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
151. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под непосредственным методическим руководством сотрудников отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Постоянно действующая центральная экспертная комиссия Министерства и отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляют методическое руководство, а также координацию и контроль за деятельностью экспертных комиссий департаментов.
152. При проведении экспертизы ценности документов проводится отбор документов постоянного хранения и по личному составу, а также документов временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
153. Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает центральная экспертная комиссия Министерства или экспертная комиссия департамента.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложение N 14), а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение N 15).
154. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии Министерства одновременно. Согласованные центральной экспертной комиссией Министерства акты утверждаются Министром или заместителем Министра только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
155. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего центрального аппарата Министерства. Если в акте указаны дела нескольких департаментов, то название каждого департамента указывается перед группой заголовков дел этого департамента. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт составляется центральной экспертной комиссией и утверждается Министром в двух экземплярах (Приложение N 15).
Уничтожение документов в департаментах без оформления соответствующих актов не допускается.
156. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
157. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Директора департаментов обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для хранения документов в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
Сотрудники департаментов, отвечающие за делопроизводство, обеспечивают проведение всех видов работ, связанных с подготовкой к передаче дел в установленном порядке на хранение в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы Министерства.
В Министерстве в каждом департаменте описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы. По окончании года по этим описям в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела постоянного хранения и по личному составу, полностью обработанными в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, и настоящей Инструкцией.
Описи дел, подготовленные департаментами, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую составляет отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и по которой он сдает дела на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
158. Описательная статья описи дел департамента имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
159. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Если при составлении описи обнаружено отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел департамента, то принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором департамента и передается вместе с описью дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел департамента подписывается составителем с указанием его должности, экспертной комиссией департамента, согласовывается с заместителем начальника отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы и утверждается директором департамента.
Опись дел департамента составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте. При наличии в департаменте экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию департамента для рассмотрения и согласования.
Подготовка и передача документов на ведомственное хранение
160. В отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
161. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы не подлежат. Они хранятся в департаментах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
162. Передача дел в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы осуществляется по графику, составленному отделом организации делопроизводства и архива, согласованному с директорами департаментов и утвержденному директором Департамента управления делами и государственной службы.
163. В период подготовки департаментами дел к передаче в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы сотрудником отдела организации делопроизводства и архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел департамента Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники департаментов обязаны устранить.
Дела в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы доставляются сотрудниками департаментов по установленным правилам.
164. Прием каждого дела производится сотрудником отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в присутствии сотрудника департамента. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела и должностного лица, передавшего дела.
Вместе с делами в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
Если отдельные дела необходимо оставить в департаменте для текущей работы, то после внесения их в опись дел, отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы оформляет выдачу дел во временное пользование, не более чем на шесть месяцев, по акту.
В случае ликвидации или реорганизации департамента Министерства, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного департамента, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в департамент - правопреемник или в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, номенклатуре дел и актам приема-передачи дел.
Дела с постоянным сроком хранения по завершении установленного срока хранения передаются из отдела организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы в Государственный архив Российской Федерации.
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
В.П.КОЗЛОВ
4 марта 2009 года
