II. Правила подготовки и оформления документов (документирование)
II. Правила подготовки и оформления документов
(документирование) 
Акты Министерства
10. Правовые акты Министерства издаются в виде приказов и распоряжений. Нормативные правовые акты издаются Министерством в пределах компетенции в виде приказов. Правовые акты организационно-распорядительного характера издаются Министерством в виде приказов и распоряжений.
11. Приказами по основной деятельности утверждаются регламенты, положения, правила, инструкции и другие акты, носящие нормативно-правовой характер.
Приказами (распоряжениями) по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Министерства.
12. Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.
Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.
13. Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает директор департамента (заместитель директора, начальник отдела), который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.
Исполнителем проекта приказа (распоряжения) Министерства может быть только государственный служащий центрального аппарата Министерства.
14. Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.
15. Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.
16. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Министерства, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным. Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).
Бланки документов
17. Документы Министерства, как правило, оформляются на гербовых бланках (далее - бланках) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
18. Состав видов и формы бланков, применяемых в Министерстве, утверждаются Министром по представлению Департамента управления делами и государственной службы (Приложение N 1).
19. Бланки документов Министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера.
20. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
21. Отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы ведет централизованный учет бланков раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (журнале), при этом используются следующие реквизиты:
количество экземпляров;
номера гербовых бланков;
наименование департамента, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
расписка в получении.
В департаментах бланки учитываются и выдаются под роспись в регистрационно-учетной форме (журнале).
22. Уничтожение испорченных гербовых бланков производится Департаментом управления делами и государственной службы по акту о списании и уничтожении номерных гербовых бланков Министерства энергетики Российской Федерации (Приложение N 16). Департаменты передают перечень испорченных бланков вместе с испорченными бланками в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы для уничтожения.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
23. При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов":
1) Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696).
2) Наименование и справочные данные о Министерстве
Наименование Министерства указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного.
Справочные данные о Министерстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.
3) Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.08.2008
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:
14 августа 2008 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
4) Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного Министру или заместителям Министра, состоит из инициалов, порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.
Например:
СШ-111-47
Регистрационный (входящий) номер документа, адресованного на Министерство, состоит из условного сокращения названия Министерства (МЭ), порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел.
Например:
МЭ-1000-31
Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, порядкового номера и индекса департамента, исполнившего этот документ.
Например:
СШ-1771/12
Регистрационный (внутренний) номер документа департамента состоит из индекса департамента и порядкового номера.
Например:
12-147
5) Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.
6) Место составления или издания документа
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
7) Адресат
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Адресатом могут являться организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит "Адресат" располагается в правой части бланка и печатается через 1 межстрочный интервал.
Все строчки реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.
При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Наименование организации и ведомства следует писать перед наименованием структурного подразделения.
Например:
Министерство энергетики
Российской Федерации
Финансовый департамент
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.
Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
П.П. Петрову
При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Руководителю Федерального
агентства по рыболовству
А.А. Крайнему
Если служебное письмо направляется руководителям нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации районов
Московской области
или
Руководителям структурных
подразделений
Минэнерго России
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При направлении письма в организацию указывается ее наименование, почтовый адрес.
Например:
Открытое акционерное общество
"Российские железные дороги"
Новая Басманная ул., д. 2,
Москва, 107174
При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, почтовый адрес.
Например:
Иванову И.И.
Новоясеневский просп.,
д. 12, кв. 32, Москва, 117574
При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
8) Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Составные части реквизита отделяются друг от друга межстрочным интервалом 1,5.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр энергетики
Российской Федерации
(личная подпись) И.О. Фамилия
08.08.2008
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минэнерго России
от 21 июля 2008 г. N 21
Слова "УТВЕРЖДЕНО" и "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
9) Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?").
Например:
ПРИКАЗ
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?")
Например:
Должностной регламент
заместителя начальника отдела
Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой).
К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.
10) Текст документа
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Текст печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим предоставить, направляем в Ваш адрес);
от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым);
от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает).
11) Отметка о наличии приложений
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Слово "Приложение" печатается с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, отделяется от текста письма дополнительным интервалом 12 пт и печатается с 1 межстрочным интервалом:
Например:
Приложение: 1. Положение о Департаменте управления делами
и государственной службы на 15 л. в 1 экз.
2. Приказ о назначении на должность директора Департамента
управления делами и государственной службы на 1 л.
в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.
Например:
Приложение: брошюра в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение
к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:
Например:
Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash-диск, cd-диск,
dvd-диск и т.п.).
В приложении к правовому акту Министерства (приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.
Например:
Приложение N 2
к приказу Минэнерго России
от 9 июля 2008 г. N 16
Допускается написание слова "ПРИЛОЖЕНИЕ N" прописными буквами.
12) Подпись
Документы, направляемые в органы государственной власти, подписываются Министром или, по его поручению, заместителем Министра.
Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Министром, его заместителями, директорами департаментов или заместителями директоров в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите "Подпись" наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.
Например:
Заместитель Министра личная подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке Министра или заместителя Министра в реквизите "Подпись" наименование должности не указывается.
Например:
личная подпись И.О. Фамилия
Если Министр отсутствует, то документ подписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Министерства. При этом к должности добавляется "Врио" (временно исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Министра, подписывающего документ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Например:
Врио Министра личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Заместитель Министра личная подпись И.О. Фамилия Директор Департамента управления делами и государственной службы личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные федеральные органы исполнительной власти, подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель Министра энергетики Заместитель Министра юстиции Российской Федерации Российской Федерации личная подпись И.О. Фамилия личная подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия
личная подпись И.О. Фамилия
13) Согласование проекта документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и директором департамента, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Министерства, должны быть ими завизированы. Документы, подлежащие правовой экспертизе, визируются в Юридическом департаменте.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза ставится в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта Министерства. На проекте нормативного правового акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса департамент, ответственный за согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Министру (заместителю Министра), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещенными перед личной подписью визирующего:
Например:
Замечания прилагаются
Директор
Юридического департамента личная подпись И.О. Фамилия
20.09.2008
В процессе согласования департаменты Министерства, ответственные за его проведение, осуществляют доработку проектов приказов (распоряжений) с учетом замечаний должностного лица (корректора), осуществляющего их обязательное редактирование.
Корректор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков. Не допускается представление на подпись Министру и его заместителям приказов (распоряжений) без штампа корректора.
Внешнее согласование документа (согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются) оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель руководителя
Федеральной службы по тарифам
(личная подпись) И.О. Фамилия
15.06.2008
Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, оформляется следующим образом:
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания рабочей группы
от 10.08.2008 N 15
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле согласуемого документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Министерства;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Проекты нормативных правовых актов согласовываются с федеральными органами исполнительной власти до подписи руководством Министерства.
При наличии разногласий между организациями по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.
14) Оттиск печати
Министерство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, указанные в Положении о Министерстве.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных иными нормативными правовыми актами.
К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью Министерства, относятся:
Министр;
заместители Министра;
должностные лица, имеющие право подписи финансовых и платежных документов.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
Гербовой печатью удостоверяются:
акты (выполненных работ; сверки дебиторской и кредиторской задолженности; приема законченных строительством объектов, экспертизы и другие);
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах, арбитражных судах и другие);
государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд, иные договоры и соглашения;
технические задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, техническое перевооружение, НИОКР и другие);
заявки (получение ассигнований, валюты и другие);
заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта платежных документов и другие);
карточки образцов подписей;
служебные контракты с государственными гражданскими служащими;
трудовые контракты с руководителями подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;
лимиты бюджетных обязательств, утвержденные руководством Министерства энергетики Российской Федерации;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
представления (ходатайства) о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;
почетные грамоты, благодарности Министерства энергетики Российской Федерации, удостоверения к ведомственным наградам;
поручения (бюджетные, казначейские, банковские, пенсионные, платежные, сводные на получение или перевод инвалюты, на импорт и другие);
реестры (чеков, бюджетных, казначейских и других поручений, представляемых в Министерство финансов Российской Федерации, Федеральное казначейство Российской Федерации);
сметы расходов (на содержание территориальных органов Министерства энергетики Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и организаций и другие);
служебные удостоверения;
справки финансового характера;
уставы подведомственных Министерству федеральных государственных унитарных предприятий и федеральных государственных учреждений;
штатные расписания и изменения к ним;
архивные справки (для жителей стран - членов СНГ);
иные документы, в случаях, прямо предусмотренных приказами Министерства.
Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью Министерства, несут должностные лица, их подписавшие.
Министерство энергетики Российской Федерации имеет один экземпляр гербовой печати. Изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати допускается при необходимости по решению Министра.
Гербовая печать хранится в Финансовом департаменте.
Персональная ответственность за организацию сохранности гербовой печати и использование ее оттиска строго по целевому назначению возлагается на директора Финансового департамента.
Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) для Министерства производится на основании поручения Министра с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст "Государственный стандарт Российской Федерации печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования".
Замена гербовой печати (уничтожение) производится по акту комиссией в составе не менее трех человек, которая назначается приказом Министерства.
15) Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно Директор Юридического департамента личная подпись И.О. Фамилия 20.09.2008
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.
16) Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает наименование департамента, фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его служебного телефона и печатается шрифтом Times New Roman N 8.
Например:
Департамент электроэнергетики Иванов Иван Иванович (495)631-88-88
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
17) Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа помещается справа в нижнем поле первого листа документа и включает в себя слова "В дело" (без кавычек), ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении.
Например:
В дело
Исполнено письмом
от 10.10.2008 N СШ-3508/12
Личная подпись И.И. Иванов
10.10.2008
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа.
В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении, личная подпись, расшифровка подписи и дата.
18) Резолюция
Резолюция оформляется на отдельном листе формата А4 (210 x 297), А5 (148 x 210 мм), А6 (148 x 105 мм), а также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.
В резолюции указываются: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание основных поручений, срок исполнения, подпись, дата резолюции.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ответственный среди списка исполнителей может быть определен проставлением отметки "отв." или "свод". Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно ему подчиненным.
Изменение основного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании докладной записки на имя Министра или заместителя Министра с приложением оригинала документа и в течение 3-х дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
19) Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или штампом "Контроль" и печатают в верхнем правом углу резолюции.
20) Учет печатей и штампов
Отдел безопасности, режима и государственной тайны ведет учет печатей и штампов, используемых в Министерстве, в специальном журнале.
Печати и штампы выдаются под роспись.
Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
24. Приказами оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Министерства.
Образцы оформления проектов приказов Министерства представлены в Приложении N 2.
25. На приказах Министерства по основной деятельности Юридический департамент проставляет отметку о необходимости направления конкретного приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.
Ответственный за разработку приказа департамент не позднее 5 дней с момента подписания приказа, подлежащего направлению в Министерство юстиции Российской Федерации, представляет в Юридический департамент:
5 копий приказа;
справку к приказу;
сопроводительное письмо в Министерство юстиции Российской Федерации;
копию приказа на магнитном носителе;
копию приказа о временном исполнении обязанностей Министра энергетики Российской Федерации (в случае, если приказ подписан лицом, временно исполняющим обязанности Министра).
26. Контроль соответствия проектов приказов требованиям по форме, установленным в настоящей Инструкции, осуществляет Департамент управления делами и государственной службы.
27. Проекты приказов, которые подготавливают и вносят департаменты на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке, согласовываются следующими должностными лицами:
исполнителем, подготовившим проект приказа;
директором департамента-исполнителя, подготовившего проект приказа;
директорами департаментов, деятельности которых касается проект приказа или которым в приказе даются конкретные поручения;
директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);
директором Юридического департамента;
директором Департамента управления делами и государственной службы;
заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности департамента-исполнителя.
Проекты приказов по основной деятельности представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом, заместителям Министра - директорами департаментов, ответственными за их оформление и согласование.
Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках государственных служащих и др.) оформляются только Департаментом управления делами и государственной службы по представлениям департаментов Министерства и согласовываются со следующими должностными лицами:
директором Департамента управления делами и государственной службы;
директором Финансового департамента (проекты приказов, связанные с использованием денежных средств);
с заместителем Министра, осуществляющим контроль и координацию деятельности Департамента управления делами и государственной службы (проекты приказов, представляемые на подпись Министру).
Проекты приказов по личному составу представляются на подпись Министру Департаментом управления делами и государственной службы или иным уполномоченным Министром лицом.
28. Согласование проектов приказов департаментами Министерства осуществляется в срок до 10 дней, но не более 2-х дней в каждом департаменте, с момента их поступления и оформляется визами директоров департаментов или должностных лиц, официально их замещающих. Согласование проектов приказов Юридическим департаментом (правовая экспертиза) осуществляется в срок не более 7 дней, при необходимости указанный срок может быть продлен по решению заместителя Министра, осуществляющего координацию деятельности Юридического департамента. Министром и (или) его заместителями могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа.
Обеспечение надлежащей подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными департаментами возлагаются на директоров департаментов, ответственных за подготовку проектов.
29. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит изложению в новой редакции и повторному согласованию.
Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, визируются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей.
30. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись Министру (его заместителю) при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы по основной деятельности, по личному составу, по награждению работников ТЭКа ведомственными знаками отличия, по предоставлению оплачиваемых отпусков, приказы о командировании нумеруются отдельно в пределах календарного года.
31. Приказ имеет следующие реквизиты:
1) Государственный герб Российской Федерации.
2) Наименование Министерства.
3) Наименование вида документа - приказ.
4) Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Министерстве энергетики Российской Федерации
6) Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок, а также ссылка на официальный источник его опубликования либо дата и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", напечатанным прописными буквами вразрядку. Если преамбула в проекте отсутствует, то слово "приказываю" не пишется.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются департаменты (с указанием Ф.И.О. директора департамента в соответственном падеже) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о департаменте или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, списков комиссий, рабочих групп, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста.
В последнем пункте приказа по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Министерства и не может быть одним из этих адресатов.
По решению Министра или заместителя Министра, подписывающего приказ, контроль за его исполнением может не возлагаться на иное должностное лицо (департамент). В таком случае последний пункт приказа формулируется: "Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой".
Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.
Если приказ изменяет, отменяет, дополняет или признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка, ссылку на официальный источник его опубликования либо дату и номер регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
В приказ не следует включать поручение о доведении его до сведения департаментов, должностных лиц и организаций.
Департамент-исполнитель готовит вместе с проектом приказа указатель рассылки, который содержит перечисление необходимых адресатов.
При оформлении проекта приказа на двух и более страницах они должны быть пронумерованы. Номер проставляется по центру верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.
7) Отметка об исполнителе нормативных правовых актов Министерства (приказов, распоряжений, протоколов) проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).
8) Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта приказа, включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.
Например:
Заместитель Министра личная подпись И.О. Фамилия Директор Департамента управления делами и государственной службы личная подпись И.О. Фамилия Директор Юридического департамента личная подпись И.О. Фамилия Заинтересованные директора департаментов личные подписи И.О. Фамилии Директор департамента- исполнителя личная подпись И.О. Фамилия Должность исполнителя личная подпись И.О. Фамилия
9) Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается в две или, при необходимости, более чем в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними пробел ставится.
Приказы подписывает Министр или заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей.
Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
10) Приложения в приказе допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: "Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации"; "Внести изменения в Приказ Минэнерго России от 28 июля 2008 г. N 543 "Об утверждении Плана законопроектной деятельности Минэнерго России" согласно приложению". Несколько приложений нумеруются с указанием знака "N".
Например:
"1. Утвердить:
состав аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 1);
регламент аттестационной комиссии Министерства энергетики Российской Федерации (приложение N 2);
график аттестации федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Минэнерго России (приложение N 3)".
На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" со знаком "N" (при наличии нескольких приложений), наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу Минэнерго России
от "__" _____ 200_ г. N __
При утверждении приказом прилагаемого документа слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" заменяется на слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа, вида утверждаемого приложения).
Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минэнерго России
от "__" _____ 200_ г. N __
При оформлении приложения к приказу на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.
Приложения к приказу визируются директором департамента-исполнителя, подготовившего проект. Виза ставится с оборотной стороны последнего листа приложения.
32. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается по центру;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Регистрационный номер документа (приказа), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи.
33. Подписанный (подлинный) приказ, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) приказа в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где приказ регистрируется. Второй экземпляр (копия) приказа тиражируется исполнителем.
Исполнитель приказа готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный приказ). Указатель рассылки (Приложение N 2) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.
Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью Департамента управления делами и государственной службы и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.
Оригинал приказа хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.
34. Приказы о командировании работников центрального аппарата Министерства в служебные командировки оформляются на специальном бланке по унифицированной форме N Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 мая 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" <1> (пример оформления приказа приведен в Приложении N 2).
--------------------------------
<1> Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 15.03.2004 N 07/2732-ЮД).
Приказы о командировании нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года с добавлением к номеру букв "ком".
Копия приказа о командировании в обязательном порядке должна быть представлена в отдел бухгалтерского учета и отчетности центрального аппарата Финансового департамента.
Приказы о командировании подписываются Министром или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей.
35. Распоряжение - правовой акт организационно-распорядительного характера, издаваемый Министерством преимущественно по оперативным вопросам своей повседневной деятельности, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов Министерства (пример оформления приведен в Приложении N 2).
36. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Распоряжение подписывает Министр или заместители Министра.
37. Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов Министерства по основной деятельности. Распоряжениями нельзя дополнять, отменять, изменять какие-либо пункты приказов и приказы в целом.
Распоряжения учитываются и хранятся в Департаменте управления делами и государственной службы. Регистрационный номер распоряжения состоит из его порядкового номера в пределах календарного года с добавлением через дефис "р", например: 120-р.
38. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) утверждаются приказом Министерства.
39. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
40. Протокол
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
41. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
42. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, присутствовавшие (подчеркивается), т.е. список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Наименование каждого вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Вопросы нумеруются арабскими цифрами, которые печатаются от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
43. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
Присутствовали: Директор Юридического департамента И.О. Фамилия Начальник правового отдела Юридического департамента И.О. Фамилия
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру шрифтом Times New Roman N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного межстрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.
44. Протоколы согласительных совещаний готовятся департаментами на листах формата А4 и регистрации не подлежат.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой автоматизации документооборота и контроля исполнения.
45. Копии протоколов, при необходимости, рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет ответственный исполнитель и подписывает директор (заместитель директора) департамента-исполнителя. Копии протоколов или их размноженные экземпляры заверяются печатью Департамента управления делами и государственной службы.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов или перечня поручений.
46. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4 шрифтом Times New Roman N 14 и имеют следующие реквизиты (Приложение N 3).
1) Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman N 17 и выравнивается по центру.
2) Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал 1 и выравнивается по центру.
3) Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру.
4) Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.
5) Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал 1,5.
6) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Отметка об исполнителе протокола проставляется в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа с указанием наименования департамента и Ф.И.О. полностью, телефона (шрифтом Times New Roman N 8).
Визы проставляются на оборотной стороне подписного листа проекта протокола, включают личные подписи, расшифровку подписей и дату.
Подписанный (подлинный) протокол совещания у Министра или заместителя Министра, указатель рассылки, второй экземпляр (копия) протокола в установленном порядке передаются в Департамент управления делами и государственной службы, где протокол регистрируется. Регистрационный номер протокола состоит из буквенного индекса имени и фамилии подписавшего или утвердившего документ и порядкового номера с добавлением букв "пр".
Например:
АВ-15пр
Первый (подлинный) экземпляр хранится в Департаменте управления делами и государственной службы.
Второй экземпляр (копия) протокол тиражируется исполнителем.
Исполнитель протокола готовит указатель рассылки (перечень департаментов Министерства и организаций, которым направляется данный документ). Указатель рассылки (Приложение N 3) составляется в двух экземплярах на отдельных листах, подписывается директором (заместителем директора) департамента-исполнителя с указанием ответственного за рассылку.
Указатель рассылки для организаций должен содержать их почтовый адрес.
Протоколы совещаний, подписываемые директорами (заместителями директоров) департаментов, регистрируются ответственными за делопроизводство в департаментах с присвоением им порядкового номера в пределах календарного года и хранятся в департаментах.
47. Служебные письма Министерства готовятся как:
ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
ответы на обращения граждан и организаций;
инициативные письма.
48. Сроки подготовки писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов.
Тексты писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директорами департаментов.
49. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
50. Служебное письмо Министерства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата (Приложение N 4).
Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении о Министерстве, положениях о департаментах, в положениях об отделах, в должностных регламентах.
51. Документы за подписью Министра и его заместителей печатаются не менее чем в трех экземплярах:
адресату;
Департаменту управления делами и государственной службы;
департаменту, подготовившему документ.
В Департаменте управления делами и государственной службы остается на хранении экземпляр документа с оригинальными визами должностных лиц Министерства и поручение (основание).
Департаменту, подготовившему документ, возвращается третий экземпляр.
52. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. В состав адреса входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 1,5.
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.
Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.
Например:
Правительство
Российской Федерации
Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.
Например:
Заместителю Председателя
Правительства Российской Федерации
И.О. Фамилия
На прямое поручение Президента Российской Федерации Министру, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три ответа: доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.
При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.
Например:
Председателю Правительства
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Председателю Комиссии Правительства
Российской Федерации
по оперативным вопросам
И.О. Фамилия
53. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.
54. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.
55. Текст письма отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 без помарок и исправлений с соблюдением требований настоящей Инструкции.
Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.
Например:
"Министерство энергетики Российской Федерации вносит..."
или от первого лица множественного числа.
Например:
"Просим...", "Направляем..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается и выравнивается по центру.
Например:
Уважаемый Иван Иванович!
Во вступительной части письма объясняются причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, информационный или нормативный правовой акт и т.д.) и констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем", "информируем" (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой.
Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
56. Отметка о наличии приложения отделяется от текста письма 1,5 - 2 межстрочными интервалами. Слово "Приложение" печатается без кавычек с первой строки абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
57. Подпись, как правило, отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы имени и отчества и фамилия, при этом между ними пробел ставится. Если письмо оформляется на именном бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.
58. Отметка об исполнителе - наименование департамента, Ф.И.О. полностью, номер его служебного телефона печатается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля шрифтом Times New Roman N 8 через один интервал.
Например:
Департамент электроэнергетики Иванов Иван Иванович (495)631-88-88
59. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Министерства отношения субординации департаментов с руководством Министерства и координации между департаментами (Приложение N 5).
В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных департаментов и должностных лиц Министерства.
Служебные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman N 14 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с настоящей Инструкцией.
В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.
При направлении информации одновременно адресатам внутри Министерства и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.
Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, ставятся внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело департамента-исполнителя.
60. Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Документы, направляемые в иностранные организации, составляются на русском языке на бланке Министерства, предназначенном для оформления иностранной почты.
Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранным организациям, не проставляются фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров, рассылка и др. Все эти реквизиты помещаются на визовом экземпляре документа, остающемся в деле (Приложение N 1).
Регистрацию документов осуществляют сотрудники Департамента международного сотрудничества.
61. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста (Приложение N 6).
Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам. Запрещается передача информации, распространение которой в Российской Федерации ограничено или запрещено.
Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Министром и заместителями Министра, регистрируются в Департаменте управления делами и государственной службы.
62. Текст телеграммы печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:
категория телеграммы - правительственная;
подробный адрес получателя - почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома, корпус, строение;
наименование организации;
наименование должности получателя;
Ф.И.О. получателя;
текст;
регистрационный номер и дата регистрации;
должность, имя, отчество лица и фамилия, подписавшего телеграмму.
В нижней части под чертой указываются:
наименование и адрес отправителя;
подпись;
наименование департамента;
Ф.И.О. и телефон исполнителя (печатается шрифтом Times New Roman N 8 через 1 межстрочный интервал).
Текст телеграммы составляется ясно и кратко.
Если телеграмма подписывается руководителями нескольких организаций, то их подписи заверяются печатями этих организаций.
При направлении телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки (Приложение N 6), подписанный директором (заместителем директора) департамента.
Телеграмма за подписью Министра и его заместителей печатается не менее чем в трех экземплярах:
адресату;
Департаменту управления делами и государственной службы;
департаменту, подготовившему телеграмму.
Внесение исправлений в текст телеграммы не допускается.
63. Электронные сообщения - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети <2>.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между департаментами как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
64. Электронное письмо в адрес Министерства направляется на официальный электронный адрес Министерства, доступ к которому осуществляется должностными лицами Департамента управления делами и государственной службы.
Электронный образ (файл) распечатывается на бумажный носитель, регистрируется в установленном порядке и прикрепляется к регистрационной карточке системы автоматизированного документооборота и контроля исполнения.
65. Каждому сотруднику Министерства в целях обмена электронными сообщениями выделяется индивидуальный электронный почтовый ящик, которому присваивается адрес электронной почты.
66. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.
67. Факсограммы - это получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы) Министерства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке.
68. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в отделах департаментов, если в их функции входит постоянный обмен информацией по каналам факсимильной связи, в секретариатах руководства департаментов и аппаратах руководства Министерства.
Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в Департаменте управления делами и государственной службы, а официальные номера департаментов - в соответствующих департаментах.
69. Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного распространения.
Как правило, объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.
Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Документ, текст которого невозможно прочитать, регистрации не подлежит.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода или отправляются с переводом, заверенным лицом, подписавшим факсограмму.
70. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в департаментах, осуществляется их директорами.
71. Договоры (контракты, соглашения).
Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются департаментами Министерства во исполнение поручений Министра (заместителя Министра) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с директором или иными уполномоченными сотрудниками Юридического департамента. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись Министру проект также согласовывается с соответствующим заместителем Министра.
Проект договора (контракта, соглашения) на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг за счет средств федерального бюджета подлежит обязательному согласованию с Финансовым департаментом.
При наличии неурегулированных разногласий правового характера директор Юридического департамента докладывает о них Министру (лицу, исполняющему его обязанности) или его заместителю.
72. После подписания подлинники договора (контракта, соглашения) передаются в Финансовый департамент для регистрации, заверения подписи Министра (заместителя Министра) гербовой печатью Министерства и хранения.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Российской Федерации
73. Министерство в целях осуществления функций по выработке государственной политики и нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также по собственной инициативе (Приложение N 7).
74. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом Times New Roman N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
75. Законопроект имеет следующие реквизиты.
1) Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Слово "Проект" отделяется от наименования государства дополнительным межстрочным интервалом 42 пт.
2) Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
3) Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в отдельные законодательные акты
Российской Федерации в части приведения их в соответствие
с Земельным кодексом Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части
платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
4) Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через двойной межстрочный интервал.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, как правило в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом. Точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
5) Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.
6) Визы проставляются на последнем листе законопроекта в нижней его части.
76. Требования к оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman N 14 через межстрочный интервал 1,5 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
1) Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2) Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
к проекту федерального закона "О внесении изменений
в Федеральный закон "О защите конкуренции"
3) Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Подготовка и оформление проектов актов
Президента Российской Федерации
77. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией (Приложение N 7).
78. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 x 297) шрифтом Times New Roman N 15 через межстрочный интервал 18 пт. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
79. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
1) Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируется относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
2) Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.
Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста Указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
3) Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
4) Место издания отделяется от подписи, как правило дополнительным межстрочным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
5) Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
6) Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
7) Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
_______ N __________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
_______ N __________
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой.
Например:
1.2.
Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками.
Например:
2.3.1.
Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.
Например:
1.2.2.1.
8) Визы проставляются на последнем листе проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на последнем листе приложения.
Подготовка и оформление проектов актов
Правительства Российской Федерации
80. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Министерством в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации (Приложение N 7).
81. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
1) Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
2) Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по центру, проставляется при подписании акта.
3) Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа.
Например:
N 143
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р".
Например:
N 153-р
4) Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и выравнивается по центру.
5) Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
6) Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом Times New Roman N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
7) Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
8) Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении проектов актов (указов и распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
9) Визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
82. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые нормативные акты, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования.
Например:
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
83. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их полные или сокращенные официальные наименования.
84. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
85. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
1) Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
2) Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
3) Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, результаты проработки и экспертизы.
