I. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЭНЕРГЕТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов; устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве энергетики Российской Федерации (далее - Министерство).

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; N 14, ст. 1413) и на основе Конституции Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993 N 237), Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696), Федеральных законов от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199), от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3451), от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293, N 49, ст. 6070), от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253) и других законодательных актов, а также Постановлений Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587), от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165), государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 4 апреля 2003 г. N 07/3276-ЮД), Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирована в Минюсте России 27 января 2006 г. N 7418), Регламентом Министерства энергетики Российской Федерации, утвержденным Приказом Минэнерго России от 20 ноября 2008 г. N 213 (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2008 г. N 13011), иных нормативных правовых актов.

3. Работа с секретными документами в Министерстве осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165).

4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием системы автоматизации документооборота и контроля исполнения.

5. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Министерства, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции департаментами Министерства осуществляются Департаментом управления делами и государственной службы.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Министерстве с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой осуществляется в соответствии с положениями Инструкции.

6. Рассматриваемые и подготавливаемые в Министерстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

7. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.

8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил документирования и документооборота, в т.ч. порядка работы с обращениями граждан, в департаментах возлагаются на их руководителей. Директора департаментов назначают ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов, в должностные обязанности которых входят в том числе:

прием, учет и распределение поступающих в департамент документов;

передача документов на рассмотрение директору департамента и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов департамента, проверка правильности их оформления и передача документов на отправку;

контроль состояния исполнения документов с установленными сроками исполнения;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

ввод в электронную базу данных департамента информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", находящихся на исполнении у сотрудников департамента;

обеспечение учета, использование и сохранности номерных гербовых бланков Министерства;

подготовка перечня испорченных бланков для передачи в отдел организации делопроизводства и архива Департамента управления делами и государственной службы (вместе с бланками), ежеквартально;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов и возвращением их в отдел организации делопроизводства и архива;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в Департамент управления делами и государственной службы (на архивное хранение);

составление актов об уничтожении дел с истекшими сроками хранения в соответствии с действующими перечнями дел со сроками хранения и утвержденной номенклатурой дел, организация и обеспечение уничтожения документов;

ознакомление сотрудников департамента с нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными документами и информационными материалами, поступающими в подразделение;

прием и передача информации по средствам факсимильной связи, установленным в департаменте.

9. Вести переписку между департаментами (отделами) по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.