5.5. ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

5.5.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

План (схема) размещения архивных фондов утверждается:

в Центральном архиве - директором Центрального архива;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России.

5.5.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

кинодокументы с нитроосновой;

подвергшиеся биологическому поражению;

переданные на временное хранение в Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

5.5.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

содержащие уникальные документы;

имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

5.5.4. Принятые архивные документы укладываются и хранятся в специальных коробах. Расстояние между полкой стеллажа и верхней крышкой короба, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно быть не менее 5 см.

5.5.5. Архивные дела укладываются в короба в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в короба и извлекаться из них без усилий.

5.5.6. Совершенно секретные, секретные дела и дела особой важности размещаются в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.5.7. Не допускается хранение архивных документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.

5.5.8. В целях закрепления места хранения архивных документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.

5.5.9. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение N 20).

5.5.10. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение N 21).

5.5.11. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

5.5.12. На коробах проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробов может производиться по следующим группам архивных документов:

архивные дела с постоянным сроком хранения;

архивные дела по учету личного состава;

архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).