5.6. ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

Инвентаризация архива

5.6.1. При инвентаризации в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России проводится проверка наличия и состояния дел и описей дел в целях установления их фактического наличия, установления их физического состояния, выявления дел и описей дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки и для организации розыска архивных документов, не обнаруженных в ходе инвентаризации.

5.6.2. Инвентаризации могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

5.6.3. Инвентаризация архива является постоянной плановой работой Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России.

Инвентаризация проводится:

уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);

архивных документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;

особо ценных документов - один раз в 10 лет;

аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества архивных документов - один раз в 15 лет);

кинодокументов с нитроосновой - один раз в 2 года;

электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.

Инвентаризация электронных документов в информационной системе Центрального архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность инвентаризаций остальных архивных документов составляет:

в Центральном архиве - не реже одного раза в 10 лет;

в архиве территориального органа (организации) МЧС России - не реже одного раза в 5 лет.

5.6.4. Внеплановая инвентаризация архивных документов, состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводится также:

после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

при передаче архивных документов из Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, архивохранилища;

при приеме дел хранителями фондов на хранение;

при смене ответственного за архив территориального органа (организации) МЧС России, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве - хранителя фондов;

при реорганизации Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.5. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой:

в Центральном архиве - приказом Центрального архива;

в территориальном органе (организации) МЧС России - приказом территориального органа (организации) МЧС России.

При наличии в составе фондов архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, комиссия должна состоять из лиц, имеющих соответствующий допуск к работе со сведениями, составляющими государственную тайну.

5.6.6. Перед началом работы комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными документами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам регистрации сдаточных описей дел (реестрам описей, листам фондов). Наличие архивных документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.

Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

наличие описей;

количество архивных дел, числящихся по описям;

количество архивных дел, оказавшихся в наличии;

номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

количество архивных дел, не включенных в описи;

количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;

номера и наименования архивных дел с неисправимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и подшивки;

условия хранения архивных документов.

По результатам инвентаризации составляется акт проверки и наличия состояния дел фонда (приложение N 22). Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (приложение N 23), являющийся приложением к акту проверки и наличия состояния дел фонда. Акты проверки включаются в дело фонда.

5.6.7. При проведении инвентаризации необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;

размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику (руководителю) территориального органа (организации) МЧС России.

5.6.8. В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел.

5.6.9. Архивные дела, находящиеся на день инвентаризации во временном пользовании внутри Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.

Архивные дела, находящиеся в период инвентаризации во временном пользовании за пределами Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, считаются имеющимися в наличии.

5.6.10. Если в ходе инвентаризации будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года со дня завершения проверки.

В ходе розыска необходимо:

изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;

проверить дела находящихся рядом фондов;

изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.

В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (приложение N 24). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается в Центральный архив.

Центральный архив снимает с учета архивные документы на основании решения Государственного архива Российской Федерации.

Архив территориального органа (организации) МЧС России снимает с учета архивные документы на основании решения Центрального архива.

Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

5.6.11. По окончании инвентаризации акт проверки наличия и состояния дел фонда (приложение N 22) с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается начальником (руководителем) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве - директором Центрального архива.

Акты проверки наличия и состояния дел служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

5.6.12. Инвентаризация считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

Проверка физико-химического, технического и биологического
состояния архивных документов, выявление архивных документов
с повреждениями носителей и информации

5.6.13. При приеме архивных документов от структурных подразделений и организаций-источников комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов с нитроосновой на стабильность;

проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

5.6.14. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

5.6.15. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

5.6.16. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

в ходе инвентаризации архивных документов;

в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

5.6.17. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

повышенной влажностью;

биологическими поражениями;

дефектами бумаги и текста.

5.6.18. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

состояние упаковки;

наличие стандартных ракордов;

техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличие загрязнений и механических повреждений;

стабильность пленки с нитроосновой;

шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустические характеристики;

параметры видеодокументов в видеоканале;

качество изображения;

наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений носителей;

потребность в миграции на новые носители.

5.6.19. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

наличие вредоносного программного обеспечения;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

потребность в конвертации в другие форматы.

5.6.20. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно подраздела 5.7) и, в зависимости от состояния архивных документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

5.6.21. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для архивных документов на бумажном носителе:

в листе-заверителе дела;

в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

Проверки организации архивной работы

5.6.22. Проверки организации архивной работы в структурных подразделениях центрального аппарата, территориальных органах (организациях) МЧС России проводятся Центральным архивом:

в рамках участия в проверках, проводимых центральным аппаратом (инспекторские, тематические);

в рамках участия во внеплановых проверках, которые могут проводиться по поручению руководства МЧС России.

5.6.23 - 5.6.31. Утратили силу. - Приказ МЧС России от 27.05.2026 N 383.