5.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО АРХИВНОЙ РАБОТЕ В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

5.4.1. Противопожарный режим в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности.

5.4.2. Архивохранилище архивных документов с нитроосновой территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.4.3. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России оборудуются средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности объектов (территорий) МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, установленными Правительством Российской Федерации.

5.4.4. Охранный режим устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой приказом Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России и согласованной с организацией, осуществляющей охрану Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России на основании распорядительных документов МЧС России и договоров.

5.4.5. Охранный режим обеспечивается путем оборудования средствами охранной сигнализации и (или) круглосуточного поста охраны здания, в котором размещаются архивохранилище, а также другие помещения архива, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны.

--------------------------------

<1> Требования к организации хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, содержатся в Инструкции по обеспечению режима секретности.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания Центрального архива или здания территориального органа (организации) МЧС России архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

5.4.6. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

в Центральном архиве - директор Центрального архива, главный хранитель фондов и заместитель директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

в территориальном органе (организации) МЧС России - начальник (руководитель) территориального органа (организации) МЧС России, его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности и ответственный за архив;

работники данного архивохранилища;

другие работники Центрального архива, территориального органа (организации) МЧС России в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица, а в Центральном архиве - директора Центрального архива.

5.4.7. На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации архивных дел (документов) и имущества через окна часть оконных решеток навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

5.4.8. Оснащению средствами охранной сигнализации в обязательном порядке подлежат помещения Центрального архива, в которых:

постоянно или временно хранятся архивные документы;

установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы Центрального архива.

5.4.9. Ежедневному опечатыванию по окончании рабочего дня подлежат:

помещения архива, указанные в пунктах 5.4.5 и 5.4.8 Инструкции;

находящиеся в неопечатываемых помещениях Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.4.10. Помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны, второй в кабинете директора Центрального архива, начальника (руководителя) территориального органа (организации) МЧС России или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.4.11. В рабочее время в отсутствие работников помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.4.12. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Температурно-влажностный и световой режимы

5.4.13. Помещения архивохранилищ должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и поддерживающими стабильность нормативного температурно-влажностного режима, учитывающего специфику видов документов:

для хранения документов на бумажном носителе - температура +17 - +19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях +8 - +15 °C, относительная влажность воздуха - 40 - 50%;

для документов на оптических дисках +10 - +23 °C, относительная влажность воздуха - 20 - 50%;

для документов на кинопленке:

с нитроосновой - черно-белые: температура не выше 0 - +10 °C, цветные: температура не выше -5 - +5 °C;

с безопасной основой - черно-белые: температура +2 - +15 °C, цветные: температура не выше -5 - +5 °C;

для фотодокументов:

пленка - черно-белые: температура +8 - +15 °C; цветные: температура -5 - +5 °C;

фотобумага: черно-белая - температура +17 - + 19 °C; цветная - температура +2 - +5 °C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения архивных документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 - 50%.

5.4.14. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

5.4.15. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 +/- 5 °C и относительной влажности воздуха 50 +/- 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной подразделом 5.7 Инструкции, и использовании.

При длительном несоответствии параметров нормативным требованиям (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по их нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

5.4.16. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

в кондиционируемом архивохранилище - 1 раз в неделю;

в некондиционируемом архивохранилище - 2 раза в неделю;

при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки.

Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов (приложение N 19), в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

5.4.17. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения архивных документов проветривают не реже одного раза в неделю.

5.4.18. Постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в коробках, папках, шкафах.

Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение архивных документов прямым солнечным светом.

В целях защиты архивных документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита архивных документов от действия света обеспечивается:

применением в окнах светорассеивающих стекол, светорассеивателей или защитных фильтров;

покраской обычных стекол белой краской;

хранением архивных документов в коробках, папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

5.4.19. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности.

5.4.20. Светильники должны быть удалены от коробок с архивными документами не менее чем на 50 см. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола 20 - 50 люксов, на рабочих столах - 100 люксов.

5.4.21. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с архивными документами.

Санитарно-гигиенический режим

5.4.22. Санитарно-гигиенический режим в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор.

5.4.23. Помещения Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

5.4.24. Для защиты архивных документов в помещениях архивохранилищ необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;

периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с архивными документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса;

проводить систематическую, не реже одного раза в месяц, влажную уборку помещений архивохранилищ;

периодически, не реже одного раза в месяц, обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков;

следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской.

5.4.25. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием архивных документов. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) архивные документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции архивных документов и помещений силами работников архива, а при необходимости - силами соответствующих служб.

Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, - дератизации.

Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обратиться на санитарно-эпидемиологическую станцию.

О каждом случае повреждения архивных документов грызунами или насекомыми - вредителями бумаг докладывается начальнику (руководителю) территориального органа (организации) МЧС России, в подчинении которого находится архив, а в Центральном архиве - директору Центрального архива и главному хранителю фондов.

5.4.26. Для проведения санитарно-гигиенических работ (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в архивохранилище в плане работы Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

5.4.27. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.

Первичные средства хранения

5.4.28. Архивные документы подлежат размещению:

на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

5.4.29. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 5.3.1 Инструкции.

5.4.30. Во всех помещениях Центрального архива, архива территориального органа (организации) МЧС России не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

5.4.31. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

названием архивного фонда;

штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

Особенности хранения электронных документов

5.4.32. Хранение электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России осуществляется:

на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

в информационной системе Центрального архива - на собственном оборудовании Центрального архива (хранилище электронных документов).

5.4.33. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

5.4.34. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе Центрального архива обеспечиваются:

ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.