3.3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ ПРОБИРНОЙ ПАЛАТЕ

3.3.1. Документы ФПП являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

3.3.2. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ФПП организуется архив.

3.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив ФПП включает работу работников ОДПА и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФПП, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

3.3.4. Порядок оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 14 к Инструкции.

3.3.5. Экспертиза ценности документов в ФПП на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатуры дел ФПП;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в архив ФПП.

3.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФПП создается постоянно действующая ЦЭК ФПП.

3.3.7. Функции и права ЦЭК ФПП, а также организация работы ЦЭК ФПП определяются положением о ней, утверждаемым приказом ФПП после согласования с Федеральным архивным агентством.

3.3.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФПП непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФПП, совместно с ЦЭК ФПП и под непосредственным методическим руководством ОДПА.

3.3.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив ФПП, отбор дел с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ФПП, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

3.3.10. По завершении года и по результатам экспертизы ценности документов дела ФПП подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях ФПП, при методической помощи и под контролем работников ОДПА.

3.3.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов со сроками хранения, указанных в подпункте 3.1.11 Инструкции и номенклатуры дел ФПП путем полистного просмотра дел.

3.3.12. В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФПП.

3.3.13. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

3.3.14. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

3.3.15. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения является номенклатура дел ФПП.

3.3.16. В структурных подразделениях ФПП описи на дела постоянного срока хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников ОДПА. По этим описям документы сдаются в архив ФПП.

3.3.17. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями ФПП, служат основой для подготовки сводной описи дел ФПП, которую готовит ОДПА и по которой он сдает дела на хранение в Государственный архив Российской Федерации.

3.3.18. Описи дел составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции. Описательная статья описи дел структурного подразделения ФПП имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома) по описи;

- индекс дела (тома);

- заголовок дела (тома);

- дата дела (тома);

- количество листов в деле (томе);

- срок хранения дела.

3.3.19. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении дела в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям ФПП со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.

3.3.20. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

3.3.21. Опись дел структурного подразделения ФПП подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником ОДПА и утверждается начальником соответствующего структурного подразделения ФПП.

3.3.22. Опись дел структурного подразделения ФПП составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ОДПА, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении ФПП.