3.2. Формирование дел и их текущее хранение
3.2. Формирование дел и их текущее хранение 
3.2.1. Дела формируются в структурных подразделениях ФПП в соответствии с номенклатурой дел ФПП, с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел ФПП.
3.2.2. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОДПА.
3.2.3. Электронные документы систематизируются в электронные дела в ЕСЭД автоматически в соответствии с номенклатурой дел ФПП. Электронные дела хранятся в ЕСЭД в форматах, предусмотренных для использования в ЕСЭД.
3.2.4. Дела со дня их формирования до передачи в архив ФПП или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях ФПП по месту их формирования.
3.2.5. Начальники структурных подразделений ФПП и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ФПП, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
3.2.6. Дела, находящиеся в рабочих кабинетах и в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.2.7. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел ФПП. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел ФПП.
3.2.8. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3-х лет, а затем передаются в архив ФПП.
3.2.9. Выдача дел из архива работникам ФПП осуществляется под расписку в журнале выдачи дел. Дела из архива ФПП выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
3.2.10. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства ФПП.
3.2.11. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности ФПП, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя ФПП или иного уполномоченного им лица с извещением начальника структурного подразделения, документы которого изымаются.
3.2.12. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями ФПП и соответствующего органа власти. К протоколу (акту) изъятия (выемки) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
3.2.13. При изъятии (выемке) подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника документа, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела, в которое помещен документ Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия документа, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
3.2.14. Передача дел в архив ФПП производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляемых работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ФПП. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив ФПП не передаются и подлежат уничтожению в установленном законодательством Российской Федерации порядке с составлением акта.
3.2.15. Порядок формирования, учета, хранения дел в ФПП приведен в приложении N 13 к Инструкции.
