1. Общие положения
1. Общие положения 
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной пробирной палате (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной пробирной палаты (далее - ФПП) документов.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";
- Указом Президента Российской Федерации от 28 октября 2019 г. N 529 "Об образовании Федеральной пробирной палаты";
- Положением о Федеральной пробирной палате, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 20 марта 2020 г. N 307;
- Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30;
- Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452;
- Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;
- Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного воздействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264;
- Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233;
- Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009;
- Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71;
- Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. N 667/233;
- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199;
- Методическими правилами по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51;
- приказом Минюста России от 23 апреля 2020 г. N 105 "Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526;
- ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст;
- ГОСТом Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденным приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст.
1.3. В Инструкции используются следующие основные понятия и сокращения:
|
документирование
|
-
|
запись информации на носителе по установленным правилам;
|
|
делопроизводство
|
-
|
деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
|
|
документ
|
-
|
зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; официальный документ - документ, созданный в ФПП, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ФПП;
|
|
документооборот
|
-
|
движение документов в ФПП с момента их создания или получения до завершения исполнения, и (или) отправки, помещения в дело;
|
|
реквизит документа
|
-
|
элемент оформления документа;
|
|
подлинник (оригинал документа)
|
-
|
первый или единственный экземпляр документа;
|
|
копия документа
|
-
|
экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника (оригинала) документа;
|
|
регистрация документа
|
-
|
присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
|
|
регистрационная карточка документа (поручения)
|
-
|
регистрационно-учетная форма, содержащая набор реквизитов, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе/поручении, и достаточных для его идентификации;
|
|
номенклатура дел
|
-
|
систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в ФПП, с указанием сроков их хранения;
|
|
дело
|
- документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности ФПП, помещенных в отдельную обложку;
|
|
|
электронный документ
|
-
|
документ, информация которого представлена в электронной форме;
|
|
электронная копия документа
|
-
|
копия документа, созданная в электронной форме (электронный образ документа);
|
|
электронная подпись
|
-
|
информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. В Инструкции под электронной подписью подразумевается усиленная квалифицированная электронная подпись;
|
|
простая электронная подпись
|
-
|
электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
|
|
система электронного документооборота
|
-
|
автоматизированная информационная система, предназначенная для обеспечения эффективного документооборота и организации контроля исполнения документов, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, регистрацию и управление ими, а также их хранение и доступ к ним;
|
|
ЕСЭД
|
-
|
Единая система электронного документооборота Федеральной пробирной палаты;
|
|
электронный документооборот
|
-
|
документооборот с применением ЕСЭД;
|
|
МЭДО
|
-
|
система межведомственного электронного документооборота, федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации;
|
|
официальный адрес электронной почты
|
-
|
адрес электронной почты, указанный на бланках ФПП и на официальном сайте ФПП в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
|
|
МРУ
|
-
|
территориальные органы ФПП;
|
|
ОДПА
|
-
|
отдел делопроизводства и архива Управления государственной службы, правового обеспечения и методологии государственного контроля (надзора) ФПП;
|
|
руководство ФПП
|
-
|
руководитель ФПП и его заместители;
|
|
работники приемной руководителя ФПП
|
-
|
работники, отвечающие за регистрацию документов, подписываемых/утверждаемых руководителем ФПП, подготовку проектов резолюций руководителя ФПП по исполнению документов и обеспечение контроля исполнения поручений руководителя ФПП;
|
|
работники приемных заместителей руководителя ФПП
|
-
|
работники, отвечающие за организацию документооборота в структурных подразделениях, курируемых заместителями руководителя ФПП, и обеспечивающие контроль исполнения поручений руководства ФПП
|
Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, созданными на любых видах носителей, в том числе с документами на бумажных носителях, электронными документами, электронными копиями документов, полученными в результате оцифровки документов на бумажном носителе, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в ФПП осуществляется с использованием ЕСЭД.
1.5. В ЕСЭД формируется комплекс сведений обо всех этапах жизненного цикла документа (создание, согласование, регистрация, рассмотрение, исполнение, местонахождение и др.).
1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.7. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и иными нормативными правовыми актами.
1.8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в ФПП на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет ОДПА.
1.10. Функции, задачи, права и ответственность ОДПА регламентируются положением об ОДПА. Должностные обязанности работников ОДПА устанавливаются должностными регламентами.
1.11. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование ЕСЭД несет Управление цифровой трансформации ФПП.
1.12. В МРУ приказами руководителей МРУ назначаются работники, ответственные за делопроизводство в МРУ. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в МРУ, заносится в ЕСЭД не позднее следующего рабочего дня со дня их назначения. В случае изменения кадрового состава МРУ или должностных обязанностей работников МРУ, назначение новых работников, ответственных за делопроизводство в МРУ, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, отвечавших ранее за делопроизводство в МРУ.
1.13. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях ФПП возлагается на их начальников.
1.14. Работники ФПП несут персональную ответственность за соблюдение положений Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.15. Доступ к работе в ЕСЭД предоставляется работникам ФПП и МРУ, в обязанности которых входит работа с документами, на время исполнения ими своих должностных обязанностей.
В ЕСЭД обеспечивается разграничение прав пользователей на следующих уровнях:
- полного доступа ко всей информации в ЕСЭД;
- доступа к определенной электронной папке с документами или нескольким определенным электронным папкам ЕСЭД;
- доступа к отдельной карточке документа или к нескольким определенным карточкам документа в ЕСЭД.
Доступы реализуются в соответствии с функционалом работника, а также на основании поручений непосредственного руководителя, выданных работнику в отношении конкретных документов, включенных в ЕСЭД.
1.16. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, электронных копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководства ФПП.
1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перевода на иную должность работники обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажных носителях работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении ФПП, или другому работнику структурного подразделения ФПП по указанию начальника структурного подразделения ФПП. При увольнении работника или переводе его на иную должность передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.
1.18. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ФПП после их согласования с Федеральным архивным агентством.
