VI. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА НАУЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

33. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства.

33.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Агентства осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства, руководителей структурных подразделений, начальников отделов.

Подразделение - исполнитель (соисполнитель) получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

33.2. Документы, поступившие в структурные подразделения Агентства с указанием по исполнению документов руководителя, первого заместителя, заместителей руководителя Агентства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

33.3. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:

в течение исполнения документа взаимодействие с субъектом контроля поручения и с работниками - соисполнителями поручения;

сбор и обработку оперативной информации о ходе выполнения поручения, принятие соответствующих мер к обеспечению своевременного представления материалов на доклад;

подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений, с соблюдением правил их оформления;

согласование проекта ответа с соисполнителями документа;

подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;

доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования, в случае существенной корректировки проекта ответа;

представление на подписание (утверждение) руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства или руководителям структурных подразделений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в отдел делопроизводства для отправки адресату;

определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКК документа в информационной системы электронного документооборота отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

33.4. Если в процессе согласования у руководителя (работника) структурного подразделения Агентства есть замечания к проекту документа, документ возвращается без согласования с указанием оснований для отказа.

В случае отказа руководителя (работника) структурного подразделения Агентства в согласовании (визировании) проекта документа с указанием оснований для такого отказа ответственный исполнитель обязан устранить указанные замечания и повторно направить проект документа на рассмотрение.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурное подразделение - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

При полном учете замечаний повторного визирования не требуется.

33.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем согласующим структурным подразделениям (работникам) в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, то проект документа визируется с пометкой "согласования не требуется".

Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.

Все этапы прохождения и исполнения документов в обязательном порядке фиксируются делопроизводителем в РКК документа в информационной системы электронного документооборота.

33.6. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае временной нетрудоспособности, увольнения или перемещения ответственный исполнитель передает руководителю (заместителю руководителя) структурного подразделения, начальнику отдела структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и ставит об этом в известность работника структурного подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, отдел организации контроля исполнения поручений Административного управления. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.

34. Организация работы с отправляемыми документами

34.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Агентства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

34.2. Проекты документов Агентства готовятся в соответствии с порядком, утвержденным настоящей Инструкцией. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

34.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

34.4. Подготовка к отправке исходящих документов осуществляется следующим образом:

исполнитель готовит проект исходящего документа, регистрирует в информационной системы электронного документооборота, в журнале "Проекты исходящих документов", присоединяет файл документа к РКК, визирует проект документа и отправляет его на согласование, а затем на подписание (руководителю структурного подразделения, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя либо руководителю Агентства соответственно);

после подписания проект документа направляется на перерегистрацию из журнала "Проекты исходящих документов" в журнал "Исходящая корреспонденция" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения - исполнителя и создается сообщение в адрес работника отдела делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

в случае если документ подлежит отправке на бумажном носителе подлинник отправляемого документа на бумажном носителе передается в отдел делопроизводства;

работник отдела делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов;

если документ отправляется через информационную систему электронного документооборота посредством МЭДО в адрес федеральных органов исполнительной власти, территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, работник отдела делопроизводства проверяет наличие электронной подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством МЭДО или информационной системы электронного документооборота.

34.5. Структурные подразделения Агентства несут ответственность за доставку исходящих документов, являющихся ответом на контрольные поручения первого уровня, в случае если срок по таковым истек или истекает в день подписания руководителем Агентства или временно исполняющим обязанности руководителя Агентства.

35. Регистрация отправляемых документов

35.1. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Агентства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в отдел делопроизводства.

35.2. Исходящие документы за подписью руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства подлежат регистрации в отделе делопроизводства.

35.3. Отдел делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа, наличия согласованного в информационной системы электронного документооборота проекта исходящего документа к нему и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

35.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

35.5. Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации "Исходящая корреспонденция" и "Ответы на жалобы и обращения граждан" в информационной системе электронного документооборота. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

35.6. В случае если отправляемый документ подготовлен и подписан (утвержден) на бумажном носителе регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка, копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело структурного подразделения - исполнителя (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом - ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется отметкой "Копия верна" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

35.7. Регистрационный номер документа, подписанного руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства или заместителем руководителя Агентства, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел, инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, и порядкового номера документа в деле (например: N 007-18.2-11/МК-111).

Регистрационный номер отправляемых документов, подписанных руководителями структурных подразделений, состоит из цифрового обозначения Агентства, цифрового кода управления и отдела в управлении, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в деле (например: N 007-7.4-14/177).

36. Отправка документов

36.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке отделом делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа.

Отдел делопроизводства осуществляет сортировку исходящих документов по способу отправки (информационной системы электронного документооборота посредством МЭДО, фельдъегерская связь, почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом).

В случае если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи, бумажный экземпляр документа передается в отдел делопроизводства для отправки в необходимом количестве экземпляров.

36.2. Документы, подписанные руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства или заместителями руководителя Агентства, направляемые Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, другие высшие органы государственной власти, отправляются по МЭДО или фельдъегерской связью.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа по согласованию с руководством Административного управления (при необходимости).

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

37. Регистрация и прохождение внутренних документов

37.1. Создание и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в структурных подразделениях Агентства.

37.2. Подготовка, согласование, подписание и регистрация внутренних документов осуществляется посредством информационной системы электронного документооборота.

Исполнитель готовит проект документа, регистрирует его в журнале "Проекты внутриведомственной корреспонденции" в информационной системы электронного документооборота, при этом к РКК прикрепляется файл проекта документа (за исключением документов с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам), визирует проект документа и направляет на согласование и подписание заинтересованным должностным лицам с использованием модуля "Маршрутизация".

37.3. После подписания проекта документа делопроизводитель структурного подразделения перерегистрирует проект документа в документ в журнале "Внутриведомственная корреспонденция" в информационной системы электронного документооборота.

Внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях Агентства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.4. Зарегистрированные внутренние документы направляются адресатам в электронном виде по информационной системе электронного документооборота путем создания неконтрольного сообщения "Письмо".

37.5. При направлении внутреннего документа на бумажном носителе (документы с пометкой "Для служебного пользования", по кадровым и финансовым вопросам) в информационной системе электронного документооборота создается РКК внутреннего документа с указанием о направлении документа на бумажном носителе.

37.6. Приказы нормативного характера, по основной деятельности, по личному составу регистрируются с учетом порядковой нумерации в пределах календарного года и формируются в дела отдельно.

Приказы по основной деятельности, нормативного характера, направляемые на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, приказы для служебного пользования и по личному составу регистрируются, формируются в дела и хранятся в Административном управлении.

Приказы о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства регистрируются, формируются в дела и хранятся в Управлении бухгалтерского учета и отчетности.

37.7. При регистрации приказов к РКК прикрепляется файл с отсканированным образом утвержденного приказа (за исключением приказов с пометкой "Для служебного пользования", приказов об утверждении штатного расписания и приказов о премировании федеральных государственных гражданских служащих Агентства, руководителей и заместителей руководителей территориальных органов Агентства). Оригиналы приказов помещаются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

37.8. Рассылка приказов по структурным подразделениям Агентства осуществляется в соответствии с указателем рассылки посредством информационной системы электронного документооборота.

37.9. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений и государственных контрактов осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Соглашения о предоставлении федеральному бюджетному или автономному учреждению субсидий из федерального бюджета формируются в электронном виде в Подсистеме бюджетного планирования государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет" Минфина России.

38. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

38.1. В Агентстве используются следующие виды документов международной переписки, различные по содержанию и техническому оформлению:

личное письмо;

письмо организации.

38.2. Документы, направляемые в посольства иностранных государств и иностранные организации, находящиеся в Москве и за пределами территории Российской Федерации, составляются на русском языке на бланке Агентства. В необходимых случаях к подлинному документу прилагается его неофициальный перевод на языке адресата. Неофициальный перевод печатается на чистом листе бумаги, не подписывается, не имеет печати, сверху в правом углу перед текстом печатается "Неофициальный перевод".

38.3. Форма ответа должна соответствовать форме присланного документа: на письмо организации отвечают письмом организации, на личное письмо - личным письмом и т.п.

38.4. Все исходящие документы печатаются исполнителем в том количестве экземпляров, которое требуется для рассылки во все заинтересованные организации. На экземпляре, предназначенном для передачи иностранцам, не проставляется фамилия и телефон исполнителя, количество отпечатанных экземпляров документа.

38.5. Конверты для писем подготавливает исполнитель. Адрес на конвертах для отправки за границу пишется на русском языке, языке страны назначения (или на английском языке).

Документы на иностранных языках, поступившие в Агентство на имя руководителя Агентства, а также документы без указания конкретного должностного лица, как адресата документа, регистрируются в базе данных учета входящей корреспонденции информационной системы электронного документооборота в общем порядке и передаются в отдел международного взаимодействия Управления международного взаимодействия и организации научно-технического сотрудничества для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю Агентства.

38.6. Регистрация и отправка документов на иностранных языках осуществляется отделом делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой.

39. Учет и анализ документооборота

39.1. Учет объемов документооборота ведется отделом делопроизводства в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Агентство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

39.2. Данные о количестве документов, полученные из базы данных учета документов информационной системы электронного документооборота, обобщаются, анализируются отделом делопроизводства и докладываются руководителю Агентства служебной запиской в виде справок статистического и аналитического характера по мере необходимости.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Агентство и созданных им за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Учет количества внутренних документов проводится по регистрационным данным в структурных подразделениях Агентства.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

40. Контроль исполнения документов

40.1. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах.

Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства), руководителей структурных подразделений (заместителей руководителей структурных подразделений) о состоянии исполнения документов; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

40.2. Обязательному контролю подлежат все зарегистрированные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения документов ведется на основании регистрационных данных в информационную систему электронного документооборота. Справки по контрольным документам формируются автоматически посредством информационной системы электронного документооборота по срокам исполнения, по исполнителям, группам документов, другим критериям.

41. Субъекты контроля

41.1. Субъектами контроля являются:

Административное управление;

руководители структурных подразделений Агентства;

работники структурных подразделений Агентства, ответственные за ведение делопроизводства;

ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Агентства.

Контроль за получением ответов на запросы от соисполнителей, подготовленные в рамках работы над документом, осуществляется непосредственно ответственным исполнителем.

41.2. Централизованному контролю, осуществляемому Административным управлением, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение руководителя Агентства или первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

Административное управление осуществляет контроль соблюдения сроков исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности, поручений (указаний) руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства поручений, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Агентства, а также данных на совещаниях у руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

41.3. В ходе осуществления контроля за выполнением поручений Административное управление направляет:

еженедельные напоминания руководителям структурных подразделений Агентства о наступающих сроках исполнения документов;

еженедельные справки первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства, руководителям структурных подразделений Агентства (в случае необходимости) о неисполненных документах;

еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и годовые доклады руководителю Агентства по исполнительской дисциплине;

предложения руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

Работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководства Агентства:

по решению первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства ставят на контроль входящую корреспонденцию, требующую исполнения (ответа) и адресованную первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных в информационной системе электронного документооборота ежедневных справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства.

Работники структурных подразделений Агентства, ответственные за ведение делопроизводства:

по решению руководителей структурных подразделений Агентства ставят на контроль входящую корреспонденцию, требующую исполнения (ответа) и адресованную руководителям структурных подразделений Агентства;

осуществляют подготовку на основании регистрационных данных в информационной системе электронного документооборота ежедневных справок по исполнительской дисциплине в соответствии с указаниями руководителей структурных подразделений Агентства.

42. Виды контроля

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

промежуточный - за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

заключительный - по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки результатов.

При осуществлении промежуточного контроля субъект контроля осуществляет:

периодический сбор сведений о ходе исполнения поручения;

проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости работников других структурных подразделений.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей по указанию руководства может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке.

Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям структурных подразделений Агентства, являющихся ответственными исполнителями, а также соисполнителям.

Контроль выполнения плана осуществляет соответствующий разработчик плана контроля.

43. Порядок организации работы с контрольными документами

43.1. Структурное подразделение, указанное в поручении первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является ответственным исполнителем поручения; руководитель этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства), давшего поручение.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей фиксируется в РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства), давшему поручение, руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты поступления на исполнение поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

Работники Административного управления вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя.

В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, руководители этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

При необходимости исполнения поручения в короткие сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений Агентства.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений.

В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, давшего поручение.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель структурного подразделения Агентства, названного в указаниях по исполнению документа первым или обозначенного словом "созыв" (ответственный).

44. Сроки исполнения контрольных документов и порядок их изменения

44.1. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации, в частности, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Регламентом Федерального агентства научных организаций, утвержденным приказом Агентства от 26 июня 2015 г. N 23-н, настоящей Инструкцией по делопроизводству, а также исходя из содержания документа.

44.2. Если срок исполнения в указании по исполнению документов не указан, то исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца. Если последний день срока исполнения поручения Правительства Российской Федерации приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из вышестоящих органов государственной власти, а также внутренних документах - с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из федеральных органов исполнительной власти, других организаций - с даты регистрации в Агентстве.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной (фиксированной) датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "в.срочно", "незамедлительно" - исполняются в возможно короткий срок, но не более трех дней; без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "срочно" или аналогичное указание исполняются в трехдневный срок, имеющие в тексте пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

запросы СМИ - в течение семи дней с момента регистрации запроса в Агентстве;

остальные - не позднее чем в 30-дневный срок с даты регистрации в Агентстве;

парламентские запросы - не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

запросы и обращения члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем в 30-дневный срок с даты поступления или в иной согласованный с инициатором срок;

поручения Правительства Российской Федерации, данные федеральным органам исполнительной власти, по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя документа на согласование в Агентство, - до 10 дней;

письма Министерства иностранных дел Российской Федерации, не требующие межведомственного согласования, - в течение 15 дней, требующие межведомственного согласования, - 30 дней, при наличии грифа "срочно" - не более пяти рабочих дней, грифа "вне очереди" - не более трех рабочих дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации - в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения;

представление материалов к заседаниям Правительственных комиссий - в соответствии с регламентами этих комиссий;

указания руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства "Прошу доложить", "Прошу доложить лично", "Прошу переговорить" - в течение первой половины срока исполнения документа, если руководителем (первым заместителем руководителя, заместителем руководителя) Агентства не установлен иной срок.

44.3. Сроки представления проектов документов на подпись руководителю Агентства (лицу, временно исполняющему его обязанности):

а) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения - в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

б) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения - не позднее чем за 2 рабочих дня до окончания срока исполнения;

в) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации (согласованных с Правительством Российской Федерации), Правительству Российской Федерации, Федеральному Собранию Совета Федерации Российской Федерации, а также федеральным органам исполнительной власти на их поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до наступления срока исполнения установленного в указании руководителя Агентства;

г) ответов (докладов) руководителю Агентства на его поручения со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х рабочих дней до наступления срока исполнения, установленного в указании руководителя Агентства.

44.4. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов ответственный исполнитель обязан незамедлительно информировать субъекта контроля, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

В поручениях (указаниях) к конкретному документу руководителем Агентства (первым заместителем руководителя, заместителями руководителя) Агентства могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

Продление срока исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации или Федерального Собрания Российской Федерации не допускается.

Сроки исполнения по срочным и оперативным поручениям не продлеваются.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении в установленном порядке.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует Административное управление для внесения изменений в РКК документа, в которой указывается новый срок, дата изменения, основание изменения срока.

Работники Административного управления вправе отказать в изменении ответственного исполнителя документа в случае нарушения установленного порядка изменения ответственного исполнителя.

44.5. В случае если поручение руководителя Агентства (первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства) не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю Агентства (первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства) объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых, в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Объяснения, представляемые руководителю Агентства, визируются первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства (в соответствии с распределением обязанностей).

45. Снятие с контроля документов

Снятие документа с контроля осуществляется субъектом контроля и оформляется отметкой об исполнении документа, а также посредством информационной системы электронного документооборота на основании официальной информации подразделения - исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение (в соответствии с указанием).

Если о выполнении поручения доложено руководителю (первому заместителю руководителя, заместителю руководителя) Агентства в устной форме, то необходимо проставить соответствующую отметку в указании руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства за подписью руководителя структурного подразделения Агентства и внести информацию в РКК документа в информационной системе электронного документооборота.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.

Подготовленные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых отсутствует информация о докладе руководителю Агентства, не содержится ответов о решении всех поставленных в поручении вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются субъектами контроля исполнителю для доработки и повторного представления.

Возвращение служебных документов по вышеизложенным основаниям не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.

О ходе выполнения приказов (распоряжений) Агентства структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКК документа.