V. Организация документооборота
V. Организация документооборота 
28. Порядок организации документооборота
28.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.
28.2. В документообороте Агентства выделяются следующие документопотоки:
поступающая (входящая) корреспонденция;
отправляемая (исходящая) корреспонденция;
внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.
28.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются: документы, поступающие из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и других федеральных органов исполнительной власти и ответы на них;
документы из других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;
документы из государственных, коммерческих и некоммерческих организаций и ответы на них;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;
документы из территориальных органов Агентства;
документы от организаций, подведомственных Агентству;
обращения граждан и ответы на них;
инициативные письма Агентства.
28.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы Агентства.
28.5. Регистрация документов в информационной системе электронного документооборота осуществляется:
поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале "Входящая корреспонденция";
поступающей (входящей) от подведомственных организаций - в журнале "Входящая корреспонденция от подведомственных организаций";
приглашений на мероприятия - в журнале "Приглашения";
отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале "Исходящая корреспонденция";
обращений граждан - в журнале "Жалобы и обращения граждан";
ответов на обращения граждан - в журнале "Ответы на обращения граждан и организаций";
внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале "Внутриведомственная корреспонденция";
приказов по основной деятельности - в журнале "Приказы по основной деятельности";
приказов для служебного пользования - в журнале "Приказы ДСП";
приказов, зарегистрированных в Минюсте России - в журнале "Приказы нормативного характера";
распоряжений - в журнале "Распоряжения";
доверенностей - в журнале "Доверенности";
поручений руководителя Агентства - в журнале "Поручения руководителя";
поручений первого заместителя руководителя Агентства - в журнале "Поручения первого заместителя";
поручений заместителей руководителя Агентства - в журнале "Поручения заместителей руководителя";
соглашений - в журнале "Соглашения";
протоколов совещаний руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний у руководителя";
протоколов коллегиальных и совещательных органов Агентства - в журнале "Протоколы коллегиальных и совещательных органов Агентства";
протоколов совещаний первого заместителя руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний первого заместителя руководителя Агентства";
протоколов совещаний заместителей руководителя Агентства - в журнале "Протоколы совещаний заместителей руководителя Агентства".
28.6. Доставка и отправка документов в Агентстве осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, нарочным, посредством информационной системы электронного документооборота и МЭДО.
29. Прием и первичная обработка поступающих документов
29.1. Вся поступающая в Агентство корреспонденция централизованно проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в отделе делопроизводства. Первичная обработка поступивших документов включает распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
29.2. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в Агентство на бумажных носителях, проверяется:
правильность доставки корреспонденции по адресу; ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;
наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" с указанием подписи, должности, фамилии, имени, отчества работника, вскрывшего конверт.
29.3. Конверты с документами вскрываются в отделе делопроизводства, за исключением конвертов с надписью: "Лично", "Конфиденциально" (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию Агентства с надписью "Не вскрывать" (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).
Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:
если только по конвертам можно установить адрес отправителя;
если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.
29.4. Документы, поступившие в Агентство в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в отделе делопроизводства в день поступления документов или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с отметками "Срочно" или "Вручить немедленно", проходят первичную обработку незамедлительно.
29.5. При приеме входящей корреспонденции посредством МЭДО, информационной системы электронного документооборота проверяются следующие реквизиты:
идентификация подписи в документе в электронном виде на соответствие сертификату ключа ЭП;
наличие вложенных файлов;
данные о лице, подписавшем документ;
наличие регистрационного номера и даты;
правильность адресата;
наличие краткого содержания;
соответствие всех реквизитов вложенных файлов реквизитам, указанным в документе.
29.6. В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, указанных в пункте 29.5 настоящей Инструкции, документ в электронном виде не подлежит регистрации и возвращается отправителю.
30. Предварительное рассмотрение документов
30.1. Документы, адресованные руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства, а также без указания конкретного должностного лица или управления (отдела), направленные разными видами связи в Агентство, предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Агентства, его первым заместителем и заместителями и направляемые непосредственно начальникам управлений.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей между руководителем Агентства и первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения управлений.
30.2. Для доклада руководителю Агентства направляются документы:
поступившие от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, председателей Счетной палаты Российской Федерации и Банка России, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав администраций;
по вопросам, требующим согласования между структурными подразделениями, принятия неурегулированных нормативными документами решений.
30.3. Для доклада первому заместителю руководителя Агентства, заместителям руководителя Агентства направляются документы, поступившие из федеральных органов исполнительной власти и других организаций, отнесенные к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем Агентства.
30.4. Руководителям структурных подразделений Агентства направляются документы информационного характера, ответы территориальных органов и организаций, подведомственных Агентству, по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.
30.5. Документы, поступающие из судебных органов - повестки, извещения, решения, постановления и определения судов, исковые заявления и прилагаемые к ним документы, иные документы процессуального характера, не требующие отдельных решений руководителя Агентства, подлинники исполнительных листов направляются на бумажном носителе в Правовое управление без доклада руководителя Агентства.
Исполнительные документы о взыскании денежных средств с работников Федерального агентства научных организаций: постановление об обращении взыскания на заработную плату и иные доходы должника, исполнительный лист, судебный приказ направляются в Управление бухгалтерского учета и отчетности.
31. Регистрация поступающих документов
31.1. Регистрацией поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения.
31.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в Агентство из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в отделе делопроизводства.
31.3. Документы регистрируются в отделе делопроизводства в день поступления (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день независимо от способа их доставки. Документы с отметкой "Срочно" и "Вручить немедленно" регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
31.4. Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций и от граждан, осуществляется специалистами отдела делопроизводства в соответствующих журналах информационной системы электронного документооборота.
31.5. На поступающих на бумажном носителе документах проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа.
31.6. Бумажный экземпляр утвержденных указаний по исполнению документов сканируется сотрудниками Административного управления и прикрепляется к РКК документа.
Сканирование поступающих на бумажном носителе документов осуществляется работниками отдела делопроизводства.
Документы с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.
31.7. Электронная копия документа, зарегистрированного в журнале "Приглашения", также направляется по электронной почте работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя и первого заместителя руководителя Агентства.
31.8. В целях регистрации и учета документов в информационной системы электронного документооборота используются справочники структурных подразделений, сотрудников, видов документов, корреспондентов, видов доставки корреспонденции, номенклатуры дел и др.
32. Порядок рассмотрения документов руководством Агентства
32.1. Поступившие в отдел делопроизводства документы, поименованные в пункте 30.2 настоящей Инструкции, докладываются руководителю Агентства в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.
Проекты указаний по исполнению документов для доклада руководителю Агентства к поступающим документам готовятся работниками Административного управления на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем Агентства, первым заместителем руководителя Агентства и заместителями руководителя Агентства.
32.2. В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:
ответственный организатор исполнения поручения (фамилия и инициалы первого заместителя руководителя Агентства, заместителей руководителя Агентства);
ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);
содержание поручения;
срок исполнения поручения.
Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.
32.3. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документов первый заместитель руководителя Агентства, заместитель руководителя Агентства, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документов руководителя Агентства.
В случае если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует руководитель Агентства, организатором исполнения документа является это же структурное подразделение.
32.4. Документы с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указания по исполнению документов до доклада руководителю Агентства. После доклада, такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению документов повторно.
32.5. Содержание поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц Агентства (носит информативный характер), то он направляется соответствующим структурным подразделением без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.
Документы, требующие исполнения и контроля, направляются в информационной системы электронного документооборота путем создания сообщения контрольного типа.
32.6. Документы, поименованные в пункте 30.3 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, получают под расписку в реестре в отделе делопроизводства.
Документы в электронном виде направляются работникам Административного управления, обеспечивающим деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, посредством информационной системы электронного документооборота.
По документам, поступившим на рассмотрение первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работниками Административного управления, обеспечивающими деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, готовятся проекты указаний по исполнению документов в день получения таких документов или на следующий рабочий день.
Утвержденное первым заместителем руководителя Агентства, заместителем руководителя Агентства указание по исполнению документов с указанием сроков исполнения работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, заносят в РКК документа, сканируют (прикрепляют к РКК) или, в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопируют документ в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в указании по исполнению документов.
32.7. Документы, поименованные в пункте 30.4 настоящей Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, получают в отделе делопроизводства под расписку в реестре.
32.8. Руководители структурных подразделений Агентства рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения.
Работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, вносит в РКК в информационной системы электронного документооборота указания по исполнению документов, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.
32.9. В случае ошибочного направления входящего документа (за исключением документов, поступивших по указаниям по исполнению документов руководителя), работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращают его в отдел делопроизводства с пометкой первого заместителя руководителя Агентства, заместителя руководителя Агентства или руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа, решение о направлении его на исполнение принимает руководитель Агентства, первый заместитель руководителя Агентства и заместители руководителя Агентства.
32.10. Работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работники Административного управления, обеспечивающие деятельность руководителя Агентства, первого заместителя руководителя Агентства и заместителей руководителя Агентства, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада руководителю Агентства, первому заместителю руководителя Агентства, заместителю руководителя Агентства (руководителю структурного подразделения).
32.11. Все входящие документы должны рассматриваться первым заместителем руководителя Агентства, заместителями руководителя Агентства и руководителями структурных подразделений в день поступления или на следующий рабочий день.
32.12. Исходящая и внутриведомственная корреспонденция, поступающая на рассмотрение руководителю Агентства, учитывается в реестре Административным управлением.
