8.2. Организация архивного хранения
8.2. Организация архивного хранения 
8.2.1. Все дела и материалы в архиве учитываются в инвентарных книгах учета поступления и выбытия дел и материалов. Дела и материалы учитываются по описям, по которым они передаются из подразделений в архив. Книги заводятся на секретные и несекретные материалы отдельно.
В архиве учет дел и материалов осуществляется в единицах хранения. Единица хранения - физически обособленная совокупность документов, заключенных в обособленную обложку (том).
По запросу соответствующего государственного или муниципального архива Коллегия составляет паспорт архива.
8.2.2. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения. Материалы в архиве хранятся по видам, описям, в порядке номеров по описи.
8.2.3. Работник, ответственный за ведение архива Коллегии, принимает меры по обеспечению надлежащего хранения поступивших дел и производств.
8.2.4. Для получения дел и материалов во временное пользование из архива необходимо согласие руководителя аппарата либо секретаря Коллегии. Работник структурного подразделения должен оформить заявку с указанием номера описи и порядкового номера дела или материала.
8.2.5. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку в книге учета выдачи дел и производств во временное пользование с последующим контролем за их возвратом.
На выдачу секретных и несекретных дел и производств заводятся отдельные книги выдачи.
8.2.6. Работник архива должен своевременно отбирать находящиеся в архиве дела и материалы с истекшими сроками хранения и составлять акты о выделении их к уничтожению (приложение N 31).
8.2.7. Запрос об истребовании дел или материалов из государственных и муниципальных архивов направляется за подписью руководителя аппарата либо секретаря Коллегии, имеющего непосредственное отношение к этим материалам.
Получение и возврат дел из государственных и муниципальных архивов во временное пользование производятся по установленным архивами правилам.
8.2.8. Под архивы Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации или управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации выделяются помещения, отвечающие действующим правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим металлическим оборудованием для хранения материалов и противопожарными средствами.
