7.2. Формирование дел
7.2. Формирование дел 
7.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов.
7.2.2. Исполненные документы сдаются исполнителем в сформированном виде. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы группируются отдельно от подлинников;
в дело помещаются исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещаются вместе все относящиеся к разрешению одного вопроса документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа на документе должна быть запись об их местонахождении);
группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
дело не должно превышать 250 листов (при большем количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2").
7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.
Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам решений.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.5. Расчеты рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.
