7.3. Оформление дел
7.3. Оформление дел 
7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства.
7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе-заместителе дела (приложение N 26);
составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменяется систематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела (приложение N 27).
7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение N 28).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
