III. "Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей РФ" (утв. решением Высшей квалификационной коллегии судей РФ от 29.09.2016) (ред. от 24.11.2016)

3.1.1. Состав документации аппарата квалификационной коллегии судей определяется компетенцией Коллегии, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами законодательной и исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

3.1.2. Служебные документы Коллегии и отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) могут быть изготовлены в письменном виде собственноручно.

3.1.3. Поступившие материалы должны быть рассмотрены Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации не позднее трех месяцев, а квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации - не позднее одного месяца со дня их поступления в коллегию.

(в ред. решения Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.11.2016)

3.2.1. Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов (приложение N 9), стабильный порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Бланки должны иметь поля (не менее): левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

3.2.3. В Коллегии устанавливаются следующие виды бланков:

бланки писем (приложения N 10, N 11, N 12, N 13, N 14, N 15);

бланки решений и заключений (приложения N 16, N 17, N 18);

бланк распорядительного характера (приложение N 19, N 20).

При внутренней переписке бланки не используются.

3.2.4. Для подготовки документов Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации используются угловые бланки с цветным или черно-белым воспроизведением эмблемы Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации.

3.2.5. Бланки с воспроизведением эмблемы Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление бланков осуществляется через Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации.

Бланки должны использоваться строго по назначению и подлежат учету в аппарате Коллегии.

3.3.1. Правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностному или физическому лицу.

3.3.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

3.3.3. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

3.3.4. При адресовании документа нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно.

Например:

3.3.5. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.3.6. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

или почтовое отправление "до востребования"

или почтовое отправление на абонентский ящик

В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.

Например:

3.3.7. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

3.3.8. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

3.3.9. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны (например, если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства).

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

3.3.10. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

Например:

3.3.11. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

3.4.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения Коллегии - день его принятия; для протокола - дата его изготовления, подписания; для акта - дата события.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. При этом дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление года парой арабских цифр. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Например: 05.07.2015 или 25.11.15

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

3.4.2. При подготовке документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Например: 15 июля 2015 г. или 20 сентября 2016 года.

3.5.1. Переписка по обращениям и материалам проверок ведется за регистрационным номером, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе II настоящей Инструкции.

3.5.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и материалам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

3.5.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на номер и дату исполняемого документа.

3.5.4. Номер проставляется в левой верхней части документа. На внутренних документах номер может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

3.5.5. Регистрационный номер документа, составленного совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.5.6. Формирование входящих и исходящих номеров в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота должно происходить автоматически.

3.6.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: решение, заключение, распоряжение, справка, докладная записка, представление, акт и другие.

3.6.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: распоряжение "Об организации контроля...".

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

3.7.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

3.7.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.8.1. Отметку о наличии названного в тексте приложения к письму оформляют следующим образом:

Приложение: на ____ л. в 1 экз.

Если документ имеет приложение, которое не указано в тексте, то указывают его наименование и количество листов.

Например:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

3.8.2. При наличии нескольких не указанных в тексте приложений указывается их количество и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

3.8.3. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

3.8.4. Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо ________ от "__" _______ ____ г. N ________ и приложение к нему, всего на ____ л.

3.8.5. Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на ____ л. в 1 экз. только в _______ адрес.

3.8.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: обращение ____ и приложение к нему, всего на ____ л., в первый адрес.

3.8.7. Если к письму прилагаются ценные или личные документы (диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца.

Например:

3.8.8. При направлении дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:

Приложение: материал о привлечении к дисциплинарной ответственности в ____ т.

3.8.9. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ____ л.

3.8.10. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Например: Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении N 1.

В приложениях к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера.

Например:

3.8.11. В распорядительных документах (приказах, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте.

Например, в правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

3.8.12. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом:

Приложение: на ____ л. - подлежит возврату.

3.9.1. Документы, направляемые в соответствующие органы, подписываются Председателем Коллегии или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Коллегии, подписываются Председателем, его заместителями, либо по поручению Коллегии - членами Коллегии.

Документы, направляемые в соответствующие органы и организации, с целью истребования информации и материалов, необходимых для обеспечения деятельности Коллегии, подписываются Председателем Коллегии, либо лицом, его замещающим, либо по его поручению - руководителем аппарата либо секретарем Коллегии.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Коллегии либо аппарата Коллегии); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например (на бланке коллегии):

3.9.2. Решения, заключения, протоколы заседания Коллегии подписываются председательствующим на заседании Коллегии и секретарем Коллегии.

В документах указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе Коллегии, например:

3.9.3. При подписании документа указывается фактическое положение лица его подписавшего (должность, инициалы и фамилия). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.9.4. При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают в зависимости от занимаемой должности в составе квалификационной коллегии судей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

3.9.5. При подписании документа, подготовленного Коллегией, указываются должностное положение члена Коллегии в составе квалификационной коллегии судей (Председатель Коллегии, заместитель Председателя Коллегии, член Коллегии).

3.9.6. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Например:

3.10.1. Документы утверждаются Коллегией, ее Председателем или решением Коллегии. Утверждение документа оформляется путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

3.10.2. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

3.10.3. При утверждении документа решением либо приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа или органа в творительном падеже, его даты и номера. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

3.10.4. Согласование производится как внутри аппарата Коллегии, так и вне его (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Гриф согласования располагается в левом верхнем углу документа и оформляется следующим образом:

Например:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с Председателем Коллегии и его заместителями;

с председателем Совета судей и его заместителями;

с соответствующими лицами аппарата Коллегии, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (Федеральная архивная служба Российской Федерации и т.п.), с общественными организациями.

3.10.5. Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем либо заместителем руководителя органа, где готовился документ. Документы, содержащие поручения (в том числе, для сведения) работникам аппарата, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости указывают должность визирующего, например:

или

3.10.6. На организационно-распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в материалах. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа - визы лиц, с которыми он согласован.

3.10.7. Все распорядительные документы Председателя Коллегии визируются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии, а проекты решений, заключений Коллегии - секретарем Коллегии.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе и докладываются лицу, подписывающему документ, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:

3.10.8. На документе, подлинник которого остается в Коллегии (распоряжение, инструкция, положение, обзор и др.), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (для распоряжений - на листе согласования).

Документы, представляемые на доклад Председателю Коллегии во исполнение его поручения, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении.

3.10.9. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

3.10.10. Все поступающие документы передаются на рассмотрение руководителю.

Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку "срочно", подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.10.11. Рассмотрев документы, руководитель обязан дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения.

Руководитель пишет резолюцию на отдельном листе не менее формата A6 (105 x 148 мм) с подписью и датой.

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

3.10.12. Если исполнение документа поручается нескольким лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде резолюций. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, и подготовку единого поручения о проверке и направлении ответа.

3.10.13. Сроки исполнения документа исчисляются со дня следующего после его регистрации. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается следующий за ним рабочий день.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.10.14. Порядок и сроки рассмотрения обращений, жалоб граждан и организаций устанавливаются соответствующим законодательством Российской Федерации.

Жалобы и сообщения о совершении судьей дисциплинарного проступка, поступившие от граждан и организаций, рассматриваются в порядке, установленном статьей 27 Положения о порядке работы квалификационных коллегий судей. Если для подготовки ответа на жалобу или сообщение не требуется запрашивать дополнительную информацию и (или) проводить проверку путем образования комиссии в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации", они рассматриваются в течение одного месяца со дня их регистрации.

Обращения иного характера, поступившие от физических и юридических лиц, в том числе запросы информации о деятельности судов и квалификационных коллегий судей, рассматриваются не позднее одного месяца со дня их регистрации, если не установлен сокращенный срок.

(абзац второй и третий введены решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.11.2016)

3.11.1. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах).

Например:

Иванов И.И.

(495) 609-55-00

3.11.2. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.