II. "Инструкция по делопроизводству в квалификационных коллегиях судей РФ" (утв. решением Высшей квалификационной коллегии судей РФ от 29.09.2016) (ред. от 24.11.2016)

2.1.1. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Коллегию, в том числе ценных писем, бандеролей и посылок, производятся централизованно одним из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии.

2.1.2. Подлежат передаче работнику, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Коллегии, все официальные служебные документы, полученные иными работниками аппарата от должностных лиц других организаций (например, при посещении ими министерств и ведомств, выездах в служебную командировку и т.п.).

2.1.3. Перед вскрытием корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров. О повреждении упаковки корреспонденции (конверта, бандероли и пр.) делается запись в почтовом реестре.

2.1.4. Работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, вскрывается вся корреспонденция, за исключением личной. Корреспонденция с пометками "Лично", "Конфиденциально" передается непосредственно адресатам.

2.1.5. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. Если при вскрытии обнаружено отсутствие документа или приложений к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр приобщается к документу и остается в соответствующем наряде.

Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:

к обращениям;

к заявлениям претендентов на вакантные должности, поступившим по окончании конкурса в случае, если по конверту можно установить дату поступления документов и адрес отправителя;

к другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.

2.1.6. Документы, поступившие в Коллегию с нарочным, принимаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, с проставлением даты, времени поступления и подписи лица, принявшего документ.

2.1.7. Регистрации подлежат все поступающие, внутренние и отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в Коллегии, приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

2.1.8. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, внутренние и отправляемые - в день подписания или утверждения.

При передаче документа внутри аппарата он повторно не регистрируется. Отметка о поступлении документа в Коллегию (штамп Коллегии) содержит порядковый номер и дату поступления, при необходимости часы и минуты.

2.1.9. Регистрация документов производится путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета входящей корреспонденции (приложение N 2) основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются его краткое содержание, количество листов. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета входящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается порядковый номер электронной карточки либо порядковый номер с начала года), даты регистрации и количества листов.

2.1.10. Документы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажном носителе и в день поступления передаются работником, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии, для регистрации на общих основаниях.

Поступившие документы в электронном виде в выходные и праздничные дни распечатываются на бумажном носителе и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.11. Документы, поступившие в Коллегию по каналам факсимильной связи, и телеграммы, в том числе непосредственно в адрес конкретного лица, регистрируются на общих основаниях.

В выходные и праздничные дни документы, направляемые по каналам факсимильной связи, принимаются с помощью автоматизированной системы приема факсимильных сообщений, установленной в аппарате Коллегии, и регистрируются не позднее следующего рабочего дня.

2.1.12. Телефонограммы, адресованные Председателю Коллегии, принимаются работником аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3) или распечатывается на бумажном носителе (приложение N 4) и оперативно передается лицу, которому она адресована.

2.1.13. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы в течение рабочего дня передаются руководителю аппарата Коллегии, а в случае его отсутствия - секретарю Коллегии.

2.1.14 Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Председателем Коллегии, докладывается ему руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Корреспонденция, предназначенная для заместителей Председателя Коллегии и ее членов, передается им через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Материалы, поступающие от претендентов на вакантные должности судей, в течение одного дня докладываются руководителем аппарата либо секретарем Коллегии Председателю Коллегии.

2.1.15. На рассмотрение Председателя Коллегии передаются документы, полученные от Президента Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, и его заместителей, Председателя Конституционного Суда Российской Федерации, Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Совета судей Российской Федерации, руководителей федеральных органов законодательной и исполнительной власти, а также документы, содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, связанных с личным поведением судьи. Материалы по вопросам, требующим решения Председателя, передаются с предложением варианта решения.

2.1.16. На основании рассмотрения поступивших документов Председатель Коллегии, руководитель аппарата или секретарь Коллегии в пределах своих полномочий дают указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя. Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе, подписывается и датируется (приложение N 5).

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, если не оговорено иное.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Коллегии, лицо его замещающее, руководитель аппарата или секретарь Коллегии делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.1.17. Документы возвращаются работнику аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, для продолжения заполнения электронной карточки либо журнала учета входящей корреспонденции, передачи исполнителям. В электронную карточку либо журнал учета входящей корреспонденции вносится резолюция (автор, дата проставления, исполнитель, содержание, срок исполнения, отметка о постановке документа на контроль, если документ контрольный).

По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение N 6) и документы передаются исполнителям для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение.

Лист с резолюцией прилагается к документу.

2.2.1. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) физических и юридических лиц и ведения делопроизводства по ним определяется законодательством Российской Федерации, Положением о порядке работы квалификационных коллегий судей, должностными регламентами работников аппарата, ответственных за ведение делопроизводства в Коллегии, а также настоящей Инструкцией.

2.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику аппарата, ответственному за ведение делопроизводства, для их систематизации.

Документы с пометкой "Весьма срочно" докладываются Председателю Коллегии или лицу, его замещающему, немедленно.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

2.2.3. Графики и повестки заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу подлежат учету в аппарате Коллегии.

2.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц в Коллегию и ответы на них получает и отправляет работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в аппарате Коллегии.

Ответственность за регистрацию обращений физических и юридических лиц и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника.

2.2.5. Обращения и запросы международных организаций и граждан зарубежных государств, поступившие в Коллегию, а также корреспонденция, отправляемая в их адрес, в том числе на иностранных языках либо языках народов Российской Федерации, в установленном порядке получает и отправляет работник аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

Обращения (запросы) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации рассматриваются после перевода текста обращения (запроса) на русский язык.

Перевод обращений (запросов) на иностранных языках или языках народов Российской Федерации, а также подготовка ответа на иностранном языке могут быть выполнены Коллегией самостоятельно либо документы могут быть направлены переводчику или в специализированное учреждение, осуществляющее перевод на иностранный язык.

2.2.6. Корреспонденция, адресованная в аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится в соответствующих нарядах.

2.2.7. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных аппаратом Коллегии, количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

регистрация документов, исходящих из аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;

контроль за прохождением документов в аппарате Коллегии и сроками исполнения;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

информирование руководителя аппарата либо секретаря Коллегии об исполнении и подшивке в дело документов со штампом регистрации аппарата Коллегии;

составление проекта номенклатуры дел Коллегии, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в аппарате Коллегии.

Работники аппарата квалификационной коллегии судей, ответственные за ведение делопроизводства, по устным (в том числе и телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

дату регистрации;

дату направления ответа;

информацию о продлении срока рассмотрения обращения;

исходящий номер документа.

2.2.8. В случае отсутствия работника, ответственного за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, его функции возлагаются на другого работника. При увольнении либо назначении руководителем аппарата или секретарем Коллегии иного лица, ответственного за ведение делопроизводства, дела передаются по акту.

2.2.9. О состоянии делопроизводства в аппарате Коллегии руководитель аппарата либо секретарь Коллегии докладывает Председателю Коллегии.

2.3.1. Отправка документов в аппарате Коллегии производится в централизованном порядке самостоятельно либо с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

2.3.2. Документы на отправку принимаются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии. Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. Полученные документы отправляются ежедневно, срочные - немедленно.

2.3.3. Все исходящие документы, подлежащие отправке, регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии.

Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его запрещается.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним могут быть приложены все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На регистрируемом документе указывается исходящий номер (указывается порядковый номер электронной карточки либо иной порядковый номер) и дата отправления документа.

Регистрация исходящих документов в аппарате Коллегии ведется путем занесения в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнал учета исходящей корреспонденции (приложение N 7) основных реквизитов отправляемого документа: даты, регистрационного номера, корреспондента (получателя), краткого содержания, сведений о лице, подписавшем документ, исполнителя, отметки об исполнении или иных дополнительных сведений. При необходимости Коллегия может предусмотреть иную структуру журнала учета исходящей корреспонденции и включить в него дополнительные реквизиты документов.

В случае отправки исходящей корреспонденции с привлечением соответствующего структурного подразделения Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации на нее в двух экземплярах в свободной форме составляется опись, в которой указывается номер документа, дата отправки, адрес, адресат и вид отправления. На каждый вид отправки делается отдельная опись. Один экземпляр описи передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а второй с отметкой данного подразделения об отправлении возвращается работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, и подшивается в соответствующий наряд.

2.3.4. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов должны быть надлежаще заверены.

2.3.5. При регистрации отправляемых материалов и документов проверяется правильность оформления адреса исполнителем, наличие приложений, наличие всех обязательных реквизитов документа, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и проставляется дата отправления на бланке отправляемого документа, а на его копии указывается исполнитель. Материалы должны быть сброшюрованы, пронумерованы, составлена опись и оформлены заголовки дел.

Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронную почту заявителя, сканируются и направляются в форме электронного образа документа на соответствующий адрес электронной почты.

2.3.6. Телеграммы, составленные в аппарате Коллегии, передаются на отправку подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.3.7. Документы, изготовленные в электронном виде, отправляются в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка таких документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд на общих основаниях.

2.3.8. Сведения о корреспонденции, отправляемой посредством федеральной фельдъегерской связи либо специальной связи, заносятся в разносную книгу корреспонденции квалификационной коллегии судей (приложение N 8).

2.3.9. Документы, отправляемые с нарочным, передаются непосредственно адресату под расписку на копии документа.

2.3.10. Обращения, направленные для разрешения в другие органы, направляются с сопроводительным письмом.

Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.4.1. Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

2.4.2. Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана.

2.4.3. Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные пишутся прописью. Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время.

2.4.4. В телеграмме указывается адрес корреспондента (физического или юридического лица): субъект Российской Федерации, район, город, улица, номер дома, номер квартиры; фамилия, имя, отчество либо наименование организации, должность лица, которому она направляется.

2.4.5. В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата. В конце текста указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись не должна закрывать текст телеграммы. Внизу текста проставляются фамилия исполнителя и номер его телефона. При отправлении телеграммы через почтовое отделение ниже подписи указываются полный почтовый адрес отправителя, наименование организации без сокращений, дата отправки, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

2.4.6. Телефонограмма составляется в одном экземпляре объемом не более 50 слов и передается непосредственно по телефону. В ней указываются дата и время передачи, должность и фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Текст телефонограммы записывается в журнале учета входящих (исходящих) телефонограмм (приложение N 3).

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается.

2.4.7. Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляются работниками, у которых установлены факсимильные аппараты. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.

При передаче документа факсимильной связью досылка оригинала является обязательной.

2.4.8. Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, бланки;

ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

2.4.9. Документы, подлежащие передаче факсимильной связью, учитываются ответственными работниками в книге учета с указанием: порядкового номера факсограммы; даты передачи; фамилии лица, передавшего факсограмму; адресата; краткого содержания; количества листов; фамилий исполнителя и лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки.

Поступившие факсограммы также учитываются работниками в книге учета и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с проставлением даты и времени отправки, наименования корреспондента, телефонного номера и подписи передавшего факсограмму лица.

2.4.10. По каналам электронной связи физическим или юридическим лицам могут быть направлены копии ответов на их обращения либо иная информация по вопросам деятельности квалификационной коллегии судей.

Копии отправляемых электронных писем приобщаются к соответствующим материалам.

2.5.1. Руководитель аппарата либо секретарь Коллегии обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель аппарата либо секретарь Коллегии выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

Материалы, требующие проверки достоверности биографических и иных сведений, представленные претендентами на вакантные должности судей, подлежат направлению в соответствующие органы в течение пяти рабочих дней с момента поступления.

2.5.2. Документы передаются исполнителю с поручением Председателя Коллегии или лица, его замещающего, руководителя аппарата либо секретаря Коллегии.

2.5.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку итогового проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Председателю, его заместителям и членам Коллегии либо руководителю аппарата или секретарю Коллегии, подготовку к пересылке адресату.

2.5.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соответствующего руководителя, соисполнителей и иных лиц). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике и копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.

На копии исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляется регистрационный номер и дата подписания. Подпись удостоверяется исполнителем документа или его руководителем.

2.5.5. Исполненные документы представляются на подпись:

Председателю Коллегии, его заместителям и членам Коллегии - через руководителя аппарата или секретаря Коллегии с его визой (в соответствии с требованиями настоящей Инструкции);

руководителю аппарата или секретарю Коллегии - исполнителями документа.

2.5.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список - расчет рассылки. Расчет рассылки согласуется с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Все документы для отправки передаются одному из работников аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

2.5.7. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, руководителем аппарата или секретарем Коллегии с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

2.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель по согласованию с руководителем аппарата либо секретарем Коллегии представляет на имя Председателя Коллегии докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

2.5.9. Контроль исполнения инициативных документов (запросов и иных документов), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.5.10. При уходе работника в отпуск, убытии в служебную командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя другому работнику с обязательной отметкой в описи.

2.5.11. В случае утраты служебного документа работник аппарата обязан немедленно доложить об этом секретарю Коллегии.

Секретарь Коллегии информирует по факту утраты Председателя Коллегии либо руководителя аппарата и проводит служебное расследование. Справка о результатах служебного расследования с соответствующими предложениями о принятии мер по восстановлению утраченных документов представляется Председателю Коллегии для рассмотрения.

2.5.12. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.5.13. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.5.14. В письмах и других документах по обращениям, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой документов, поручений по нескольким обращениям. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения.

2.5.15. Документы подписываются руководителем аппарата или другим лицом в соответствии с установленным в Коллегии распределением обязанностей и полномочиями.

2.5.16. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры.

2.5.17. Исполненные документы передаются исполнителями работникам, ответственным за ведение делопроизводства, в подобранном для отправки виде с пометкой исполнителя об отправке или с краткой справкой, в том случае если письменный ответ не составлялся.

2.5.18. На основании указанных отметок работники, ответственные за ведение делопроизводства, вносят в базу данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в соответствующий журнал учета корреспонденции дату и отчет об исполнении документа.

2.5.19. При работе с соответствующей информационной системой электронного документооборота работник, ответственный за ведение делопроизводства, после получения документа вносит в базу данных информацию о документе, резолюции руководства, при необходимости плановую дату исполнения документа и передает документ исполнителю по реестру передачи с отметкой о получении. Вся информация о поступающих документах должна быть внесена в хронологической последовательности.

2.6.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые Председателю Коллегии, руководителю аппарата или секретарю Коллегии.

2.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2.6.3. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 без бланка.

2.6.4. Передача внутренних документов внутри аппарата осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство: для Председателя Коллегии, его заместителей и членов Коллегии - руководителем аппарата либо секретарем Коллегии. Документы передаются (принимаются) с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (журнале, регистрационной карточке).

2.7.1. Документы, подлежащие отправке, направляются Коллегией самостоятельно либо передаются в соответствующий отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (приказ Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"), проставить на документе номер переписки, а также проставить на копии дату подписания, проверить наличие приложений с отсылаемым документом.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник, ответственный за ведение делопроизводства, возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю аппарата либо секретарю Коллегии.

2.7.2. Документы, подлежащие отправке, направляются для отправки в день подписания, а документы поступившие для отправки во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.7.3. Документы, поступившие для отправки, направляются после обработки в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы с пометками "срочно" или "весьма срочно" отправляются незамедлительно.

2.7.4. При работе с исходящими документами в базе данных соответствующей информационной системы электронного документооборота либо в журнале учета исходящей корреспонденции работником, ответственным за ведение делопроизводства, делается отметка об исполнении документа и отражаются сведения о дате, регистрационном номере, корреспонденте, кратком содержании документа, лице, подписавшем документ, исполнителе.

2.8.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (решения, заключения, распоряжения учитываются отдельно) документов в аппарате и в целом в Коллегии за период (месяц, квартал, полугодие, год).

2.8.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) физических и юридических лиц учитываются отдельно.

2.8.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.8.4. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.8.5. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в аппарате Коллегии, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 5-го числа следующего месяца представляются для обозрения руководителю аппарата либо секретарю Коллегии, затем при согласовании указанных данных они сводятся в единую таблицу, отражающую объем документооборота в целом в Коллегии.